Informe de seguimiento 368-18 Municipalidad san pedro de atacama sobre auditoría control presupuestario - abril 2021
| Fecha | 30 Abril 2021 |
| Número de informe | 368/2018 |
| Emisor | Regional Antofagasta |
| Número | Tipo | Nombre |
|---|---|---|
| 368/2018 | Informe Final de Auditoría | INFORME FINAL N° 368-18 MUNICIPALIDAD DE SAN PEDRO DE ATACAMA SOBRE AUDITORÍA AL PROCESO DE FORMULACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO Y FINANCIERO - OCTUBRE 2018 |
Mediante el decreto alcaldicio N°, de 6 de febrero de 2019, la Municipalidad de San Pedro de Atacama, informó las medidas adoptadas y remitió antecedentes tendientes a subsanar las observaciones contenidas en el Informe Final Nº 368, de 2018, sobre auditoría a la formulación, ejecución y control presupuestario y financiero, el que fue remitido a dicho organismo comunal por medio del oficio N° 3.486 con fecha 16 de octubre de 2018.
II. Observaciones que se mantienen
En el informe objeto de este seguimiento, se determinaron las siguientes acciones correctivas que debía implementar el servicio auditado para subsanar las observaciones formuladas, sin embargo, éstas no se cumplieron:
1. Capítulo I, Aspectos de Control Interno, numeral 1.1, Sobre la falta de controles por parte de la Dirección de Control (C): Se determinó que la Dirección de Control de la Municipalidad de San Pedro de Atacama, no había efectuado controles asociados a las disponibilidades, tales como arqueos periódicos de fondos, valores y documentos, tampoco revisiones de las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes de ese municipio, recuentos físicos, tanto de bienes del activo fijo como de mercaderías, materiales, bienes de consumo u otros, ni auditorías a las áreas críticas de esa repartición. Respecto de esta observación, se le solicitó al municipio, acreditar la generación de un plan de acción que considere la inclusión de procedimientos de control, instancias de revisiones, periodicidad de las mismas y adjunte antecedentes que permitan comprobar la ejecución de los mismos.
En su respuesta, la entidad comunal proporcionó el memorándum N° 8, de 30 de enero de 2019, en el cual el Director de Control del municipio indicó que, esa unidad solo realiza controles preventivos sobre la legalidad de los actos administrativos que surgen de la entidad comunal, lo anterior debido a la falta de personal que pudiese abordar los diferentes temas relativos a su gestión. Asimismo, indicó que se está en la espera de la llegada de más personal a fin de cumplir con los objetivos de esa unidad.
Por otro lado, el mencionado directivo manifestó que se han entregado a distintas unidades y departamentos, manuales de procedimientos que regulan las funciones de los diferentes departamentos de la entidad, no obstante, dichos antecedentes no fueron puestos a disposición de este Organismo de Control.
Así las cosas, si bien esa repartición comunal establece en sus argumentaciones, que la Dirección de Control desarrollará acciones que permitirán mantener un control dentro de la organización, estas no fueron elaboradas en los plazos y forma requeridos por este Organismo de Control, por consiguiente, se debe mantener la observación en todos sus efectos, debiendo la entidad en lo sucesivo dar cumplimiento a los artículos 15 y 29 de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, los que establecen que la citada Dirección será la encargada de realizar auditorías a la operativa interna del municipio, controlando le ejecución financiera y presupuestaria de la entidad.
2. Capítulo I, Aspectos de Control Interno, numeral 1.2, Sobre la falta de supervisión de las labores que se ejecutan en la Dirección de Administración y Finanzas (C): Se constató una falta de supervisión por parte de Directora DAF respecto de procedimientos y operatorias que ocurren en la dependencia bajo su administración y que tienen relación con la formulación del presupuesto, errores en la determinación del saldo inicial de caja, falta de realización de arqueos de caja, entre otras falencias.
En atención a ello, se solicitó a esa entidad comunal que elaborara un plan de acción que considerara la inclusión de procedimientos de control, instancias de revisión, aportando los antecedentes que dieran cuenta de dichos ajustes.
A su turno, la Municipalidad de San Pedro de Atacama, no emitió pronunciamiento en su oficio de respuesta respecto a las situaciones descritas en este numeral.
No obstante lo anterior, mediante declaración entregada a esta Sede Regional el día 17 de octubre de 2019, la Directora de Administración y Finanzas de esa entidad comunal doña, indicó que hasta esa fecha no se habían realizado arqueos de caja, por lo que sigue existiendo una debilidad sobre las materias relativas al control financiero.
En merito a lo expuesto, y en atención a que la entidad no estableció procedimientos formales que permitan minimizar los riesgos advertidos por esta Sede Regional, corresponde mantener la situación reprochada, debiendo la municipalidad en lo sucesivo establecer las acciones necesarias para mantener un control eficiente e idóneo respecto de las labores que se desarrollan en dicho departamento, velando porque el registro contable y financiero sea reflejado de forma correcta e integra, evitando así errores voluntarios o involuntarios que se puedan originar en el manejo y custodia de sus disponibilidades.
3. Capítulo I, Aspectos de Control Interno, numeral 1.3, segregación de funciones en el Departamento de Tesorería (C): Se constató que la Tesorera Municipal está a cargo de la recaudación de los ingresos municipales, así como también, del registro de los ingresos percibidos en el módulo de tesorería del sistema computacional, Cas-Chile, de la confección del expediente denominado “Resumen de Caja Diaria”, el cual contiene el detalle de los ingresos recaudados y egresos ejecutados durante el día, además de realizar los arqueos de las disponibilidades en dinero o en documentos que se reciben, se encarga de efectuar el respectivo depósito bancario de los recursos de ese municipio y confeccionar las respectivas conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes que tiene esa institución municipal.
Por lo anterior, se solicitó a la Municipalidad de San Pedro de Atacama que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 55, de la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de este Organismo de Control, a fin de evitar que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona, debiendo informar las medidas que adopte al efecto y acreditar su implementación.
En su respuesta, la entidad comunal adjuntó el memorándum N° 6, de 30 de enero de 2019, documento en el cual, el Director de Control indicó que por medio del decreto alcaldicio N° , de 21 de enero de 2019, documento que designaba a una serie de funcionarios que permitieran mantener una mayor segregación de trabajos dentro de la Dirección de Finanzas.
Al respecto, el mentado documento estableció que, don , sería el encargado de la confección las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes municipales, doña
, fue designada como Tesorera Municipal y doña , como encargada de rendiciones, recaudaciones y apoyo administrativo en dicha unidad.
Así las cosas, si bien la entidad tomó medidas sobre la falta de segregación de funciones, de igual forma, es pertinente señalar que el reglamento interno de esa entidad comunal, de noviembre de 2010, no fue modificado, manteniendo dentro de las funciones de tesorería la recaudación de ingresos municipales, el pago de las obligaciones municipales, la confección de las conciliaciones bancarias y la realización de arqueos, por lo que corresponde mantener la observación en todos sus aspectos.
Sobre el particular, la Municipalidad de San Pedro...
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