Dictamen nº 93824 de Contraloría General de la República, de 3 de Diciembre de 2014
N° 93.824 Fecha: 03-XII-2014
Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2014, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General, viene en impartir a las municipalidades del país, las siguientes instrucciones sobre la materia:
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-\tPERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE
El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año.
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-\tMODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EFECTUADAS POR LAS MUNICIPALIDADES
Considerando lo expresado en el punto anterior, los decretos alcaldicios que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes de los municipios para el año 2014, tanto de su gestión como la de los servicios traspasados, solo tendrán efecto legal en la medida que sean dictados hasta el 31 de diciembre del ejercicio 2014. Asimismo, es oportuno señalar que los decretos que se dicten durante el mes de diciembre deberán incorporarse en el informe de actualización presupuestaria correspondiente a dicho mes.
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-\tREGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS
En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2015.
Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2014, cuando proceda.
4.-\tCONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2014, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago.
Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo del Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra.
No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2014, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto 2014, en tanto se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente.
Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere.
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-\tACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio, de las entidades del Sector Municipal al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable vigente, a que se refieren el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este Organismo Contralor, y los procedimientos identificados como: J-01 Actualización del Patrimonio Inicial, J-02 Actualización de Bienes Financieros, J-03 Actualización de Bienes de Uso, J-04 Actualización de la Deuda, J-06 Depreciación de Bienes de Uso y J-07 Actualización de Bienes Intangibles, cuyas copias se adjuntan, todos contenidos en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen.
En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2014, calculado de acuerdo con la información que entrega el Instituto Nacional de Estadísticas, en los primeros días del mes de diciembre, será comunicado oportunamente a través de la página web de esta Entidad Superior de Control, www.contraloria.cl, banner Contabilidad Pública/Sector Municipal/sección Normativa/módulo Instrucciones.
El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación determinada en el ejercicio deberá incluirse en el Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las demás operaciones correspondientes a dicho período.
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-\tREVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE
En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2014, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos:
Ø\tLos Saldos de las Cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, Activo = Saldo Deudor; Pasivo = Saldo Acreedor; Ingresos Patrimoniales (Cuenta de Resultado, aumentos) = Saldo Acreedor; Gastos Patrimoniales (Cuentas de Resultado, disminuciones) = Saldo Deudor.
En cambio, tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá saldo acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá saldo deudor.
Ø\tLas cuentas 46367 Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de Años Anteriores y 56367 Ajuste a los Gastos Patrimoniales da Años Anteriores, pueden presentar saldo deudor o acreedor...
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