Decreto núm. 10, publicado el 17 de Agosto de 2023. ESTABLECE NORMA TÉCNICA DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS PARA LA GESTIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
| Publicado en | Diario Oficial |
| Emisor | MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE LA PRESIDENCIA |
| Rango de Ley | Decreto |
ESTABLECE NORMA TÉCNICA DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS PARA LA GESTIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Núm. 10.- Santiago, 19 de mayo de 2023.
Visto:
Lo dispuesto en los artículos 32 N° 6 y 35 del decreto supremo N° 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Constitución Política de la República; en la ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; en la ley N° 18.993, que crea Ministerio Secretaría General de la Presidencia de la República; en la ley N° 21.180, sobre Transformación Digital del Estado; en la ley N° 19.628, de Protección de la Vida Privada; en el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que establece normas de aplicación del artículo 1° de la ley N° 21.180, de Transformación Digital del Estado, respecto de los procedimientos administrativos regulados en leyes especiales que se expresan a través de medios electrónicos y determina la gradualidad para la aplicación de la misma ley, a los órganos de la Administración del Estado que indica y las materias que les resulten aplicables; en el decreto supremo N° 4, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, reglamento que regula la forma en que los procedimientos administrativos deberán expresarse a través de medios electrónicos, en las materias que indica, según lo dispuesto en la ley N° 21.180, sobre Transformación Digital del Estado; en la ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma; el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, que determina los requisitos del método de elaboración, conservación y uso de las microformas y de aquellos a emplear en la destrucción de documentos originales en virtud de la ley N° 18.845; en el decreto supremo N° 181, de 2002, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que aprueba reglamento de la ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma, y deroga los decretos que indica, y la resolución N° 7, de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón.
Considerando:
1) Que, el artículo 1° de la ley N° 21.180, sobre Transformación Digital del Estado, modificó la ley N° 19.880 para incorporar la digitalización y transformación del ciclo de los procedimientos administrativos.
2) Que la misma ley encomendó a un reglamento la regulación de una serie de temas específicos, lo que se materializó mediante el decreto supremo N° 4, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que regula la forma en que los procedimientos administrativos deberán expresarse a través de medios electrónicos, en las materias que indica, según lo dispuesto en la ley N° 21.180, sobre Transformación Digital del Estado, en adelante también "el Reglamento".
3) Que, asimismo, la ley N° 21.180 facultó al Presidente de la República para establecer mediante uno o más decretos con fuerza de ley la gradualidad en la implementación de la ley para los distintos órganos de la Administración del Estado. Este mandato legal se materializó a través del decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
4) Que, el Reglamento dispuso la dictación de seis normas técnicas sobre interoperabilidad, seguridad de la información y ciberseguridad, documentos y expedientes electrónicos, notificaciones, calidad y funcionamiento, y de autenticación. Estas normas deberán ser dictadas mediante decretos supremos emitidos por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y suscritos también por la o el Ministro(a) del Interior y Seguridad Pública, de Hacienda, de Justicia y Derechos Humanos o de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, según corresponda.
5) Que, en tanto, conforme el mandato del artículo 37 bis de la ley N° 19.880 y el artículo 58 del Reglamento, mediante los ordinarios N° 1.454, de 8 de octubre de 2019, N° 1.742, de 24 de noviembre de 2019, y N° 128, de 28 de enero de 2021, todos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, y el ordinario N° 1.453, de 8 de octubre de 2020, de la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, se citó a 26 órganos de la Administración del Estado y a la Corporación Administrativa del Poder Judicial para participar en seis mesas de trabajo interinstitucionales, cuya finalidad fue generar documentos con recomendaciones técnicas sobre el contenido de cada norma técnica.
6) Que, particularmente, la Mesa Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos contó con la participación de la Contraloría General de la República, el Archivo Nacional, el Ministerio de Obras Públicas, el Consejo para la Transparencia, la Superintendencia de Seguridad Social, la Comisión para el Mercado Financiero, el Servicio de Impuestos Internos, la Secretaría de Modernización del Ministerio de Hacienda y la División de Gobierno Digital, quienes trabajaron de acuerdo a estándares internacionales emitidos por organismos reconocidos en esta materia, así como en base a diversas normas técnicas de uso frecuente en nuestro país.
7) Que, entre los días 7 y 21 de enero de 2022, el Ministerio Secretaría General de la Presidencia realizó un proceso público y participativo de consulta ciudadana, que convocó a personas y agrupaciones de la sociedad civil, para que pudieran opinar y aportar respecto del modelo de la norma técnica de documentos y expedientes electrónicos. Dichas opiniones, así como las recogidas en la mesa técnica citada conforme el considerando 6 precedente, se valoraron y se tuvieron en consideración para la elaboración final de la presente norma técnica.
8) Que, en atención a que los órganos de la Administración del Estado están obligados a administrar los documentos y expedientes electrónicos que obren en su poder para la gestión de sus procedimientos administrativos, es necesario establecer los estándares, formatos, metadatos, registros de trazabilidad y procesos que deberán cumplir para dicho cometido.
9) Que, con fecha 25 de febrero de 2022, se dictó el decreto supremo N° 8, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que establece norma técnica de documentos y expedientes electrónicos para la gestión de procedimientos administrativos, el que fue ingresado a Contraloría General de la República para su trámite de toma de razón, con fecha 10 de marzo de 2022.
10) Que, con fecha 8 de abril de 2022, el Ministerio Secretaría General de la Presidencia hizo retiro del decreto supremo en comento, por considerar necesario revisar los contenidos de dicho acto en detalle y subsanar ciertas incongruencias, teniendo en especial consideración el específico carácter técnico del mismo, para lo cual inició un proceso de revisión del mismo con los órganos competentes.
11) Que, en virtud de lo antes expuesto y a las facultades que la ley me otorga,
Decreto:
Establézcase la siguiente Norma Técnica de Documentos y Expedientes Electrónicos para la gestión de procedimientos administrativos:
"TÍTULO PRIMERO
La presente norma técnica tiene por objeto definir los estándares, formatos, metadatos, registros de trazabilidad, fases y procesos que deben cumplir los órganos de la Administración del Estado para administrar y gestionar los documentos y expedientes electrónicos que obren en su poder a raíz de la tramitación de un procedimiento administrativo.
Para fines de esta norma técnica, se entenderá por:
1) Comunicación Oficial: Mensaje entre órganos de la Administración del Estado, suscrito por el (la) Jefe(a) Superior de Servicio o quien tenga facultades delegadas para la representación del órgano, emitido o recibido a través de un medio electrónico de carácter formal que asegure la integridad y registro de dicha comunicación.
2) Conservación o Preservación Documental Digital: Conjunto de medidas, estándares, tecnologías y acciones necesarias para mantener el acceso a los documentos y la información contenida en ellos en el tiempo, sin afectar su fidelidad e integridad. La preservación documental digital deberá comprender la migración de soportes y formatos, así como de las tecnologías que los sustentan, en cumplimiento del principio de actualización contemplado en el artículo 16 bis de la ley N° 19.880 y de lo establecido en el decreto supremo N° 4, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.
3) Copia Autorizada: Aquella generada por una plataforma electrónica de gestión de expedientes electrónicos y que cuenta con un medio de verificación de su autenticidad.
4) Documento: Información creada, recibida o conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
5) Documento Electrónico: Representación de un hecho, imagen o idea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.
6) Expediente Administrativo: Registro íntegro de todas las actuaciones de un procedimiento administrativo, tales como los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos de la Administración del Estado, con expresión de la fecha y hora de su recepción, respetando su orden de ingreso; las actuaciones y los documentos y resoluciones que el órgano remita a los interesados, a terceros o a otros órganos de la Administración del Estado y las notificaciones y comunicaciones a que éstas den lugar, con expresión de la fecha y hora de su...
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