Informe Final 452-15 Municipalidad de Valparaíso sobre Auditoría a los Deudores Presupuestarios Contabilizados en Cuentas por COBRAR-RECUPERACIÓN de PRÉSTAMOS-INGRESOS por Percibir - Agosto 2015 - Doctrina Administrativa - VLEX 682374637
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Informe Final 452-15 Municipalidad de Valparaíso sobre Auditoría a los Deudores Presupuestarios Contabilizados en Cuentas por COBRAR-RECUPERACIÓN de PRÉSTAMOS-INGRESOS por Percibir - Agosto 2015

Sentencia Citas 5 Citado por Relacionados
Vincent
Ponente$ 14.461.788.988
Fecha de Resolución17 de Agosto de 2015
EmisorRegional Valparaíso
ServicioMunicipalidad de Valparaiso
Número de informe452/2015
Tipo de informeInforme Final de Auditoría
NivelRegional
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
Municipalidad de Val paraíso
Número de Informe: 452/2015
17 de
agosto
de 2015
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA
REGIONAL
DE
VALPARAÍSO
UNIDAD
DE
CONTROL
EXTERNO
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Adjunto, remito a
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su
conocimiento y
fines pertinentes, copia del Informe Final No 452 de 2015, debidamente aprobado, sobre
auditoría a los deudores presupuestarios consignados en las Cuentas por Cobrar-
Recuperación de Préstamos-Ingresos por Percibir en la Municipalid
ad
de Valparaíso.
Sobre el particular, corresponde que esa
autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada caso
se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Aspectos que se
verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo de
Control.
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fines pertinentes, copia del Informe Final N°
452
de 2015, debidamente aprobado, sobre
auditoría a los deudores presupuestarios consignados en las Cuentas por Cobrar-
Recuperación de Préstamos-Ingresos por Percibir en la Municipalidad de Valparaíso .
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fines pertinentes, copia del Informe Final
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de
2015, debidamente aprobado, sobre
auditoría a los deudores presupuestarios consignados en las Cuentas
por
Cobrar-
Recuperación
de
Préstamos-Ingresos por Percibir en la Municipalidad
de
Valparaí
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.
Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta
Contraloría Regional, en su calidad de secretario del concejo y ministro
de
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cumplimiento de este trámite dentro del plazo
de
diez días
de
efectuada esa sesión.
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REPÚBLICA
CONTRALORIA REGIONAL
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UNIDAD
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5 Cumplo con remitir a Ud., copia del oficio
de esta Entidad de Control, para su conocimiento
y fines consiguientes.
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TÉCNICA
DE
CONTROL
EXTERNO
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA
REGIONAL
DE
VALPARAÍSO
UNIDAD
DE
CONTROL
EXTERNO
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5.007/2015
ANTECEDENTES GENERALES
INFORME FINAL No 452, DE 2015, SOBRE
AUDITORÍA A LOS DEUDORES
PRESUPUESTARIOS CONTABILIZADOS
EN
CUENTAS POR COBRAR-
RECUPERACIÓN DE PRÉSTAMOS-
INGRESOS POR PERCIBIR,
EN
LA
MUNICIPALIDAD DE VALPARAÍSO.
VALPARAÍSO,
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15
En
cumplimiento del plan anual de fiscalización
de esta Contraloría Regional para el año 2015, y en conformidad con
lo
establecido en
los artículos 95 y siguientes de
la
ley
No
10.336, de Organización y Atribuciones de
la
Contraloría General de
la
República, y el artículo 54 del decreto ley
No
1.263, de 1975,
Orgánico de Administración Financiera del Estado, del Ministerio de Hacienda, se
efectuó en
la
Municipalidad de Valparaíso una auditoría a los deudores presupuestarios
consignados en las Cuentas por Cobrar-Recuperación de Préstamos-Ingresos por
Percibir, código 115121
O,
según
la
clasificación contenida en el oficio circular
No 60.820, de 2005, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, de
la
Contraloría General de
la
República.
El
equipo que ejecutó la fiscalización fue
integrado por
la
señorita Betsabé Gómez González y el señor Víctor Rivera Olguín,
auditora y supervisor, respectivamente.
La
Municipalidad de Valparaíso es una
corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio
propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de
la
comunidad local y asegurar
el progreso social y cultural de
la
comuna.
En
relación con la materia, debe recordarse
que las instrucciones contables impartidas por este Organismo de Control sobre cierre
y apertura para el ejercicio presupuestario 2014, han precisado que las entidades
edilicias que al
in
icio del ejercicio contable mantengan saldos en las cuentas 12192
Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios, deberán traspasarlos en su totalidad
a las cuentas contables 115121 O Cuentas por Cobrar-Recuperación de Préstamos-
Ingresos por Percibir. Ello, con el objeto de dar cumplimiento a los conceptos
establecidos en el Clasificador Presupuestario, aprobado por el decreto No 854, de
AL SEÑOR
CONTRALOR REGIONAL
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
PRESENTE
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚB
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CONTRALORÍA REGIONAL
DE
VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
2004, del Ministerio de Hacienda (aplica dictamen
No
82.337, de 2013, de la Contraloría
General de
la
República).
En
este contexto, cabe agregar que de acuerdo
a
lo
dispuesto en el artículo 66, del decreto ley No 3.063, de 1979, Sobre Rentas
Municipales, las entidades edilicias se encuentran facultadas para que, una vez
agotados los medios de cobro de toda clase
de
créditos, previa certificación del
secretario municipal, mediante decreto alcaldicio, emitido con acuerdo del concejo, los
declaren incobrables y los castiguen de
su
contabilidad una vez transcurrido, a lo
menos, cinco años desde que se hicieron exigibles.
Por otra parte, es menester anotar que
la
letra
b)
, del artículo 27 de
la
ley
No
18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades,
encarga a
la
unidad de administración y finanzas, entre otras funciones,
la
de asesorar
al alcalde en
la
administración financiera de los bienes municipales, para
lo
cual le
corresponderá, específicamente y en lo que interesa, estudiar, calcular, proponer y
regular
la
percepción de cualquier tipo de ingresos municipales; colaborar con
la
Secretaría Comunal de Planificación en
la
elaboración del presupuesto municipal; llevar
la
contabilidad municipal en conformidad con las normas de
la
contabilidad nacional y
con las instrucciones que
la
Contraloría General de la República imparta
al
respecto, y
recaudar y percibir los ingresos municipales y fiscales que correspondan.
Cabe precisar que, con carácter reservado, el
5 de junio de 2015, fue puesto en conocimiento del Alcalde de
la
Municipalidad de
Valparaíso el Preinforme de Observaciones No 452, de 2015, con
la
finalidad de que
formulara los alcances y precisiones que a
su
juicio procedieran,
lo
que se concretó
mediante el oficio N°
291
, de 30 de junio de 2015, cuyo análisis y antecedentes sirvieron
de base para elaborar el presente informe final.
OBJETIVO
La presente fiscalización tuvo por objeto
efectuar una auditoría y examen de cuentas a las deudas por cobrar por concepto de
recuperación de préstamos, consignadas en
la
cuenta contable 115121
O,
Cuentas por
Cobrar-Recuperación de Préstamos-Ingresos por Percibir, durante el período
comprendido entre el 1 de enero y el
31
de diciembre de 2014, en
la
Municipalidad de
Valparaíso, cuya finalidad fue determinar
si
las transacciones cumplen con las
disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran debidamente documentadas,
sus cálculos son exactos y están adecuadamente registradas. Todo lo anterior, en
concordancia con
la
citada ley No 10.336, y
la
resolución No 759, de 2003, que Fija
Normas de Procedimiento Sobre Rendición de Cuentas, de la Contraloría General de
la
República.
METODOLOGÍA
El
examen
se
practicó de acuerdo con
la
Metodología de Auditoría de este Organismo Fiscalizador y los procedimientos de
control aprobados mediante
la
resolución exenta No 1.485, de 1996, de este origen, el
que, además,
se
efectuó de acuerdo con las normas de contabilidad y de auditoría
aceptadas por este Organismo de Control, las cuales son compatibles con las
2
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CONTRA
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LA
REPÚBLICA
CONTRALORiA REGIONAL DE VALPARAiSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
promulgadas por la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras
Superiores, INTOSAI, considerando resultados de evaluaciones de aspectos de control
interno respecto de las materias examinadas y determinándose la realización de
pruebas de auditoría, en la medida que se estimaron necesarias en las circunstancias,
orientadas esencialmente respecto de los atributos de legalidad y respaldo documental.
Enseguida, corresponde señalar que las
observaciones que formula este Organismo
de
Control con ocasión de las
fiscalizaciones que realiza se clasifican en diversas categorías, de acue
rd
o con su
grado de complejidad1. En efecto, se entiende por Altamente complejas/Complejas,
aquellas observaciones que, de acuerdo a su magnitud , reiteración, detrimento
patrimonial, eventuales responsabilidades funcionarias, son consideradas de especial
relevancia por la Contraloría General; en tanto, se clasifican como Medianamente
complejas/Levemente complejas, aquellas que tienen menor impacto en esos criterios.
Lo anterior, de conformidad a lo establecido en
el artículo 52 de la resolución No 20, de 2015, que Fija Normas que Regulan las
Auditorías Efectuadas por la Contraloría General de la República.
UNIVERSO Y MUESTRA
Como cuestión previa, cabe señalar que el
saldo de la cuenta 115121 O,
al
31
de diciembre de 2014, informado por la Municipalidad
de Valparaíso a este Organismo de Control a través del Balance de Comprobación y
de Saldos, es
de$
15.461.767.922, no obstante, los antecedentes proporcionados por
esa entidad edilicia para esta auditoría a esa misma data, contienen registros de
deudores con cargo a dicha cuenta por la suma
de$
14.548.788.988, monto que fue
considerado como universo y muestra para el presente examen, según el siguiente
detalle:
UNIVERSO TOTAL
CUENTA EXAMINADO
$ No $
Operación años anteriores Patentes 8.544.427.827 11.441 8.544.427.827
comerciales
Operación años anteriores Otras 2.354.437.841 3.920 2.354.437.841
Operación años anteriores Aseo domiciliario 3.625.514.451 18.005 3.625.514.451
Operación años anteriores Permiso
de
24.408.869 875 24.408.869
circulación Totales 14.548.788.988 34.241 14.548.788.988
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proporcionados por la
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de
d1c1embre
de
2014.
Asimismo, se efectuaron verificaciones en
terreno a los deudores por concepto de patentes comerciales, aseo domiciliario y de la
cuenta Otras, cuyo total asciende a 33.366 personas, validándose aleatoriamente
81
casos, lo que equivale
al
0,24% del total citado.
1 Altamente Complejas (AC); Complejas
(C);
Medianamente Complejas (
MC);
Levemente Complejas
(LC).
3
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA R
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ÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
RESULTADO DE
LA
AUDITORÍA
Del examen practicado se determinaron las
siguientes situaciones:
l. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO
El estudio de la estructura de control interno y
de sus factores de riesgo, permitió obtener una comprensión del entorno en que se
ejecutan las operaciones, del cual se desprende lo siguiente:
1.
Sobre procedimientos de cobro y control de
la
deuda (MC).
La
Municipalidad de Valparaíso cuenta con un
Departamento de Cobranzas, el cual está conformado por un jefe de departamento,
una secretaria, cinco ejecutivos de cobro, dos inspectores, un supervisor ejecutivo y un
estafeta, verificándose que las acciones realizadas para la recuperación de las deudas
de los contribuyentes, se encuentran debidamente formalizadas en un manual de
procedimientos. Asimismo, se constató que ese departamento administra un sistema
de información de gestión de cobranzas, en
el
cual se consignan todas las acciones de
cobro asociadas a cada deudor, destacando, entre otras, llamadas telefónicas, correos
electrónicos, suscripción de convenios, cartas de cobranzas, visitas de terreno,
etcétera.
No obstante, se comprobó que el control de la
deuda que realiza esa entidad edilicia, por concepto de patentes comerciales,
industriales, profesionales y de alcoholes, no resulta del todo eficaz, dado que no
actualiza en forma permanente el estado comercial de cada contribuyente, ni el
domicilio de éstos, verificándose, además, la existencia de deudores fallecidos no
advertidos en
el
sistema de información existente, ejemplos de estas situaciones se
detallan en los acápites
11
, numeral
5,
y
111
, numeral
7,
del presente informe.
Lo anterior, vulnera los principios de eficiencia,
eficacia y de control estipulados en el artículo
3°
de
la
ley No 18.575, Orgánica
Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.
En
su respuesta,
el
alcalde informa que el
Departamento de Cobranzas, en conjunto con lnspectoría Urbana, actualizan
constantemente sus bases de datos, por lo que, dada la significancia del volumen de la
cartera de cuentas por cobrar, los domicilios detectados en la auditoría corresponden a
un hecho de carácter excepcional. Agrega, que tales situaciones se originan por cuanto
los contribuyentes no comunican en forma oportuna el término de su actividad
comercial, lo cual señala que será fiscalizado a través de actividades de terreno.
Atendido que la medida informada aún no se
ha concretado, se mantiene lo objetado, debiendo esa municipalidad coordinar
esfuerzos para ejercer una efectiva validación en terreno en relación con la materia
4
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
trámites necesarios para autorizar las solicitudes de facilidades de pago de deudas por
concepto de patentes comerciales, en concordancia con las disposiciones legales
establecidas sobre la materia, sin embargo, no adjunta a su respuesta los antecedentes
necesarios que permitan corroborar tal instrucción.
Atendido que
la
medida comprometida se
concretará a futuro y dado que no adjunta antecedentes que permitan acreditar dicha
disposición, corresponde mantener
lo
observado, debiendo esa municipalidad elaborar
el manual que indica en su respuesta,
lo
que será verificado en una visita de
seguimiento.
4.
Sobre análisis de saldos (AC).
El
Departamento de Administración y Finanzas
de
la
Municipalidad de Valparaíso, no prepara análisis de saldo de las cuentas por
cobrar consignadas en el Balance de Comprobación y de Saldos, por lo que se
desconoce
su
composición.
En
efecto, durante la presente auditoría, dicho
departamento proporcionó reportes con resultados distintos asociados a las cuentas de
deudas, los cuales fueron generados desde los sistemas informáticos que administran
las patentes comerciales y de aseo, entre otras.
Al respecto, el numeral 38, de
la
citada
resolución exenta No 1.485, de 1996, indica que los directivos deben vigilar
continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas oportunas ante
cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria a los principios de
economía, eficiencia o eficacia.
Sobre el particular, el alcalde manifiesta que
se
han adoptado medidas para determinar mensualmente
la
composición de las cuentas
por cobrar, con
lo
cual el Departamento de Administración y Finanzas realizará el ajuste
contable sobre
la
base del respectivo análisis de cuentas,
lo
que será coincidente con
los datos proporcionados por las unidades involucradas, indicando que tales resultados
podrían obtenerse en el curso del próximo trimestre.
Sin perjuicio de las medidas informadas, y
debido a que éstas no se han materializado, se mantiene la observación, por
lo
que esa
entidad edilicia tendrá que realizar los análisis que indica en el plazo comprometido en
su respuesta. Cabe precisar que las regularizaciones contables deben estar
sustentadas con los antecedentes que fundamenten el saldo de cada cuenta, lo cual
será validado en
la
próxima visita
de
seguimiento.
11.
EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA
1.
Sobre equilibrio presupuestario (AC).
Se verificó que los ingresos percibidos por el
municipio al31 de diciembre de 2014, correspondieron a
la
suma
de$
669.944.521 , sin
embargo, el presupuesto actualizado a esa misma data no fue modificado, a fin de
ajustarlo a los ingresos percibidos, detalle que se muestra a continuación:
6
o
PARTIDA
12
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL
DE
VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
PRESUPUESTO PRESUPUESTO
POR
INICIAL
ACTUALIZADO
DEVENGADO
PERCIBIDO
PERCIBIR
$ $ $ $ $
1.827.800.000 1.827.800.000 16.131.712.443 669.944.521 15.461.767.922
..
..
Fuente: Elaborac1on propia sobre la base del Estado Analrllco
de
S1tuac
16n Presupuestana (Consolidado) al
31
de
d1c1embre
de
2014.
Ahora bien, en relación con la materia, cabe
recordar que tanto la elaboración del presupuesto como sus posteriores modificaciones,
corresponden al alcalde -a través de la unidad municipal respectiva-, toda vez que en
su
calidad de autoridad máxima de la entidad edilicia, debe presentarlos oportunamente
al
concejo municipal, para su aprobación o rechazo, en conformidad con lo dispuesto
en los artículos 21, letra b), 56, inciso segundo, 65, letra a), y
81
de la citada ley
N°
18.695.
En
lo que interesa, este último artículo señala,
en su inciso primero, que el concejo solo podrá aprobar presupuestos debidamente
financiados, correspondiéndole especialmente al jefe de
la
unidad de control
representar los déficit presupuestarios que advierta, lo que no consta que hub ie
re
ocurrido en la especie, infringiendo con ello sus obligaciones establecidas en el artículo
29 de la anotada ley No 18.695.
En tanto,
el
artículo 65, inciso tercero, del
mismo cuerpo legal, previene, en lo que importa, que al aprobar el presupuesto, el
concejo velará porque en él se indiquen los ingresos estimados y los montos de los
recursos suficientes para atender los gastos previstos.
De la normativa citada es posible apreciar, por
una parte, que el alcalde debe presentar, de manera oportuna, las modificaciones
necesarias para que el presupuesto municipal se encuentre debidamente financiado
y,
por otra, que el concejo municipal debe velar por la mantención del equ ilibrio
presupuestario (aplica dictamen No 62.690, de 2012, de la Contraloría General de la
República).
En
relaci
ón
con la materia, el edil reconoce la
efectividad de lo observado, indicando que se adoptarán a la mayor brevedad las
medidas para solucionar el reproche, de igual forma, expone que impartirá instrucciones
tendientes a intensificar los procedimientos de cobranza de las deudas pendientes.
Atendido que el alcalde confirma la
observación planteada, sin precisar la forma y el plazo para
su
regularización y sin que,
además, conste que se hubieren impartido instrucciones sobre la materia, se mantiene
la observación formulada. Por lo tanto, ese municipio deberá efectuar el análisis
correspondiente
al
saldo por percibir de $ 15.461.767.922, a fin de establecer si
efectivamente a esa entidad le asiste
el
derecho a
su
cobro, para lo cual deberá tener
en consideración las observaciones contenidas en el acápite
111
del presente informe.
Sin perjuicio de ello, esta Contralor
ía
Regional procederá a incoar en ese ente edilicio
un
sumario administrativo, con el objeto
de
determinar la responsabilidad de los
funcionarios que con su actuar u omisión presentaron insuficientemente respaldado el
referido saldo de ingresos por percibir en los respectivos estados financieros.
7
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
2. Sobre firma de documentos sin contar con delegación de facultades (C).
Se constató que los compromisos de pago de
deuda, los cuales aprueban prórrogas a favor de los contribuyentes para el entero de
las cuotas atrasadas, son autorizados indistintamente por
la
encargada del proceso,
señora , o por el jefe del Departamento de Cobranzas, señor
, sin que exista
un
acto administrativo a través del cual se
le
hayan
delegado tales atribuciones, conforme lo dispone el artículo 63, letra j), de la ley
No 18.695, ya citada, y el artíc
ul
o 3°, de la ley No 19.880, que Establece Bases de los
Procedimientos Administ
ra
tivos que Rigen los Actos de los Órganos de
la
Administración del Estado.
En torno a este punto,
la
autoridad comunal
expresa que ta l situación será solucionada a través de
la
elaboración del manual de
procedimientos señalado en el numeral 3, del acápite anterior, para
lo
cual se tendrá
presente la normativa sobre delegación de facultades que se anota en el párrafo
precedente.
Lo expresado por el edil no permite subsanar
la
situación advertida, toda vez que
la
medida informada no se
ha
concretado,
correspondiendo a esa autoridad comunal impartir las instrucciones que correspondan
para que el departamento de cobranzas actúe conforme a derecho, sin perjuicio de ello,
esta Sede Regional verificará en una visita de seguimiento el cumplimiento de la acción
comprometida en
su
respuesta.
3.
Eliminación de documentos (C).
Se verificó que
la
Un
idad de Cobranzas eliminó
documentos que respaldaban los compromisos de pago suscritos por los deudores de
patentes comerciales, sin dejar ningún respaldo, situación que no se ajusta a
lo
dispuesto en
la
circular No 28.704, de
1981
, de este Órgano de Control, Sobre
Disposiciones y Recomendaciones Referentes a Eliminación de Documentos.
En
su
respuesta, el edil señala que, en lo
sucesivo, dará estricto cumplimiento a
lo
dispuesto por este Organismo Fiscalizador en
la
citada circular.
En mérito de lo expuesto, se mantiene la
observación, por cuanto corresponde a una situación consolidada, sin perjuicio de ello,
esa entidad edilicia deberá adoptar las medidas pertinentes para evitar, en lo sucesivo,
la
ocurrencia de situaciones similares,
lo
cual será validado en futuras fiscalizaciones.
Ello, sin perjuicio que dicha inobservancia será incluida en el sumario administrativo
indicado en
el
numeral 1 del presente acápit
e.
4. Sobre decretos no publicados (L
C)
.
La
Municipalidad de Valparaíso no publicó en
la página de Transparencia Activa los decretos alcaldicios N°5 3.089,
3.1
03,
3.1
05,
3.1
06, 3.1 07, 3.108 y 3.1 09, todos de 2014, que dejan sin efecto los giros de patentes
8
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚB
LI
CA
CONTRALORÍA REGIONAL
DE
VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
3.106, 3.107, 3.108 y 3.109, todos de 2014, que dejan sin efecto los gi
ros
de patentes
de algunos contribuyentes, infringiendo con ello el artículo r de
la
ley No 20.285, Sobre
Acceso a
la
Información Públ ica, y
51
de
su
reglamento.
El
alcalde manifiesta que los decretos
alcaldicios antes señalados se encuentran publicados en el sitio web de esa
municipalidad.
Los antecedentes aportados y las
verificaciones efectuadas permiten dar por subsanada
la
situación objetada.
5. Sobre registro de deudores con domicilios no actualizados (MC).
La visita inspectiva permitió constatar que los
domicilios comerciales de los 8 contribuyentes que a continuación se detallan,
consignados
en
el Sistema de Patentes Comerciales, no se encuentran actualizados ,
situación que incumple
lo
dispuesto
en
el numeral 43, de
la
citada resolución exenta
No 1.485, de 1996,
en
orden a que
la
documentación sobre transacciones debe ser
completa y exacta, facilitando
su
seguimiento y el principio de control establecido
en
el
referido artículo 3° de
la
ley No 18.575, lo que, además, fue consignado
en
el acápite 1,
numeral 1, del presente informe, a saber:
ROL
PAT
EN
TE RUT NOMBRE DIRECCIÓN OBSERVACIÓN
Yungay 17
31
Oficina Cambio de domicilio, reside
222742 96.730.790-4
Soc
iedad
de
Inversiones Soria S.A.
301
otro arrendatario
Cambio de domicilio, inmueble
222809 96.812.430-7 Inmobiliaria Saratoga S.A Prat 827 Oficina
501
lo arrienda una contadora .
Cambio d e domicilio, reside
223082 78.3 05.650-K Inversiones San José
Li
mitada. Prat 814 Oficina 40 otro
ar
rendatario.
Inv
er
siones y Comercializadora Actualmente corresponde a
223048 76.699.920-4 Puerto Oro
Li
mitada. Av. Pedro Montt 2781
empr
e
sa
Ga
láxica
SA
Inmobiliaria e Inversiones Olmué Actualmente se ubica la
222
771
76.1
23
.450-1 Limitada. Cond
ell1
253 Zapatería Ca pellini.
Av
. Portales 449, Actualmente se ubica la
214543 96.652.830-3 Servicios Clínicos del Pacifico S.A. Cerro Baron Inmobiliaria Mirador Barón.
212670 9.365.473-0 . Paseo Barbosa 78 Lugar deshabitado.
Agenc
ia de Aduana Jaime Urbina y Salvador Donoso Cambio domicilio, reside o tro
207935 79.987.870-4
era
. Ltda. 1370 2• Piso
ar
rendatario.
. .
Fuente: Elaboración prop1a sobre
la
base de las
v1s1
t
as
realizadas.
Al respecto,
la
autoridad edilicia expone que
constantemente el Departamento de Rentas y Patentes actualiza
la
cartera de
deudores, ello, a través de
la
información proporcionada por los contribuyentes o
mediante las acciones fiscalizadoras que realiza lnspectoría Urbana, indicando que las
deficiencias detectadas
en
la auditoría corresponden a una situación excepcional, toda
vez que el volumen de
la
cartera de patentes comerciales supera los
11
.000 roles.
Analizados los argumentos expuestos por esa
municipalidad y atendido que no consta que se hubieren adoptado medidas sobre
la
situación que se reprocha, la observación se mantiene, debiendo
la
entidad actualizar
los datos de los deudores objetados, lo cual será verificado
en
una visita de
seguimiento.
9
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA RE
PÚ
BLI
CA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
111.
EXAMEN
DE
C
UE
NTAS
1.
Sobre diferencia entre el Balance de Comprobación y de Saldos y los registros
auxiliares de deudas (AC).
Se comprobó que existe una diferencia no
aclarada de $ 912.978.934, entre el saldo de
la
cuenta 115121 O -registrado en el
Balance de Comprobación y
de
Saldos al
31
de diciembre de 2014, e informado a este
Organismo de Control- y los reportes extraídos del sistema de patentes comerciales de
esa entidad edilicia, según el siguiente detalle:
SALDO SEGÚN SALDO DIFERENCIA
N" CUENTA NOMBRE SEGÚN
BALANCE REPORTES $
115-12-10-001 Operación años anteriores 3.625.514.451 3.625
.51
4.451 o
aseo domiciliario
115-12-10-003 Operación años anteriores 24.408.869 24.408.869 o
permiso de circulación
115-12-10-007-000
115-12-10-001-002 Operación años anteriores
115-12-10-002-001 patentes comerciales, multa
s,
8.544.171.707 8.544.427.827 (256.120)
115-12-10-002-002 aseo, propaganda.
115
-1
2
-1
0-002-003
115-12-10-004 Operación años anteriores 3.264.928.562 2 .354.437.841 910.490
.721
otras
115-12-10-005 Operaciones años anteriores
fluctuación deudores 2.744.333 o 2.744.333
operación del cierre TOTAL 15.461.767.922 14.548.788.988 912.978.934
..
..
Fuente: Elaboración propia sobre la base del Balance de Comprobacton y de Saldos al
31
de
dtctembre
de
2014 y los reportes
de deuda proporcionados por la entidad edilicia.
Lo anterior,
in
fringe
el
principio contable de
exposición, establecido en el oficio circular No 60.820, de 2005, ya citado, en torno a
que los estados contables deben contener toda
la
información necesar
ia
para una
adecuada interpretación de
la
situación presupuestaria y económica financiera de las
entidades contables, el cual, además, precisa que
la
información contable contenida en
los estados financieros debe cumplir con determinadas características cualitativas en
relación con una serie de atributos, que hacen que
la
misma sea útil para los usuarios,
relevante y oportuna, confiable, fiel, completa y comparable, entre otras, las que, en
la
especie, no se cumplen.
A
su
vez, tales inobservancias infringen
la
letra
b)
, del artículo 27 de
la
anotada ley No 18.695, que encarga a
la
unidad de
administración y finanzas estudiar, calcular, proponer y regular
la
percepción de
cualquier tipo de ingresos municipales, así como llevar
la
contabilidad municipal en
conformidad con las normas de la contabilidad nacional y con las instrucciones que
la
Contraloría General de
la
República imparta
al
respecto.
Sobre el particular, el edil responde que
se
iniciará
un
procedimiento de cuadratura de
la
cuenta 115121
0,
considerando los saldos
de los registros auxiliares de cada unidad y los saldos registrados en el sistema de
contabilidad.
Atendido que las medidas informadas no han
sido implementadas,
la
observación se mantiene, debiendo el municipio aclarar y
10
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
regularizar el saldo
de
la cuenta 115121
O,
lo cual será verificado en la visita
de
seguimiento. No obstante, atendida la inobservancia a las normas
de
contabilidad
nacional y a las instrucciones que sobre la materia ha impartido la Contraloría General,
esta Sede Regional incluirá esta materia en el proceso disciplinario informado
anteriormente.
2. Sobre deuda
de
patentes comerciales no reflejada en la contabilidad (AC).
Se constató que el Departamento
de
Cobranzas
de
esa entidad, mantiene un registro auxiliar denominado "Deuda Inactiva
",
por
un
monto de $ 10.118.754.498, correspondiente a deudores cuyas gestiones
de
cobro han determinado que éstos se encuentran inubicables o no ejercen su actividad
comercial, respecto de deudas que datan desde los años 1995
al
2013. Sin embargo,
dicha cifra no está reflejada en el saldo contable
de
la cuenta 1151210,
al
31
de
diciembre
de
2014,
por
lo que esa entidad edilicia deberá informar a este Organismo
de
Control, previo análisis
de
la materia, acerca
de
la procedencia
de
efectuar el
correspondiente ajuste contable. El detalle por año se presenta en el Anexo
No
1.
Lo anterior, vulnera lo contemplado en el
principio contable de exposición y los atributos de la información contable indicados en
el oficio circular No 60.820,
de
2005, ya citado, y la letra b), del artículo 27
de
la referida
ley N° 18.695.
El
alcal
de
señala, en su respuesta, que se
realizará el análisis del registro auxiliar denominado "Deuda Inactiva
",
cuya información
será cotejada con los antecedentes sobre deudas castigadas, con el objetivo
de
realizar, a la mayor brevedad, los ajustes contables que correspondan.
En virtud
de
lo anterior, cabe mantener la
observación, por cuanto
el
hecho advertido sigue pendiente de aclarar, debiendo esa
municipalidad efectuar las regularizaciones contables que correspondan, teniendo a su
vez presente lo previsto en el artículo 66 del decreto ley No 3.063,
de
1979, que
establece que las municipalidades están facultadas para declarar incobrables créditos
y castigarlos contablemente una vez agotados los medios
de
cobro,
al
transcurrir, a lo
menos, cinco años desde que se hicieron exigibles.
Las regularizaciones que informa esa entidad
serán constatadas en la visita
de
seguimiento. Asimismo, corresponde indicar que tal
inobservancia será incorporada al procedimiento disciplinario mencionado en el punto
anterior, toda vez que la misma ha permitido que la suma
de$
10.118.754.498, no esté
reflejada adecuadamente en los estados financieros
de
esa entidad edilicia.
3.
Sobre castigo de deudas sin respaldo ni aprobados
por
la autoridad competente
(MC y C).
En el examen efectuado se constató lo
siguiente:
11
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORIA REGIONAL DE VALPARAISO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
a) Mediante los comp robantes contables
Nos 214, 4.083 y 4.372, todos de 2014, la municipalidad rebajó de la cuenta
1151210002001, la suma
de$
112.421.543, correspondiente a los contribuyentes que
se indican a continuación, sin acreditar con la documentación de respaldo pertinente
tales ajustes:
N"
MONTO FOLIO
FECHA
ORDEN DE RUT NOMBRE ROL MONTO
COMPROBANTE $ INGRESO CONTRIBUYENTE $
197 17-01-14 25117 96595750-2 María Elena de 222734 20.133.668
Inversiones.
199 25189 96602880-7 Inversiones 222871 918.481
Burdeos.
214 42.914.899
201
25124 96605580-4 Inversiones 222747
Petalonia. 8.971 .956
203 25120 96610200-4 Los Ceibos de 222743 12.890.794
Inversiones.
1975 12-11-14 66493 76722160-6 222750 12.406.439
1976 21822 76722160-6 Inversiones Timeo 222750 12.580.130
4083 49.429 .339 1977 31845 76722160-6
Ud
a. 222750 12.070.504
1978 7318 76722160-6 222750 12.372.266
2067 05-12-14 25115 78055080-5 Inversiones 222732 14.103.765
Patagonia.
4372 20.077.305 2070 25132 96605590-1 Inversiones Santa
Angel
a.
222763 5.973.540
TOTAL
11
2.421.543
...
Fuente: Elaboración
prop1a
sobre la base de los antecedentes exammados en la entidad ediliCia .
Lo señalado infringe la aludida circular
No 60.820, de 2005, que establece que los créditos activos, calificados como
incobrables por la autoridad competente, sólo pueden ser castigados cuando exista una
norma legal que así lo autorice. Asimismo, la resolución No 759, de 2003, de este
Órgano de Control , dispone que las transacciones deben contar con toda la
documentación de respaldo que las sustenta.
En torno a este punto, el edil expone que en los
casos observados se actuó en conformidad con lo establecido en el inciso final del
artículo 24, del citado decreto ley N° 3.063, de 1979, que indica -en lo que interesa- que
para la determinación del capital propio, los contribuyentes podrán deducir aquella parte
del mismo que se encuentre invertida en otros negocios o empresas afectos al pago
de
patente municipal, lo que deberá acreditarse mediante certificado extendido por la o las
municipalidades correspondientes a las comunas en que dichos negocios o empresas
se encuentren ubicados.
Al respecto, examinados los nuevos
antecedentes entregados por la autoridad edilicia, éstos permiten dar por subsanado
la
observación para los contribuyentes Inversiones Patagonia, Inversiones Santa Angela,
Los Ceibos de Inversiones, Inversiones Petalonia, Inversiones Burdeos y María Elena
de Inversiones, toda vez que, en tales casos, se adjunta el certificado de capital propio
que permite deducir el monto que se reprocha.
En
cuanto a la situación de Inversiones Timeo
Limitada, el municipio ind ica que se produjo un error al enrolar la deuda con el nombre
del contribuyente, por lo que, con el propósito de subsanarlo, se descargó para luego
registrarla con
el
nombre correcto, de forma tal que actualmente aparece vigente tanto
en el sistema de Tesorería como en el de Rentas y Patentes, sin embargo, no remite
antecedentes que permitan acreditar dicha situación, por lo que esta parte de la
12
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD
DE
CONTROL EXTERNO
observación se mantiene,
de
manera que su respaldo será verificado en una visita
de
seguimiento (MC
).
b) A través
de
los comprobantes
contables N
os
2.778 y 2.779, ambos
de
31
de
diciembre
de
2014, el municipio castigó
las cuentas
de
Deudores por Recuperación
de
Préstamos-Ingresos
por
Percibir, que se
indican seguidamente,
por
la suma total
de$
4.771 .
321
.209, sin embargo, no acreditó
los fundamentos y autorizaciones
de
tales operaciones mediante los respectivos
respaldos documentales y actos administrativos:
COMPROBANTE COMPROBANTE CASTIGO
CUENTA
W2778
W277
9 DEUDORES NO
ANOTACIÓN
AL
DEBE ANOTACIÓN AL FUNDADO
DEBE
115-12-10-001-002 ( 1.822. 354.27 4) 1.213.338.028 (609.016.246)
115-12-10-002-001
(1
0.478.974.063) 6.663.272.975 (3.815.701 .088)
115-12-10-002-002- (212.560.170) 46.41 4.777 (66.145.393)
115-12-10-002-003 (342.013.597) 161.555.115
(1
80
.458.482)
Total (4. 771.321.209)
...
Fuente: El
abo
ración propia sobre la ba
se
de los antecedentes exammados en la enttdad ed
ih
cta.
Cabe agregar, que dicha operación fue
contabilizada cargando con signo negativo las cuentas 1151210, y debitando la cuenta
de
Ingresos Años Anteriores, en circunstancias que la normativa contable contenida en
el oficio N° 60.820,
de
2005, ya citado, establece que los castigos
por
deudas
incobrables deben
ser
contabilizados como Gasto Patrimonial, según el procedimiento
K-09, contenido en el oficio
No
36.640,
de
2007,
de
este Organismo
de
Control.
Lo anterior, vulnera la aludida circular
No 60.820,
de
2005, que establece que los créditos activos, calificados como
incobrables
por
la autoridad competente, sólo pueden
ser
castigados cuando exista una
norma legal que así lo autorice, como asimismo, la resolución No 759,
de
2003,
ya
citada, la cual indica que las transacciones deben contar con toda la documentación
de
respaldo que las sustenta.
Por otra parte, cumple manifestar que, en su
calidad
de
máxima autoridad de la municipalidad, reconoci
da
en los artículos 118
de
la
Constitución Política
de
la República y 56 de la ley No 18.695, ya citada, la firma del
alcalde resulta esencial en los actos administrativos
de
la entidad edilicia,
por
cuanto
aquélla representa la
dec
laración
de
voluntad contenida en las decisiones formales del
municipio, en el ejercicio
de
una potestad pública, en conformidad con los términos del
artículo 3o
de
la ley No 19.880, que establece las Bases del Procedimiento
Administrativo que rige los actos
de
los órganos
de
la Administración del Estado,
exigencia a la que no se ha dado observancia
en
la especie (aplica dictamen
No
75.481,
de
201
O,
de
esta Entidad de Control).
Asimismo, tales
om1s1ones
comprometen la
infracción de lo previsto en
el
artículo 66 del decreto ley No 3.063,
de
1979, que
establece que las municipalidades están facultadas para declarar incobrables créditos
y castigarlos contablemente una vez agotados los medios de cobro,
al
transcurrir, a lo
menos, cinco años desde que se hicieron exigibl
es
.
13
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
Sobre el particular, el alcalde manifiesta en su
respuesta que a través del equipo de trabajo que se conformará para estos efectos, se
realizarán los análisis para determinar los deudores por patentes comerciales de años
anteriores, validando los respectivos respaldos con las unidades municipales
correspondientes. Agrega, que se efectuará la cuadratura de deudores entre las bases
de los registros auxiliares de cada unidad y la contabilidad.
Lo expresado por el edil no permite subsanar
la situación advertida, por cuanto no se hace cargo del hecho de haber castigado
deudas por patentes comerciales por un monto de $ 4.771 .
321
.209, sin acreditar los
fundamentos y autorizaciones de tales operaciones mediante los respectivos respaldos
documentales y actos administrativos, vulnerando de esta forma lo estipulado en la
indicada circular N° 60.820, de 2005, y la resolución No 759, de 2003, de este Órgano
de Control, como asimismo, lo preceptuado en las aludidas leyes N
os
18.695 y
19
.880,
como también lo descrito en el decreto ley No 3.063, de 1979, por lo que esta Sede
Regional adicionará tales antecedentes
al
sumario administrativo indicado
precedentemente, con el objeto de determinar las eventuales responsabilidades
administrativas involucradas (AC).
e)
Se verificó a través del comprobante de
traspaso No 3.716, de 2014, que la municipalidad procedió a rebajar la deuda por un
monto
de$
313.090.174, consignada en la cuenta 115-12-10-002-001 , denominada
"OP.
A.A
Patentes Comerciales
",
en virtud del oficio de la unidad de jurídica No 3.771 ,
de
11
de septiembre de 2014, de ese municipio, no obstante, dicha rebaja no fue
aprobada mediante decreto alcaldicio, en conformidad a lo previsto en el artículo 12 de
la ley
No
18.695, en concordancia con el anotado artículo 3° de
la
ley No 19.880.
En relación con lo observado, la autoridad
comunal señala que dictará el decreto alcaldicio para regularizar la rebaja aplicada, no
obstante, atendido que no se acredita documentadamente la medida adoptada,
corresponde mantener la observación , cuya validación será constatada en la visita de
seguimiento que se practique a esa entidad edilicia (MC).
4. Sobre deudores presupuestarios correspondientes a los ejercicios 2014 y 2015
(AC).
Como cuestión previa, cabe señalar que las
instrucciones contables impartidas por este Organismo de Control sobre los deudores
presupuestarios para el año 2014, señalan que las entidades edilicias que al inicio del
ejercicio contable mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de
Ingresos Presupuestarios, deberán traspasarlos en su totalidad a las cuentas contables
115121 O Cuentas por Cobrar-Recuperación de Préstamos-Ingresos por Percibi
r.
Ello,
con
el
objeto de dar cumplimiento a los conceptos establecidos en
el
citado decreto
No 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda (aplica dictamen No 82.337, de 2013, de
la Contraloría General de la República).
En este contexto, el examen practicado
permitió verificar que el
mumc1p1o
incluyó en los reportes de Cuentas por Cobrar
relacionados con la cuenta contable 115121
O,
deudas por la suma
de$
1.284.841.320
14
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAISO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
y$
4.132.857.566, de los Ejercicios Presupuestarios correspondientes a los años 2014
y 2015, respectivamente, lo que no se ajusta a la precitada normativa. A saber:
DEUDAS CUENTAS POR COBRAR
W CUENTA NOMBRE ANO 2013 AÑO
20
14 ANO 2015 TOTAL
$ $ $
Operación años
115-12-10-
001
anteriores aseo 3.625.514.451 o o 3.625.514.451
domiciliario
Operación años
115-12-10-003 anteriores permiso 24.408.869 o o 24.408.869
de circulación
115-12-10-007-000 Operación años
115-12-1 0-001-002
115-12-
10
-002-001 anteriores patentes 3.197.465.585 1
.21
4
.1
04.676 4.132.857.566 8.544.427.827
115-12-10-002-002 comerciales , multas,
115-12-10-002-003 aseo, propaganda.
115-12
-1
0-004 Operación años 2.283.
701
.197 70.736.644 o 2.354.437.841
anteriores otras
TOTAL 9 .
131
.
090
.102 1.284.841 .320 4.132.857.566 14.548.788.988
...
Fuente:
Elaborac16n
prop1a
sobre
la
base de los antecedentes exammados
en
la entidad
ed1hc1a
.
Al respecto, se debe agregar que las cuentas
por cobrar del año 2014, incluidas en el presente reporte, por la suma de
$ 1.284.841.320, no corresponden a la referida cuenta contable 11512, toda vez que
los deudores se encuentran registrados en los códigos contables 11503 y 11508, esto
es
, Cuentas por cobrar tributos sobre el uso de bienes de la realización de actividades
y Cuentas por cobrar otros ingresos corrientes, respectivamente, según consta en sus
auxiliares.
En relación con las cuentas por cobrar del año
2015, es dable señalar que los ingresos por percibir deben materializarse en los estados
financieros del año en que se generan, siendo improcedente consignarlos como deuda
de años anteriores, como acontece en la especie.
Sobre el particular, el edil manifiesta que el
Departamento de Finanzas analizará detalladamente los respaldos que motivaron el
monto consignado en deudores presupuestarios
de
años anteriores al 2013, ello, con
el objeto de efectuar los ajustes correspondientes.
Dado que el alcalde ratifica la observación
planteada y atendido que no se han concretado las medidas enunciadas, el reproche
se mantiene, debiendo la entidad edilicia concretar la medida comprometida en su
respuesta, lo que será verificado por la visita de seguimiento.
5.
Sobre antigüedad de la cartera (AC).
Se verificó que la suma de $ 6.050.488.956,
consignada al
31
de diciembre de 2014 como deuda en la cuenta 11512, corresponde
a cuentas por cobrar originadas entre los años 1996
al
2011 , y en consecuencia, afectas
a una eventual prescripción extintiva, según lo preceptúa el artículo 2521, del Código
Civil. Ello, por cierto, en el evento que esa condición sea alegada por los interesados
en los Tribunales de Justicia. Por lo mismo, y atendida la cuantía del monto observado,
esa municipalidad se encuentra en el imperativo de exigir y agotar las medidas
necesarias para lograr la mayor recaudación de los dineros adeudados, con
el
fin de
15
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
evitar un detrimento al patrimonio municipal (aplica criterio contenido en el dictamen
No 60.526, de 2014, de esta Contraloría General de la República).
Sin perjuicio de lo anterior, corresponde anotar
lo previsto en el artículo 66 del anotado decreto ley
No
3.063, de 1979, que establece
que las municipalidades están facultadas para declarar incobrables créditos y
castigarlos contablemente una vez agotados los medios de cobro, al transcurrir, a lo
menos, cinco años desde que se hicieron exigibles.
N" CUENTA NOMBRE AÑO DEUDA MONTO
EN$
115-12-10-001-001 Operación años anteriores aseo domiciliario 2008 al2011 2.160.813.623
115-12-10-007-000
115-12-10-001-002 Operación años anteriores patentes comerciales,
115-12-10-002-001
115-12-10-002-002 multas, aseo, propaganda.
115-12-10-002-003 1996
al2011
1.964.985.322
115-12-1 0-003-000 Operación años anteriores permiso circulación 2006 al2011 11.137.738
115-12-1
0-004-000 Operación años anteriores otras 1997 al2011 1.913.552.273
TOTAL 6.050.488.956
...
Fuente:
Elaborac16n
propia
sobre
la
base
de los
antecedentes
exammados
en
la
entidad
ed1hC1a
.
Al respecto, la autoridad comunal señala que
el Departamento de Cobranzas recibió
al
momento de su creación, año 2009, una
importante cartera de deudores, por lo cua l debió privilegiar aquellos menos antiguos
y,
por ende, con mayores posibilidades de cobro, sin embargo, a pesar de los esfuerzos
desplegados por dicha unidad, ésta no dispone de los medios humanos ni materiales
para cumplir eficazmente con su cometido, esto es, una mayor recaudación, o bien,
declarar la incobrabilidad de las deudas más atrasadas.
Añade que, con
el
objeto de remediar dicha
situación, durante los años 2011 y 2013 se convocó a dos licitaciones públicas, ID 2426-
20-LP11 e ID 2426-57 -LP13, para gestionar una mayor recaudación de recursos, las
cuales han permitido recuperar a la fecha más de $ 1.000.000.000 y $ 18.000.000,
respectivamente. Agrega, que en la licitación del año 2013, se otorgó al contratista la
posibilidad, en casos justificados, de recomendar
la
eventual declaratoria de
incobrabilidad, lo cual permitió, durante el mes de junio último, proponer al Concejo
Municipal el castigo de la deuda de
241
contribuyentes, por un valor de $ 935.864.096.
Adicionalmente, expresa que el Departamento de Cobranzas, con el apoyo de
lnspectoría Urbana, ha tomado a su cargo la situación de 50 deudores de patentes
comerciales que probablemente deberán castigarse, por una suma
de$
5.499.407.011.
Los argumentos expuestos por esa autoridad
comunal no permiten dar por subsanada la observación, por lo que ésta se mantiene,
debiendo esa entidad acreditar documentadamente las acciones y los resultados
obtenidos de las acciones informadas y adoptar las medidas que estén a su alcance
para lograr la mayor recaudación de los dineros adeudados, con
el
fin de evitar un
detrimento al patrimonio municipal por la eventual prescripción extintiva de dichas
deudas, lo cual será constatado en una visita de seguimiento.
16
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD
DE
CONTROL EXTERNO
6.
Sobre castigo de deuda sin acciones previas y falta de formalidad (AC).
a)
Se comprobó que la municipalidad , a través
del comprobante de traspaso
No
146, de 2014, eliminó
la
deuda por concepto de
patentes comerciales de
la
empresa Géminis Limitada, en virtud de la sentencia de
término emanada
del4
° Juzgado Civil de Valparaíso, que declara prescrita la acción de
cobro, observándose que esa entidad edilicia no interpuso, previamente, ninguna
acción judicial destinada a interrumpir el plazo de
la
aludida prescripción, generándose
un
detrimento
al
patrimonio municipal por la suma de $ 24.805.057, vulnerando así el
referido artículo 5°, de la ley
No
18.575, en cuanto a que las autoridades y funcionarios
deben velar por
la
eficiente e idónea administración de los medios públicos.
b)
Asimismo, se advierte que
la
citada deuda
fue ajustada sin contar, de modo previo, con
la
aprobación mediante
un
decreto
alcaldicio dictado por
la
autoridad competente, conforme lo dispone el artículo 12, en
relación con el artículo
56
, ambos de
la
ley No 18.695 y 3° de
la
ley No 19.880,
constatándose que ésta fue descargada del sistema de patentes en virtud del oficio
No 2.738, de 2014, de
la
Unidad Jurídica de esa municipalidad.
En
relación con las letras a) y
b)
precedentes,
el edil expone, de forma general, que
la
municipalidad ha externalizado una parte de
los deudores morosos y, a su vez, el Departamento de Cobranza realiza habitualmente
gestiones para evitar que se aplique
la
prescripción de las acciones y deudas, no
obstante, sus resultados se afectan por sus limitados recursos humanos y materiales.
Añade, que procederá a dictar el respectivo decreto alcaldicio.
Al respecto, corresponde mantener
lo
observado, dado que esa autoridad municipal
no
se refiere al caso específico que se
reprocha en
el
literal a
),
debiendo dicha entidad , en
lo
sucesivo, adoptar las medidas
pertinentes que le permitan ejercer las acciones destinadas a interrumpir los plazos de
prescripción de las deudas como las de
la
especie, evitando así
un
eventual detrimento
al patrimonio municipal por extinción del plazo de cobro de las mismas, lo que será
verificado en futuras auditorías que esta Contraloría Regional efectúe en ese municipio.
Asimismo, el municipio deberá emitir
el
acto administrativo faltante que se observa en
la
letra
b)
de este acápite,
lo
cual será constatado en
la
visita de seguimiento.
Lo anterior, sin perjuicio que tales
inobservancias serán incluidas en el procedimiento disciplinario que incoará esta
Entidad de Control, a fin de determinar las eventuales responsabilidades
administrativas o civiles que procedan.
7. Sobre deudores fallecidos o con término de actividad comercial (MC).
a)
Se constató que
el
detalle de deudores
informados por el municipio
al
31
de diciembre de 2014, consigna 48 personas que, a
la data de
la
presente auditoría, se encuentran fallecidos y cuya deuda total alcanza
la
suma
de$
144.040.680. Anexo No
2.
b)
Se comprobó a través del sitio web del
Servicio de Impuestos Internos, Sil, que los deudores que se indican a continuación,
17
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
cuya deuda al
31
de diciembre
de
2014 alcanza
la
suma
de$
115.529.135, registran
término de giro, no obstante, presentan ingresos devengados con posterioridad
al
término de su actividad comercial:
MONTO
No INFORMACIÓN SEGÚN DEUDA(*)
PATENTE RUT NOMBRE REGISTRO DEL Sil $
Término de giro persona
Agencia Aduana Jaime jurídica, a contar del 10-11-
207935 79.987.870-4 Urbina y compañ
ía
limitada 2010. 51.310.3
82
Contribuyente con Término
de
Giro en base a Res. Ex. W
41
del 2002, a contar del 30-04-
212670 9.365.473-0 2003. 36.312.917
Sociedad Inmob
il
iaria Los
222996 78.646.790-K Tilos Limitada Sin iniciación de actividades. 27.905.836
SUMA 115.529. 135
..
. .
..
Fuente. Elaborac1on propia sobre
la
base de
lo
s antecedentes examinados en el sitio
web
www
.
s11
.cl.
(•) Monto incluye deuda+IPC+multas con posterioridad al término de giro: Patente
N"
207935 $16.962.325 calculada desde el
año
2011 al 2015 ; patente N" 212670 $33.374.765 calculada desde el año 2004
al2015
; patente N" 222996$27.905.836 calculada
desde el año 2009
al
2015.
Las situaciones observadas en las letras
a)
y
b)
precedentes, afectan
la
razonabilidad de los saldos presentados en los Estados
Financieros contables, vulnerando con ello
la
idónea administración de los recursos
públicos, conforme
lo
consagra el artículo 5° de la ley No 18.575, de Bases Generales
de la Administración del Estado.
En
cuanto a lo observado en
la
letra a), la
autoridad comunal expresa que 27 de los contribuyentes observados fueron declarados
inactivos mediante oficios despachados
al
Departamento de Rentas, en los meses de
marzo y mayo de 2015, agregando que similar procedimiento se adoptó con los
21
contribuyentes restantes, de los cuales 18 habían sido entregados a cobranza externa,
sin embargo,
no
adjunta a su respuesta
la
documentación pertinente, que permita
acreditar lo argumentado, por
lo
que la observación se mantiene en este punto del
análisis, cuyo cumplimiento se verificará en
la
visita de seguimiento.
En
relación con
lo
observado en
la
let
ra
b),
el
alcalde expone que dicha situación se origina debido a que los contribuyentes no
comunican en forma oportuna a
la
municipalidad el término de su actividad o el cierre
de sus establecimientos comerciales, por
lo
que se compromete a fiscalizar dicha
situación con actividades en terreno. Agrega, que se
ha
incorporado como una de las
metas del Plan de Mejoramiento de
la
Gestión Municipal, el depurar
la
cartera de
deudores teniendo en cuenta
la
base de datos del Sil, proceso que para el año 2014,
se encuentra terminado.
Los argumentos expuestos en este punto no
permiten dar por subsanada
la
observación, por
lo
que ésta se mantiene, debiendo
el
municipio actualizar
la
información de los deudores que se observan,
lo
que será
constatado en
una
visita de seguimiento. Ello, sin perjuicio que el municipio adopte las
medidas de control pertinentes, con el objeto de evitar
la
reiteración de los hechos
descritos.
18
o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLI
CA
CONTRALORIA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
3.
Se comprobó que
la
municipalidad
castigó deudas consignadas en
la
cuentas de Deudores por Recuperación de
Préstamos, por
la
suma total de $ 4.
771
.321.209, sin acreditar los fundamentos y
autorizaciones de tales operaciones mediante los respaldos documentales y actos
administrativos, infringiendo con ello
la
referida circular N° 60.820, de 2005, y
la
resolución No 759, de 2003, como asimismo,
lo
preceptuado en las leyes Nos 18.695 y
19.880 y en el decreto ley No 3.063, de 1979, por lo que esta Sede Regional adicionará
tales antecedentes al sumario administrativo indicado precedentemente, a objeto de
determinar las eventuales responsabilidades administrativas (Acápite
111
, numeral 3,
letra
b)
(AC)).
4.
En
lo
concerniente a la deuda de
la
empresa Géminis Limitada, que fue eliminada en virtud de una sentencia judicial, sin
que
la
municipalidad interpusiera previamente una acción destinada a interrumpir el
plazo de prescripción de
la
misma, generando con ello
un
detrimento al patrimonio
municipal por
la
suma de $ 24.805.057, corresponde que esa entidad edilicia, en lo
sucesivo, adopte las medidas que correspondan para impedir que las deudas
prescriban en
su
plazo de cobro, aspectos que serán evaluados en futuras
fiscalizaciones.
En
todo caso,
la
entidad deberá emitir el acto administrativo en cuya
virtud se procede
al
ajuste de la referida deuda,
lo
que será verificado en
la
visita de
seguimiento. Lo anterior, sin perjuicio que tales inobservancias serán incluidas en el
sumario administrativo informado en las conclusiones que preceden (Acápite
11
1,
numeral 6 letras
a)
y
b)
(AC)).
5.
En
relación con
la
eliminación de
documentos que respaldan los compromisos de pago suscritos por los deudores de
patentes comerciales, sin conservar
la
entidad edilicia respaldo alguno -lo que no se
ajusta a
lo
dispuesto en
la
circular No 28.704, de 1981-, se deberán adoptar las medidas
pertinentes para evitar, en lo sucesivo,
la
ocurrencia de situaciones similares. Ello, sin
perjuicio que tal materia será investigada en el sumario administrativo que incoará este
Organismo de Control (Acápite 11, numeral 3 (C)).
6.
En
cuanto
al
detalle de los reportes de
deudores presupuestarios, se comprobó que el municipio incluyó en
la
cuenta 1151210,
deudas por cobrar correspondientes a los Ejercicios Presupuestarios de los años 2014
y 2015, por montos de $ 1.284.
841
.320 y $ 4.132.857.566, respectivamente, en
circunstancias que dicha cuenta debe considerar las deudas hasta
el
año 2013. Tal
proceder vulneró el citado decreto No 854, de 2004, del Minister
io
de Hacienda, razón
por
la
cual corresponde que esa entidad proceda a analizar adecuadamente los
respaldos de
la
deuda que se reprocha, lo que será verificado por
la
unidad de
seguimiento de esta Contraloría Regional (Acápite
111
, numeral4) (AC)).
7.
En
cuanto a
la
falta de análisis de
saldos de las cuentas por cobrar consignadas en
el
Balance de Comprobación y de
Sa
ldos, lo que infringe el numeral 38 de
la
resolución exenta No 1.485, ya mencionada,
corresponde que esa entidad confeccione los referidos análisis en el plazo
comprometido en
su
respuesta, lo cual será verificado en
la
próxima visita de
seguimiento (Acápite 1, numeral 4 (AC)).
20
o
CONTRAL
OR
ÍA GENERAL DE LA REPÚBLI
CA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
8.
En
relación con los descargos
efectuados a la cuenta de la empresa Inversiones Timeo Limitada, sin contar con los
respaldos documentales que permitan acreditar el enrolamiento de la deuda, como
asimismo, respecto de la rebaja
de$
313.090.174, efectuada a la cuenta 115-12-10-
002-001, denominada "OP.A.A Patentes Comerciales", sin que se hubiere emitido el
respectivo decreto alcaldicio, corresponde que la autoridad recopile y emita los
antecedentes faltantes, según sea el caso, los que serán revisados en la etapa de
seguimiento de la presente auditoría (Acápite
111
, numeral 3, letras
a)
y
e)
(MC)).
9.
Se determinó que el municipi
o,
al
31
de
diciembre de 2014, posee una antigüedad de la cartera que alcanza la suma de
$ 6.050.488.956, correspondiente a cuentas por cobrar originadas entre los años 1996
al
2011 , las cuales están afectas a una eventual prescripción extintiva, por lo que
procede que esa entidad disponga la ejecución de todas las medidas que estén a
su
alcance para lograr la mayor recaudación posible
de
los dineros adeudados, evitando
así un detrimento al patrimonio municipal por la eventual extinción de dichas deudas,
las que serán analizadas en la visita de seguimiento (Acápite
111
, numeral 5 (AC)).
1
O.
Se comprobó que el control de la deuda
que realiza esa entidad edilicia no resulta del todo eficaz, comprobándose una falta de
actualización del estado comercial y de los domicilios de los contribuyentes, lo que
vulnera el artículo 3° de la referida ley No 18.575, debiendo ese municipio adoptar las
acciones informadas en
su
respuesta a fin de mantener
un
debido control de tales
contribuyentes, lo cual será comprobado en futuras fiscalizaciones (Acápite
1,
numeral
1 (MC)).
11. Se verificó en los registros analizados
la existencia de 8 deudores cuyos domicilios no se encuentran actualizados, así como
la presencia de 48 personas fallecidas y otras que figuran con término de actividades,
situaciones que atentan contra el precitado artículo 3° de la ley No 18.575 y la resolución
exenta No 1.485, de 1996, correspondiendo que la municipalidad actualice la
información de los mismos, lo que se verificará en una visita de seguimiento (Acápite
11
y
111,
numerales 5 y
7,
respectivamente (MC)).
12.
En
lo referido a la falta de acciones
tendientes a subsanar l
as
observaciones formuladas por la Unidad de Control Interno
Municipal, lo cual incumple lo estipulado en el numeral 79, de la resolución exenta
No 1.485, ya citada, el municipio deberá, en lo sucesivo, adoptar la medidas tendientes
a rectificar los aspectos informados por dicha unidad en sus respectivos informes de
auditoría, aspecto que será evaluado en futuras fiscalizaciones que realice este
Organismo de Control (Acápite
1,
numeral 2 (MC)).
13.
En
torno a la firma de documentos sin
contar con delegación de facultades y a
la
falta de
un
manual de procedimientos para
la autorización de prórrogas en el plazo de vencimiento para el pago de las deudas, esa
municipalidad deberá confeccionar el manual comprometido en su respuesta , el cual
contemple las situaciones observadas, lo que será constatado en una visita de
seguimiento (Acápites 1 y
11,
numerales 3 y 2, respectivamente (C)).
21
CONTRALORÍA
GENERAL
DE
LA
REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
Finalmente, esa repartición deberá remitir el
"Informe de Estado de Observaciones" de acuerdo al formato adjunto en Anexo
No
3,
en
un
plazo máximo de 60 días hábiles, a partir del día siguiente de la recepción del
presente informe, indicando las medidas adoptadas y acompañando los antecedentes
de respaldo correspondientes.
Remítase copia del presente informe
al
QAicalde, Secretario Municipal y Director de Control, todos de la Municipalidad de
( Jalparaíso, y a las Unidades de Jurídica, Análisis Contable, Técnica de Control Externo
y y de Seguimiento, todas de esta Contraloría Regional.
ALE~ANDRA
PAVEZ
PEREZ
Jefe
de
Control
Externo
CO~~::~~~R~E~~~~OLNOAl
VALPARAfSO
E
lA
REPUBUCA
22
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNID
AD
DE CONTROL EXTERNO
ANEXO No 1
DETALLE POR AÑO DEUDA INACTIVA PATENTES COMERCIALES
AÑO CANTIDAD DE DEUDA
CONTRIBUYENTES $
1995 7 2.484.536
1996
23
6.347.108
1997
51
12.087.573
1998 144 26.282.143
1999 345 65.993.274
2000 515 129.867.718
2001 1.215 264.452.518
2002 1.812 297.976.712
2003 907 188.429.714
2004 678 270.290.314
2005 1.136 377.895.529
2006 1.324 533.776.506
2007 1.462 748.825.859
2008 1.492 903.464.750
2009 1.529 972.790.800
2010 1.682 1.275.002.628
2011 1.733 1.670.811.857
2012 1.758 1. 725.157.441
2013 985 646.817.518
TOTAL 18.798 10.118.754.498
Fuente: Elaboración prop1a sobre la base
de
los antecedentes proporcionados en la entidad.
23
N" DE COMPLEJIDAD
DE
LA
OBSERVACIÓN OBSERVACIÓN
1.3
y
11.2
Compleja
1.4 Altamente
Compleja
11.5
Medianamente
Compleja
111.1
Altamente
Compleja
Altamente
111.2
Compleja
Medianamente
111.3,
letra
a)
Compleja
Medianamente
1 IJ
3,
letra
e).
Compleja
~
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARA
ÍS
O
UNIDAD DE CON
TR
OL EXTERNO
ANEXO No 3
ESTADO DE OBSERVACIONES DE INFORME FINAL No 452, DE 2015
MEDIDA
REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR
LA
IMPLEMENTADA Y
MATERIA DE
LA
OBSERVACIÓN OBSERVACIÓN SOLICITADA POR su
CONTRALORÍA GENERAL EN INFORME FINAL DOCUMENTAC IÓN
DE
RESPALDO
Sobre manuales
de
procedimientos y falta
de
delegación de Elaborar el manual de procedimientos
comprometido por la entidad en
su
oficio
de
facultades respuesta.
Sobre análisis de saldos Preparar el análisis
de
saldo comprometido
relacionado con la cuenta 115121 O
Sobre registro de deudas con domicilios no actualizados Actualizar los datos de los deudores
objetados
en
el presente informe final.
Diferencia
no
aclarada
de$
912.978.934, entre el saldo de El municipio deberá aclarar y regularizar el
la cuenta 1151210, registrada en el
Ba
lance de saldo
de
la cuenta, informando de ello a este
Comprobación y de Saldos al31
de
diciembre de 2014 y los Organismo de Control con la respectiva
reportes extraídos
de
l sistema de patentes comerciales documentación de respaldo que lo acredite.
Deuda de patentes comerciales desde los años 1995 al
La
municipalidad deberá informar a este
Organismo
de
Control, previo análisis
de
la
2013 no contabilizados en cuentas 1151210, por la suma de materia, acerca de la procedencia de efectuar
$10
.118.754.498. el correspondiente ajuste contable.
La
municipalidad rebajó deudas de patentes a la empresa
La
entidad deberá proporcionar los
Inversiones Timeo Ltda., sin contar con los respaldos que lo antecedentes respaldatori
os
que acrediten el
acrediten. enrolamiento de la deuda del contribuyente.
Castigos de deudas sin los respaldos, fundamentos y
La
Municipalidad deberá emitir
el
decreto
alcaldicio correspondiente que permita
autorizaciones correspondientes. rebajar la deuda.
25
FO
LIO
O OBSERVCIONES
NUMERACIÓN
Y/0
DOCUMENTO COMENTARIOS
DE RESPALDO DE
LA
ENTIDAD
N"
DE COMPLEJIDAD
OBSERVACIÓN DE LA
OBSERVACIÓN
Altamente
111.4
Compleja
111.5
Altamente
Compleja
111.6,
letra
b)
Altamente
Compleja
111.7
, letra a) y Medianamente
b) Compleja
)
)KL__J;
. . ..
CONTRALOR
ÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE VALPARAÍSO
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR
LA
MATERIA
DE
LA
OBSERVACIÓN OBSERVACIÓN SOLICITADA POR
CONTRALORÍA GENERAL EN INFORME FINAL
En los reportes
de
Cuentas por Cobrar relacionados con la Esa entidad edilicia deberá regularizar la
cuenta contable 1151210, se detallan deudas
por
la suma
de
$ 1.284.841.320 y $ 4.132.857.
566,
de los Ejercicios situación con la documentación que lo
Presupuestarios
de
los años 2014 y 2015, respectivamente. acredite y respalde.
Efectuar las acciones comprometidas con la
Sobre antigüedad de la deuda finalidad de castigar,
si
procede, las deudas
por la suma de $6.050.488.956.
Se advierte que la citada deuda fue ajustada sin contar de La
modo previo, con la aprobación mediante un
dec~eto
autoridad deberá dictar
el
decreto
alcaldicio dictado por la autoridad competente, alcaldicio correspondiente.
El municipio deberá presentar los
48
oficios
remitidos
al
Departamento de Rentas, que
E.l
?etalle de deudores informados por
el
municipio
al
31
de detallan l
os
deudores fallecidos , como
d1c1embre
de 2014, consigna
48
personas que, a la data de también acreditar los 18 contribuyentes que
la presente auditoría,
se
encuentran fallecidos se encontrarían
en
cobranza externa. Como
asimismo actualizar la información
de
los
cas~s
que se observan en las letras
a)
y b),
seaun corresponda .
26
MEDIDA FOLIO O
IMPLEMENTADA Y OBSERVCIONES
su NUMERACIÓN Y/ 0
DOCUMENTACIÓN DOCUMENTO COMENTARIOS
DE
RESPALDO
DE
RESPALDO DE
LA
ENTIDAD
-
www
.contraloria.cl

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