Resolución núm. 173 EXENTA, publicada el 28 de Septiembre de 2021. APRUEBA PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES A LOS QUE SE REFIERE LA LEY N° 18.845 QUE ESTABLECE SISTEMAS DE MICROCOPIA O MICROGRABACIÓN DE DOCUMENTOS
| Publicado en | Diario Oficial |
| Emisor | MINISTERIO DE LAS CULTURAS, LAS ARTES Y EL PATRIMONIO |
| Rango de Ley | Resolución |
APRUEBA PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES A LOS QUE SE REFIERE LA LEY N° 18.845 QUE ESTABLECE SISTEMAS DE MICROCOPIA O MICROGRABACIÓN DE DOCUMENTOS
Núm. 173 exenta.- Santiago, 12 de agosto de 2021.
Vistos:
Lo dispuesto en la Ley N° 21.180, de Transformación Digital del Estado; en el DFL N° 1, de 2020 del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio; en la ley N° 18.845 que establece Sistemas de Microcopia o Micrograbación de Documentos; en el artículo 3 del DFL N° 1 del año 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en los artículos 29 N° 2 de la ley N° 21.045 del año 2017, que crea el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio; en el DFL N° 5.200 de 1929, sobre Instituciones Nacionales Patrimoniales dependientes del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural; resolución exenta N° 2.865 de 2004, de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, y la resolución exenta RA 122512/216/2021, que designa calidad de suplente.
Considerando:
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Que, el artículo noveno transitorio de la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado, faculta al Presidente de la República para que dentro del plazo de un año contado desde la publicación de dicha Ley, mediante un decreto con fuerza de ley expedido por intermedio del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, determine los requisitos del método de elaboración, conservación y uso de las microformas y aquellos a emplear en la destrucción de los documentos originales a los que se refiere la ley N° 18.845.
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Que, el artículo sexto de la ley N° 18.845 prohíbe la destrucción de documentos de valor histórico o cultural, aunque consten en una microforma; estableciendo que tendrán tal carácter los dispuestos en el artículo tercero de la misma ley y respecto de los cuales el/la Conservador/a del Archivo Nacional ejerza el derecho de oposición.
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Que, el artículo tercero de la misma ley N° 18.845 establece que los documentos sujetos al carácter histórico o cultural son aquellos pertenecientes a la administración pública centralizada y descentralizada y de registros públicos.
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Que, el artículo décimo letras a y b del DFL N° 1 de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, que determina los requisitos del método de elaboración, conservación y uso de las microformas y de aquellos a emplear en la destrucción de documentos originales en virtud de la ley 18.845, dispone que la prohibición de destrucción de documentos será aplicable, asimismo, a los archivos privados que tengan la calidad de Monumento Nacional y/o respecto de los cuales el/la Conservador/a señale fundadamente la necesidad de preservarlos por su valor histórico o cultural.
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Que, en el Título IV del DFL precitado, se establecen las normas aplicables para la destrucción de documentos originales de la administración centralizada, descentralizada, registros públicos y archivos privados.
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Que, en virtud lo indicado en el artículo décimo octavo del DFL N° 5.200 de 1929, se faculta al/la Conservador/a del Archivo Nacional para visitar los archivos de las instituciones afectas a las obligaciones del artículo décimo cuarto del mismo DFL N° 5.200, a fin de obtener uniformidad en las normas de conservación y ordenación de los documentos.
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Que, con el objeto de facilitar la aplicación de las disposiciones contenidas en la ley N° 18.845, en la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado y en el DFL N° 1 de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, se ha estimado necesario que el Archivo Nacional elabore un procedimiento con el propósito de instruir las tareas involucradas y servir de guía a las instituciones que requieran cumplir con este proceso.
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Que, en el marco de la mejora continua de procesos y servicios del Estado y con el objeto de implementar correcta y adecuadamente la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado, procurando el resguardo de los documentos de la Administración Pública y de archivos privados que revistan el carácter de valor histórico o cultural y que constituyan el patrimonio documental de la Nación, se requiere formalizar mediante la expedición del correspondiente acto administrativo el procedimiento que imparte instrucciones para la aplicación de procesos de eliminación de documentos originales, cuando proceda.
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Que, por las consideraciones previamente expuestas, y en virtud de lo dispuesto en el artículo octavo y siguientes del DFL N° 01 del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio; y del artículo sexto de la ley N° 18.845, se hace necesario aprobar el Procedimiento para la Eliminación de Documentos Originales a los que se Refiere la Ley N° 18.845, que Establece Sistemas de Microcopia o Micrograbación de Documentos, con el alto propósito de instruir las tareas involucradas y servir de guía a las instituciones que requieran cumplir con este proceso.
Resuelvo:
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- Apruébase el Procedimiento para la Eliminación de Documentos Originales a los que se Refiere la Ley N° 18.845 que Establece Sistemas de Microcopia o Micrograbación de Documentos, que contiene las instrucciones que se establecen con el objeto de instruir las tareas involucradas y servir de guía a las instituciones que requieran cumplir con este proceso, documento que se inserta en el presente acto administrativo y que se entiende formar parte integrante del mismo, cuya transcripción íntegra y fiel es la siguiente:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES A LOS QUE SE REFIERE LA...
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