Informe Final 819-15 Consejo de Defensa del Estado Auditoría a las Adquisiciones de Bienes y Servicios - Noviembre 2015
| Ponente | Para efectos de la presente auditoría se consideró la revisión de un universo conformado por seis adquisiciones de bienes y servicios, , efectuadas durante el período comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 31 de mayo de 2015 por un total de $26.180.442. |
| Fecha de Resolución | 27 de Noviembre de 2015 |
| Emisor | Auditoría Administrativa |
| Servicio | Consejo de Defensa del Estado |
| Número de informe | 819/2015 |
| Tipo de informe | Informe Final de Auditoría |
| Nivel | Central |
INFORME FINAL
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA. ECONOMÍA Y FOMENTO
Consejo de Defensa del Estado
Número de Informe: 819/2015
27 de noviembre de 2015
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
PMET N°
13.421/2015
REF.
N°
230.148/2015
DAA
N°
3.234/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA
M.HACIENDA OF PARTES
01.12.2015 15:39
SANTIAGO,
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0 9 4 3 8 4
Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 819, de 2015, sobre auditoría a las adquisiciones
de bienes y servicios realizadas por el Consejo de Defensa del Estado.
Saluda atentamente a Ud.,
OSVALDO VARGAS ZINCKE
Contralor General Subrogante
AL SEÑOR
, RODRIGO VALDÉS PULIDO
MINISTRO DE HACIENDA
PRESENTE
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ANTECED
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26.111.1927
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ABOGADO
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13.421/2015
REF.
N°
230.148/2015
DAA
N°
3.235/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA
SANTIAGO,
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NOV 15 *O
9 4 3 8 5
Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 819, de 2015, sobre auditoría a las adquisiciones
de bienes y servicios realizadas por el Consejo de Defensa del Estado.
Saluda atentamente a Ud.,
M.HACIENDA OF PARTES
01.12.2015 15:39
AL SEÑOR
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AUDITOR MINISTERIAL
MINISTERIO DE HACIENDA
PRESENTE
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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REMITE INFORME FINAL QUE INDICA
PMET N°
13.421/2015
REF. N°
230.148/2015
Dr
s
N°
3.236/2015
CONSEJO DE DEFENSA
DEL ESTADO
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DIC 2015
RECIBIDO
OFICINA DE PARTES
SANTIAGO,
Z 7. NOV 1 5 *O
94386
Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 819, de 2015, sobre auditoría a las adquisiciones
de Bienes y Servicios realizadas por el Consejo de Defensa del Estado.
Sobre el particular, corresponde que esa
autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y se implementen las acciones
informadas, tendientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que se
verificarán en una próxima visita que practique en esa entidad este Organismo de
Control.
Saluda atentamente a Ud.,
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AL SEÑOR
PRESIDENTE DEL CONSEJO DE DEFENSA DEL ESTADO
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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PMET N°
13.421/2015
REF.
N°
230.148/2015
DAA
N°
3.237/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA
SANTIAGO, 2
7. NOV 1 5 *
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Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 819, de 2015, sobre auditoría a las adquisiciones
de bienes y servicios realizadas por el Consejo de Defensa del Estado.
Saluda atentamente a Ud.,
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Administrativa
AL SEÑOR
JEFE DE UNIDAD AUDITORÍA INTERNA
CONSEJO DE DEFENSA DEL ESTADO
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
PMET N°
13.421/2015
REF.
N°
230.148/2015
DAA
N°
3.238/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA
SANTIAGO,
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Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 819, de 2015, sobre auditoría a las adquisiones
de bienes y servicios realizadas por el Consejo de Defensa del Estado.
Saluda atentamente a Ud.,
ROSA MORALES CAMPOS
Jefe Unidad de Seguirriieíro
División de Auditoria Administrativa
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GENEAL
,1,1),,YA FUENTES
Jefa DiY riGi
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mministrativa
A LA SEÑORA
JEFA DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
PRESENTE
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ANTECED
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PMET N°
13.421/2015
REF.
N°
230.148/2015
DAA
N°
3.239/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA
SANTIAGO,
2 7. NOV 1
5*094389
Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y
fines pertinentes, el Informe Final N° 819, de 2015, sobre auditoría a las adquisiciones
de bienes y servicios realizadas por el Consejo de Defensa del Estado.
Saluda atentamente a Ud.,
SERGIO JIMÉNEZ MERINO
Jefe Unidad Técnica de Control Externo
División
de Auditoría Administrativa
2- DIC. 2015
MIC11M,01 1191
P
FUENTEE,
; GADO
Jefe D;vislón
Ga
Administrativa
AL SEÑOR
JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
y
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
PRESENTE
RTE
ANTECED
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PMET 13.421
UCE N° 4
INFORME FINAL N° 819, DE 2015, SOBRE
AUDITORIA A LAS ADQUISICIONES DE
BIENES Y SERVICIOS REALIZADAS POR
EL CONSEJO DE DEFENSA DEL ESTADO.
SANTIAGO, ,
v
7 110V 213
En cumplimiento del plan anual de
fiscalización de este Organismo de Control para el año 2015, y en conformidad con lo
establecido en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336, de Organización y
Atribuciones de esta Contraloría General, y 54 del decreto ley N° 1.263, de 1975,
Orgánico de Administración Financiera del Estado, se efectuó un programa especial
de fiscalización respecto de las adquisiciones de bienes y servicios efectuadas por el
Consejo de Defensa del Estado, en adelante e indistintamente CDE, en el período
comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el 31 de mayo de 2015.
El equipo que ejecutó el trabajo fue integrado
por los señores Nelson Salazar Vásquez, Walter Medel Salem y José Aldo Salinas
Álvarez, fiscalizadores los dos primeros y supervisor el último.
ANTECEDENTES GENERALES
El decreto con fuerza de ley N° 1, de 1993, del
Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la
Ley Orgánica del Consejo de Defensa del Estado, lo define como un servicio público
descentralizado, dotado de personalidad jurídica, bajo la supervigilancia directa del
Presidente de la República e independiente de los diversos ministerios, y su objeto,
principalmente, es la defensa judicial de los intereses del Estado.
Por su parte, el artículo 3° del citado cuerpo
legal, establece las funciones específicas que le han sido encomendadas a dicho
organismo, entre las que se mencionan las siguientes:
La defensa del Fisco en todos los juicios y en los actos no contenciosos de
cualquier naturaleza, sin perjuicio de la que corresponda, de acuerdo con la ley,
a los abogados de otros servicios públicos y en los juicios que afecten a bienes
nacionales de uso público, cuando dicha acción no corresponda a otros
organismos.
Ejercer la acción penal, tratándose de delitos que pudieren acarrear perjuicios
económicos para el Fisco o entidades del Estado y de aquellos cometidos en el
desempeño de sus funciones o empleos por funcionarios públicos.
AL SEÑOR
OSVALDO VARGAS ZINCKE
CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (S)
PRESENTE
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La supervigilancia de la conducción de la defensa de los procesos a cargo de
los servicios públicos.
La representación del Estado en todos los asuntos judiciales de naturaleza
contencioso administrativa en que la acción entablada tenga por objeto la
anulación de un acto administrativo, cuando así lo acuerde el Consejo.
El ejercicio de la acción civil que nazca de los delitos en que el Consejo haya
sostenido la acción penal, cuando ello sea conveniente para el interés del
Estado.
A su vez, en lo que atañe a su organización, el
artículo 10, del aludido decreto con fuerza de ley, preceptúa que los órganos del
Consejo de Defensa del Estado serán: el Consejo, el Presidente, y los departamentos
de Defensa Estatal y de Defensa de la Ley de Alcoholes, los que tendrán los deberes
y atribuciones indicados en el precitado texto legal.
Dicho lo anterior, y en relación con la materia
en examen, cabe señalar que el CDE debe sujetar su actuar en lo relativo a las
adquisiciones de bienes y servicios, a lo dispuesto en la ley N° 19.886, de Bases
sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y en su
reglamento aprobado mediante el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de
Hacienda.
Cabe precisar que, con carácter confidencial, el
11 de septiembre de 2015, a través del oficio N° 72.261, fue puesto en conocimiento
del Consejo de Defensa del Estado el preinforme de observaciones N° 819, del mismo
año, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que, a su juicio,
procedieran, lo que se concretó mediante el oficio Ord. N° 4.970, de esa anualidad
OBJETIVO
La auditoría tuvo por objeto verificar que las
adquisiciones de bienes efectuadas por el Consejo de Defensa del Estado a través de
las órdenes de compra ID Nos 605-382-SE14, 605-1074-SE14 y 605-407-SE15, sobre
impresión de la Revista de Derecho NOS 30 y 31, compra de insumos computacionales
y mantención de equipos de aire acondicionado, respectivamente; así como la
contratación de servicios mediante las licitaciones públicas ID NOS 605-13-LE15, 605-
48-LE13 y 605-12-LP15, de limpieza de edificios y oficinas en general, de seguridad y
policiales y de gasfitería, calefacción y aire acondicionado, en cada caso, se hayan
realizado según lo previsto en la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos
Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y su reglamento, contenido
en el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, además de verificar su
correcta ejecución.
En tal sentido, determinar si las transacciones
cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran debidamente
documentadas, sus cálculos son exactos y están adecuadamente registradas. Todo lo
anterior, en armonía con la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la
Contraloría General de la República.
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METODOLOGÍA
El trabajo se practicó de acuerdo con la
metodología de auditoría de este Organismo Contralor, con lo dispuesto en la
resolución N° 20, de 2015, que Fija Normas que Regulan las Auditorías Efectuadas
por la Contraloría General de la República, y con los procedimientos de control
aprobados mediante la resolución exenta N° 1.485, de 1996, que Aprueba Normas de
Control Interno, ambas de este origen, considerando los resultados de evaluaciones
de aspectos de control interno respecto de las materias examinadas, determinándose
la realización de pruebas de auditoría en la medida que se consideraron necesarias.
Asimismo, se realizó un examen de las cuentas relacionadas con la materia en
revisión.
Ahora bien, corresponde manifestar que las
observaciones que la Contraloría General formula con ocasión de las fiscalizaciones
que realiza se clasifican en diversas categorías, de acuerdo con su grado de
complejidad. En efecto, se entiende por Altamente complejas/Complejas, aquellas
observaciones que, de acuerdo a su magnitud, reiteración, detrimento patrimonial,
eventuales responsabilidades funcionarias, son consideradas de especial relevancia
por la Contraloría General; en tanto, se clasifican como Medianamente
complejas/Levemente complejas, aquellas que tienen menor impacto en esos criterios.
UNIVERSO Y MUESTRA
Para efectos de la presente auditoría se
consideró la revisión de un universo conformado por seis adquisiciones de bienes y
servicios, efectuadas durante el período comprendido entre el 1 de enero de 2014 y el
31 de mayo de 2015, las que fueron examinadas en un 100%, cuyo detalle consta en
el siguiente cuadro:
ID DE LA
LICITACIÓN O
NÚMERO DE LA
ORDEN DE
COMPRA
ESPECIES ADQUIRIDAS O SERVICIOS
CONTRATADOS
MONTO EGRESOS EN EL PERÍODO
EXAMINADO
UNIVERSO
$
MUESTRA
$
605-48-LE13
Servicio de guardia de seguridad para la sede
central
del
Consejo
de
Defensa
del
Estado,
ubicada en Agustinas N° 1.687, de la comuna de
Santiago.
9.506.077
9.506.077
605-382-SE14
Servicios
de
impresión
Revista
de
Derecho
Nos 30 y 31 del CDE.
4.753.492 4.753.492
605-1074-SE14
Insumos computacionales para stock del servicio.
5.018.873
5.018.873
605-407-SE15
Suministro, instalación y mantención semestral
de 8 equipos de aire acondicionado para
la
Procuraduría Fiscal de Temuco.
6.902.000 6.902.000
605-12-LP15
Servicios de mantención preventiva y correctiva
del
equipamiento
de
aire
acondicionado
en
dependencias del CDE de Santiago, Valparaíso y
Rancagua.
O O
605-13-LE15
Servicio
de
limpieza
de
la
fachada
vidriada
exterior de inmuebles del CDE de Santiago.
O O
TOTAL
26.180.442 26.180.442
___
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En dicho contexto, es importante señalar, que
los servicios adjudicados en las licitaciones públicas ID Nos 605-12-LP15 y 605-13-
LE15 no generaron pagos durante el período revisado.
La información y documentación examinada
en la presente auditoría fue proporcionada por el Consejo de Defensa del Estado y
puesta a disposición de esta Contraloría General entre el 29 de julio y el 2 de
septiembre del presente año.
RESULTADO DE LA AUDITORÍA
El resultado de la auditoría practicada se
presenta a continuación:
I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO
1.
Manual publicado en el Sistema de Información de Compras y Contratación
Pública se encuentra derogado.
El manual de procedimientos de adquisiciones
y contrataciones del Consejo de Defensa del Estado, que se encuentra publicado en
el Sistema de Información de Compras y Contrataciones Públicas, aprobado mediante
la resolución exenta N° 62, de 2010, del CDE, no corresponde a la versión
actualmente vigente del documento, individualizada con el código M.ABS.01,
sancionada por la resolución exenta N° 660, de 2013, de ese origen, que deroga el
anterior.
El hecho descrito implica que el servicio no
está dando cumplimiento a lo establecido en los artículos 4° inciso tercero y 58 del
decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que obligan a las instituciones
públicas a publicar dicho manual y a mantener actualizada la información del sistema,
respectivamente.
En su respuesta, el CDE reconoce que la
versión del citado manual que se encuentra publicada en la página web
www.chilecompra.cl
, no corresponde a aquella actualizada, razón por la cual solicitó a
la Dirección de Compras y Contratación Pública, con fecha 15 de septiembre de 2015,
su publicación en dicha plataforma.
Efectuada la verificación correspondiente en el
precitado sitio web, se da por subsanada la observación.
2.
Plan anual de compras no aprobado formalmente.
Se verificó que los planes anuales de compras
correspondientes a los años 2013 y 2014, publicados en el sitio de internet
www.mercadopublico.cl
, no se aprobaron formalmente, incumpliendo lo dispuesto en
el artículo 3° de la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos
Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado,
en cuanto señala que las decisiones escritas que adopte la Administración se
expresarán por medio de actos administrativos.
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En su respuesta, el servicio indica que adoptó
la decisión de confeccionar un plan de compras, conforme lo previsto en los artículos
98 y siguientes del mencionado decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda,
sin aprobación mediante resolución administrativa previa, en razón de lo señalado en
el artículo 13, de la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos
Administrativos que Rigen los actos de los Órganos de la Administración del Estado,
en cuanto dispone que todo procedimiento "debe desarrollarse con sencillez y
eficacia, de modo que las formalidades que se exijan sean aquellas indispensables
para dejar constancia indubitada de lo actuado y evitar perjuicio para particulares", por
lo cual solo se afectaría la validez del acto cuando el vicio recae en un requisito
esencial, sea por su naturaleza o por mandato del ordenamiento jurídico y genera
perjuicio al interesado.
Además, manifiesta que mediante la
resolución exenta N° 854, de 30 de diciembre de 2014, se aprobó el plan anual de
compras 2015 del Consejo de Defensa del Estado, modificado por la resolución
exenta N° 567, de 15 de septiembre de 2015.
Al respecto, cabe precisar que la
interpretación que el servicio auditado expone en su respuesta, no se ajusta a lo
establecido en el artículo 3°, inciso segundo de la ley N° 19.880, antes citada, como
tampoco al criterio manifestado por la jurisprudencia administrativa de esta Contraloría
General, contenida, entre otros, en los dictámenes Nos 49.746, de 2012, y 81.977 y
20.222, ambos de 2013, que señalan, en lo pertinente, que las autoridades de las
entidades que forman parte de la Administración del Estado, -entre las que se
encuentra el Consejo de Defensa del Estado-, en el ejercicio de sus facultades, deben
expresar formalmente sus decisiones a través de la dictación de los correspondientes
actos administrativos, los cuales, según prescribe el ya citado artículo 3° de la
precitada normativa legal, tomarán la forma de decretos y resoluciones.
En mérito de lo expuesto, y no obstante la
formalización del plan de compras del presente año, la observación debe mantenerse,
debiendo, en lo sucesivo, aprobarse oportunamente dichos instrumentos.
II. EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA
1.
Falta de designación de integrantes de comisión evaluadora.
Se constató que en la licitación pública ID
N° 605-13-LE15, sobre "Servicio de limpieza de la fachada vidriada exterior de
inmuebles del CDE de Santiago", ubicados en calle Agustinas N° 1.687, Huérfanos
N° 1.692 y Morandé N° 322, oficina N° 508, adjudicada a Patricio Humberto Lasnier
Carranza Servicios de Aseo y Mantención Industrial E.I.R.L., por la suma de
$ 4.376.239, IVA incluido, según consta en la resolución exenta N° 228, de 2015, del
CDE, la entidad auditada no designó la comisión evaluadora aludida en el numeral
5.1, de las respectivas bases administrativas, aprobadas mediante la resolución
exenta N° 172, de ese mismo año y origen, donde se establece que "Las ofertas
recibidas serán evaluadas por una Comisión integrada por tres funcionarios del
Consejo de Defensa del Estado, tres de ellos del Subdepartamento Administrativo",
agregando que su conformación "... constará en Resolución Administrativa Exenta,
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que dictará el Jefe del Departamento de Administración General de este Servicio, o su
subrogante legal, de manera previa a la apertura de las ofertas".
No obstante lo anterior, cabe señalar que
existe un informe de evaluación, de fecha 24 de abril de 2015, de las ofertas recibidas
en el proceso concursal en comento, suscrito por el Jefe del Departamento de
Administración General del CDE, donde da cuenta, entre otros aspectos, de la
recepción de las propuestas, su revisión, la asignación de puntajes a los criterios de
evaluación y la recomendación de adjudicar el contrato al proveedor antes
mencionado, por el monto indicado y por los servicios de aseo que deben prestarse en
forma trimestral por un período de 2 años, a contar del mes de junio de 2015.
En su respuesta, el organismo auditado
ratifica la observación planteada y señala que ha instruido a los encargados de
compra de dicha dependencia mediante nota interna N° 156, de 14 de septiembre de
2015, del Jefe del Subdepartamento Administrativo, resguardar el cumplimiento de lo
dispuesto en cada una de las bases de licitaciones del Consejo, particularmente,
acerca de la elaboración de las resoluciones de designación de comisiones
evaluadoras de manera previa a la apertura de las ofertas.
Considerando que la situación objetada
corresponde a hechos consolidados, no susceptibles de regularizar, y que la acción
informada solo producirá efectos futuros, se mantiene la observación formulada.
2.
Demora en la conformación de una comisión de evaluación.
Se verificó que en la reseñada licitación
pública ID N° 605-12-LP15, sobre servicios de mantención preventiva y correctiva del
equipamiento de aire acondicionado en el edificio central del CDE, de la Procuraduría
de la Corte y de la Unidad de Mediación, ubicadas en Agustinas N° 1.687, Morandé
N° 322, oficinas Nos 508 y 509, y calle Estado N° 360, oficinas Nos 701 y 703,
respectivamente, todas de la comuna de Santiago; en la Procuraduría Fiscal de
Valparaíso, situada en Prat N° 772, Valparaíso; y en la Procuraduría Fiscal de
Rancagua, ubicada en Rubio N° 285, Rancagua, la conformación de la comisión de
evaluación se aprobó el 21 de abril de 2015, a través de la resolución exenta N° 208,
del CDE, con posterioridad a la apertura de las ofertas presentadas en dicha
convocatoria, lo que había ocurrido el 17 de ese mes y año, contraviniendo con ello lo
previsto en el numeral 5.1, de las respectivas bases administrativas, sancionadas
mediante la resolución exenta N° 154, de 2015, de ese origen, que indica que "La
conformación definitiva constará en Resolución Administrativa Exenta, que dictará el
Jefe del Departamento de Administración General de este servicio o su subrogante
legal, de manera previa a la apertura de las ofertas".
Asimismo, transgrede el principio de control
consagrado en el artículo 3°, inciso segundo, de la citada ley N° 18.575, y lo dispuesto
en la letra e), sobre vigilancia de los controles, del capítulo III, de las normas
generales, de la citada resolución exenta N° 1.485, de 1996, de este origen, que
señala que los directivos deben vigilar continuamente sus operaciones y adoptar
inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de
actuación contraria a los principios de economía, eficiencia o eficacia.
6
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En su respuesta, el servicio auditado informa,
tal como se señala en el numeral 1, de este capítulo, que ha instruido a los
encargados de compra de dicha unidad mediante nota interna N° 156, de 14 de
septiembre de 2015, del Jefe del Subdepartamento Administrativo, para resguardar el
cumplimiento de lo dispuesto en cada una de las bases de licitaciones del Consejo
respecto a los "Criterios de evaluación y selección de ofertas", con el objeto de
aprobar formalmente en forma previa a la apertura de las ofertas los integrantes de las
comisiones de evaluación.
En consecuencia, sin perjuicio de la medida
anunciada, cuyos resultados se materializarán en el futuro, y dado que la situación
objetada se refiere a hechos consolidados, no susceptibles de regularización, se
mantiene lo observado.
3.
Incumplimiento de los plazos de vigencia y presentación de las garantías.
Se comprobó que la emisión y la entrega de la
garantía de fiel cumplimiento del contrato suscrito con la empresa Klima Distribuidora
y Comercial Térmica Limitada, proveedor adjudicado en la aludida licitación pública
ID N° 605-12-LP15, por los servicios de mantención preventiva y correctiva del
equipamiento de aire acondicionado, no se ajustó a lo establecido en el numeral 6.7,
de las respectivas bases administrativas y técnicas, aprobadas mediante la
individualizada resolución exenta N° 154, de 2015, del Consejo de Defensa del
Estado, y a lo dispuesto en la cláusula sexta del acuerdo de voluntades, aprobado a
través de la resolución exenta N° 388, del año en curso.
En efecto, se constató que la póliza de seguro
N° 215107961, de la Compañía de Seguros de Crédito Continental S.A., presentada
por la empresa adjudicada para caucionar el fiel cumplimiento del contrato, tiene
vigencia hasta el 21 de abril de 2019, plazo que no se condice con el previsto en el
precitado numeral 6.7 de las bases y en la cláusula sexta del acuerdo de voluntades,
en cuanto prevén que dicha caución debía tomarse "... por el período de duración del
contrato aumentado en 60 días hábiles", esto es, hasta el 28 de mayo de 2019,
considerando, como lo indica la cláusula tercera de dicho convenio, que el contrato
tendría una duración de 44 meses a contar del día siguiente a la total tramitación de la
resolución que lo aprueba, lo que aconteció el 29 de junio de 2015.
Enseguida, se verificó que la mencionada
póliza se entregó al CDE el 19 de junio de 2015, según lo acredita el "Formulario
Recepción de Boleta de Garantía" ingresado con el N° 5.909 en la Oficina de Partes
de la institución fiscalizada, en circunstancias que de acuerdo a lo dispuesto en la
referida cláusula sexta, ello debió haber ocurrido a más tardar el 22 de mayo de ese
mismo año, pues allí se indica un plazo no superior a 5 días hábiles para cumplir con
la entrega del instrumento, a partir de la data de suscripción del contrato, lo que
ocurrió el 14 de mayo de esa anualidad.
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ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
Lo anteriormente expuesto, pugna con el
principio de control consagrado en el artículo 3°, inciso segundo, de la aludida ley
N° 18.575, y en la letra e), sobre vigilancia de los controles, de las normas generales,
del capítulo III, de la reseñada resolución exenta N° 1.485, de 1996, de esta
Contraloría General.
En cuanto a la vigencia de la garantía, el
servicio auditado, en su respuesta, indica que se solicitó mediante oficio N° 4.968, de
28 de septiembre de 2015, de ese origen, al proveedor Klima Distribuidora y
Comercial Térmica Limitada la extensión de la vigencia de la póliza de garantía de fiel
cumplimiento del contrato.
Al respecto, se verificó que con fecha 6 de
octubre del año en curso, el precitado proveedor entregó al CDE un documento de la
Compañía de Seguros de Crédito Continental S.A., donde acredita que el plazo de la
garantía se extendió desde el 21 de abril de 2019 hasta el 28 de mayo de la misma
anualidad, garantizándose de esta manera todo el período de vigencia del contrato.
Sobre la entrega extemporánea de la garantía
de fiel cumplimiento de convenio, la entidad auditada responde que revisadas las
bases del proceso licitatorio 605-12-LP15, las cuales, como se ha mencionado, fueron
aprobadas a través de la resolución exenta N° 154, de 2015, constató que existe una
discrepancia entre lo dispuesto en el primer párrafo del numeral 6.7, del pliego de
condiciones y en la cláusula sexta del referido contrato, por lo que de conformidad con
lo dispuesto en el numeral 1.1 "Normas Generales", de las bases administrativas de la
licitación indicada, procederá a modificar el acuerdo de voluntades en lo pertinente, a
fin de sujetarse estrictamente a lo previsto en sus bases, las que no contemplan el
plazo de 5 días hábiles objeto de la presente observación.
Sobre el particular, se comprobó que el CDE
emitió la resolución exenta N° 631, de 16 de octubre del año en curso, mediante la
cual aprobó la modificación de la referida cláusula sexta del contrato conforme a los
términos previstos en el numeral 10, "Modificaciones al Contrato", del referido pliego
de condiciones, el cual no establecía plazos para la presentación del documento de
garantía.
Por lo anteriormente expuesto, este Órgano
de Control da por subsanada la observación en lo relativo al plazo de vigencia de la
garantía de fiel cumplimiento del contrato y a la oportunidad de la entrega de la
respectiva póliza.
4.
Carencia de acreditación del cumplimiento de las obligaciones laborales y
previsionales.
Del examen efectuado, se comprobó que se
pagó al proveedor Manuel Ogando Producciones Publicitarias Limitada la suma de
$ 4.753.492, mediante comprobante de egreso N° 7.913, de 26 de noviembre de
2014, por el servicio de impresión de la Revista de Derecho del CDE ediciones Nos 30
y 31, correspondiente a la orden de compra N° 605-382-SE14, sin que conste que la
entidad auditada le haya exigido documentar que se encontraba al día en el pago de
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
las obligaciones laborales y previsionales, incumpliendo lo dispuesto en el numeral 10
de las bases administrativas de la licitación pública ID N° 605-14-LE14, aprobadas
mediante la resolución exenta N° 228, de esa anualidad, del Consejo, el cual señala,
en lo pertinente, que "Para proceder a los pagos correspondientes, el adjudicatario
deberá acreditar encontrarse al día en el pago de las obligaciones laborales y
previsionales ...", debiendo "... remitir, junto a la factura correspondiente, uno o más
certificados que acrediten encontrarse al día en el pago de dichas obligaciones con
sus trabajadores dependientes".
La circunstancia antes anotada, adquiere
relevancia, toda vez que en conformidad con lo establecido en el artículo 183-B del
Código del Trabajo, la empresa principal, -en la situación de la especie, el Consejo de
Defensa del Estado- "...será solidariamente responsable de las obligaciones laborales
y previsionales de dar que afecten a los contratistas en favor de los trabajadores de
éstos, incluidas las eventuales indemnizaciones legales que correspondan por término
de la relación laboral". Añade, la referida disposición en su inciso tercero, que "El
trabajador, al entablar la demanda en contra de su empleador directo, podrá hacerlo
en contra de todos aquellos que puedan responder de sus derechos...".
En su respuesta, la institución examinada
reconoce que se procedió a pagar la factura del proveedor sin haber recibido el
certificado que acredita el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales;
sin embargo, manifiesta que se trata de un caso excepcional.
En virtud de lo expuesto, considerando que la
situación objetada corresponde a hechos consolidados, no susceptibles de regularizar,
por cuanto el citado contrato se rescilió con fecha 5 de noviembre de 2014, se
mantiene la observación formulada.
5.
Inobservancia del plazo de entrega de los insumos computacionales.
Se verificó que la entrega por parte de la
empresa Edapi S.A. de los insumos computaciones correspondientes a la orden de
compra N° 605-1074-SE14, emitida el 3 de diciembre de 2014, no se ajustó al plazo
de 2 días hábiles contados de la emisión de ese documento, previsto en el artículo 1°,
de la resolución exenta N° 774, de igual fecha, del CDE, que autorizó la contratación
directa de esa firma, toda vez que la recepción de las especies se realizó de forma
fraccionada en distintas fechas a contar del día 23 de ese mismo mes y año, y hasta
el 18 de marzo de 2015, esto es, el requerimiento se completó una vez transcurridos
73 días hábiles después de la emisión de la orden de compra.
Lo expuesto, no armoniza con el principio de
control consagrado en el artículo 3°, inciso segundo, de la citada ley N° 18.575, y con
lo dispuesto en la letra e), sobre vigilancia de los controles, del capítulo III, de las
normas generales, de la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de este origen, ya
mencionada.
9
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
El servicio fiscalizado, en su respuesta, indica
que el Subdepartamento Administrativo ha generado un formulario de "Recepción de
Existencias", y que se instruyó a la encargada de bodega a través de nota interna
N° 148, de 25 de agosto de 2015, del Jefe del Subdepartamento Administrativo, la
utilización de tal documento para tener un mejor control de los plazos de entrega de
los bienes y servicios que se van adquiriendo.
Atendido que la medida anunciada no se ha
concretado y que la situación objetada corresponde a hechos consolidados, no
susceptibles de regularización, se mantiene lo observado.
6.
Falta de acreditación de la recepción de muestras que debían presentar los
oferentes.
En la revisión efectuada, se comprobó que no
existe constancia de la fecha en que fueron recibidos en el CDE los sobres con las
muestras de impresión de los oferentes Grafhika Copy Center y Manuel Ogando
Producciones Publicitarias Limitada, en la licitación pública ID N° 605-14-LE14, para el
servicio de impresión de la Revista de Derecho ediciones NOS 30 y 31, cuya carencia
impide verificar el cumplimiento del plazo estipulado en el numeral 2.2, de las bases
técnicas del referido proceso concursal, sancionadas mediante la resolución exenta
N° 228, de 2014, del Consejo de Defensa del Estado, el cual vencía el 2 de mayo de
ese año, a las 15:30 horas, y por ende, determinar si a dichas propuestas les aplicaba
lo preceptuado en esa misma disposición, en cuanto a que la falta de entrega de las
mismas habilitaría al CDE para declarar inadmisible las ofertas.
Lo descrito no se condice con el principio de
control consagrado en el artículo 3°, inciso segundo, de la citada ley N° 18.575, y lo
dispuesto en la reseñada letra e), sobre vigilancia de los controles, del capítulo III, de
las normas generales, de la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de este origen, ya
anotada.
Cabe señalar, que la empresa Manuel
Ogando Producciones Publicitarias Limitada, resultó adjudicada en la referida
licitación, por la suma de $ 5.997.600, IVA incluido.
La entidad fiscalizada, en su respuesta,
manifiesta que el Subdepartamento Administrativo elaboró un formulario para
acreditar la recepción de muestras entregadas por los proveedores, el cual será
completado por los encargados de compra del CDE responsables de los procesos
licitatorios y firmados por el receptor de la muestra.
Por lo tanto, sin perjuicio de la medida
anunciada por el Consejo cuyos efectos se concretarán en el futuro y considerando
que la situación objetada corresponde a hechos consolidados, no susceptibles de
regularizar, se mantiene la observación formulada.
10
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
7.
Falta de publicación de antecedentes en trato directo y aprobación de los
términos de referencia.
Se verificó que en la página web
www.mercadopublico.cl
, no aparecen publicados los términos de referencia y la
cotización entregada por el proveedor en el trato directo, ID N° 605-1074-SE14,
aprobado por la resolución exenta N° 774, de 2014, del CDE, lo cual no se condice
con lo dispuesto en el artículo 57, letra d), números 2 y 3, del aludido decreto N° 250,
de 2004, del Ministerio de Hacienda, que determina la documentación que se debe
publicar en el Sistema de Información de Compras y Contrataciones Públicas.
Por otra parte, si bien la entidad auditada
proporcionó a este Órgano de Control los términos de referencia de dicha adquisición,
no existe evidencia de su aprobación por parte del servicio, condición exigida en la
letra d) numeral 2, del citado artículo 57.
Lo indicado también contraviene el principio
de control consagrado en el artículo 3°, inciso segundo, de la citada ley N° 18.575, y lo
dispuesto en la letra e), sobre vigilancia de los controles, del capítulo III, de las normas
generales, de la resolución exenta N° 1.485, de 1996, de esta Entidad Fiscalizadora.
En su respuesta, el servicio auditado señala
que actualmente la entidad incorpora en las resoluciones aprobatorias de tratos
directos los términos de referencia y en las mismas hace mención a la cotización
presentada por el proveedor contratado, sin pronunciarse acerca de su publicación.
No obstante lo anterior, se constató la
publicación de los términos de referencia y de las cotizaciones de los proveedores en
el portal www.mercadopublico.cl
, por tanto se subsana la objeción en este aspecto; sin
embargo, se mantiene en lo relativo a la falta de aprobación de los términos de
referencia para la adquisición por trato directo ID N° 605-1074-SE14.
8.
Falta de fundamento para requerir en un trato directo cotización solo a una
empresa.
Se comprobó que la reseñada resolución
exenta N° 774, de 2014, que aprueba el trato directo con la empresa Edapi S.A., para
la adquisición de insumos computacionales para impresoras, ID N° 605-1074-SE14,
por un monto total de $ 5.018.873, no adjunta antecedentes que acrediten que esa
firma comercial era el único proveedor de las especies requeridas, las cuales, según
lo dispuesto en el Considerando N° 2, de dicho acto administrativo "... deben ser
obligatoriamente compatibles con el equipamiento informático que posee actualmente
el Servicio, a objeto de obtener un mayor rendimiento y no perder la garantía de
éstos", condición indispensable para recurrir a la contratación directa conforme a lo
prevenido en el artículo 10 N° 7 letra g), del individualizado decreto N° 250, de 2004,
del Ministerio de Hacienda, que establece esa modalidad de adquisición.
11
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
La situación descrita no se condice con el
principio de libre concurrencia de los oferentes consagrado en el artículo 9°, de la
mencionada ley N° 18.575, puesto que, tal como lo ha manifestado la jurisprudencia
administrativa de esta Contraloría General, entre otros, en los dictámenes NOS 94.761,
de 2014, y 55.563, de 2015, cualquiera sea la causal en que se sustente un eventual
trato directo, al momento de invocarla, no basta la sola referencia a las disposiciones
legales y reglamentarias que lo fundamenten, sino que, dado su carácter excepcional,
se requiere una demostración efectiva y documentada de los motivos que justifican su
procedencia, debiendo acreditarse de manera suficiente la concurrencia simultanea de
todos los elementos que configuran las hipótesis contempladas en la normativa cuya
aplicación se pretende, lo que no ha tenido lugar en la especie.
En su respuesta, el servicio fiscalizado señala
que la razón que fundamenta la contratación objetada fue el término del convenio
marco ID N° 2239-23-LP09, denominado "Convenio Marco de Suministros de
Impresora" y que los insumos a adquirir debían ser obligatoriamente compatibles con
el equipamiento informático que posee el CDE, a objeto de obtener un mayor
rendimiento de los mismos y no perder la garantía de los equipos de impresión, por lo
que se contrató con la empresa Edapi S.A., anterior adjudicataria de la licitación de
dicho convenio marco.
De acuerdo con los nuevos antecedentes
proporcionados por el servicio auditado donde constan las cotizaciones de otros dos
proveedores para adquirir los insumos computacionales, este Organismo de Control
levanta la observación formulada.
9.
Evaluación de propuesta sin contar con los antecedentes que respalden la
experiencia de integrante del equipo de trabajo.
Se constató que en la propuesta presentada
por la empresa Klima Distribuidora y Comercial Térmica Limitada, única declarada
admisible en la singularizada licitación pública ID N° 605-12-LP15, no figura
acreditada la experiencia de 4 años del "Encargado Técnico Residente" que integra el
equipo propuesto para realizar el trabajo, condición necesaria para haber obtenido el
máximo puntaje de evaluación establecido en el numeral 5.1.11 letra b), de las
respectivas bases administrativas, aprobadas por la citada resolución exenta N° 154,
de 2015, del CDE, por cuanto el expediente presentado por la entidad interesada solo
adjunta el anexo establecido en las bases y el currículo de dicho encargado, sin
acompañar los certificados o contratos que respalden sus antecedentes académicos
y/o laborales.
En su respuesta, el organismo auditado
informa que la comisión evaluadora producto de un error involuntario omitió la
acreditación de experiencia del denominado "Encargado Técnico Residente"; sin
embargo, agrega que para regularizar la situación solicitó a la empresa Klima
Distribuidora y Comercial Térmica Limitada el certificado de título que acredita las
capacidades de dicho trabajador.
En atención a los nuevos antecedentes
proporcionados por la entidad, la situación objetada se da por subsanada.
12
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
10. Carencia de publicación en el portal de compras públicas de la resolución que
aprueba el término anticipado de contrato.
Se comprobó que la resolución exenta N° 863,
de 2014, de la entidad auditada, que autoriza la resciliación del contrato de servicios
de impresión de la Revista de Derecho del CDE, ediciones N" 30 y 31, suscrito con el
proveedor Manuel Ogando Producciones Publicitarias Limitada y aprobado por la
resolución exenta N° 300, de ese mismo año, correspondiente a la aludida licitación
pública ID N° 605-14-LE14, no se encuentra publicada en el sitio
www.mercadopublico.cl
, incumpliendo lo establecido en el numeral 8, de las
respectivas bases administrativas, sancionadas mediante la resolución exenta N° 228,
de 2014, y en el artículo 79, del anotado decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de
Hacienda, que señala que "Las resoluciones o decretos que dispongan la terminación
anticipada del contrato definitivo o su modificación, deberán ser fundadas y deberán
publicarse en el Sistema de Información, a más tardar dentro de las 24 horas de
dictadas, salvo que concurra alguna de las situaciones señaladas en el Artículo 62 del
Reglamento".
En su respuesta, la entidad fiscalizada señala
que ha publicado en el portal www.mercadopublico.cl
la resolución exenta N° 863, de
31 de diciembre de 2014, del CDE, que aprueba el término anticipado del contrato.
Al respecto, se verificó la publicación de la
referida resolución en el señalado portal y, en consecuencia, este Órgano Contralor da
por subsanada la observación.
III. EXAMEN DE CUENTAS
Del examen efectuado a la muestra en
análisis, se constató que el pago del servicio de guardia de seguridad para la sede
central del Consejo de Defensa del Estado, ubicada en Agustinas N° 1.687, de la
comuna de Santiago, proporcionado por la empresa Humantec Security Limitada (ex
Servicios de Seguridad Integral Limitada) desde enero de 2014 a mayo de 2015,
correspondientes al contrato aprobado mediante la resolución exenta N° 940, de 2013,
del CDE, adjudicado en la licitación pública ID N° 605-48-LE13, no cuenta con el "Acta
o Informe de Recepción Conforme" suscrita por el Jefe del Subdepartamento
Administrativo de la entidad auditada, o su subrogante legal, por cada mes de
prestación de los servicios, lo cual no se ajusta a lo dispuesto en los incisos primero y
cuarto de la cláusula sexta del referido acuerdo de voluntades, que encomienda a
dicha jefatura la calidad de contraparte técnica frente a la prestadora, la coordinación
y supervisión requerida para asegurar el pleno alcance de los objetivos del convenio y
controlar el cumplimiento efectivo de las labores o servicios ejecutados y la recepción
conforme de ellos.
En el siguiente cuadro se presenta el detalle
de las operaciones comprometidas:
13
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
PERÍODO SERVICIO DE
GUARDIA DE SEGURIDAD
FACTURA
COMPROBANTE DE EGRESO
MES
AÑO
NÚMERO
FECHA
NÚMERO
FECHA
MONTO
$
Enero
2014
12
31-01-2014
1106
24-02-2014
559.181
Febrero
2014
18
28-02-2014
1931
27-03-2014
559.181
Marzo
2014
26
31-03-2014
2517
23-04-2014
559.181
Abril
2014
31
30-04-2014
3048
15-05-2014
559.181
Mayo
2014
50
30-05-2014
3912
19-06-2014
559.181
Junio
2014
53
30-06-2014
4483
11-07-2014
559.181
Julio
2014
67
30-07-2014
5172
11-08-2014
559.181
Agosto
2014
74
30-08-2014
6105
16-09-2014
559.181
Septiembre
2014
85
30-09-2014
6798
16-10-2014
559.181
Octubre
2014
96
30-10-2014
7610
18-11-2014
559.181
Noviembre
2014
110
30-11-2014
8703
23-12-2014
559.181
Diciembre
2014
122
18-12-2014
8813
26-12-2014
559.181
Enero
2015
143
02-02-2015
994
23-02-2015
559.181
Febrero
2015
157
01-03-2015
1491
16-03-2015
559.181
Marzo
2015
178
10-04-2015
2322
21-04-2015
559.181
Abril
2015
189
01-05-2015
3234
28-05-2015
559.181
Mayo
2015
203
01-06-2015
3596
15-06-2015
559.181
TOTAL
9.506.077
Fuente: Comprobantes de egreso del CDE.
La situación expuesta, vulnera, además, lo
dispuesto en el numeral 3.1, de la resolución N° 759, de 2003, que Fija Normas de
Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, de esta Contraloría General, en cuanto a
la documentación constitutiva de la rendición de cuentas, y en la letra a), sobre
documentación, de las normas específicas, del capítulo III, de la resolución exenta
N° 1.485, de 1996, de este origen, antes anotada, que indica que "La documentación
sobre transacciones y hechos significativos debe ser completa y exacta y facilitar el
seguimiento de esta y de la información concerniente, antes, durante y después de su
realización".
En su respuesta, la entidad examinada
expresa que en los comprobantes de egresos correspondientes a los pagos
efectuados a la empresa Humantec Security Limitada, se adjunta el documento
emitido por la Jefa de la Oficina de Partes del CDE, quien certifica la recepción
conforme de los servicios prestados mensualmente por la adjudicataria, en atención a
que de acuerdo a lo establecido en el párrafo cuarto de la letra c), de las bases
técnicas de la licitación pública ID N° 605-48-LE12, aprobadas por la reseñada
resolución exenta N° 720, de 2013, el cual señala que "Las labores del guardia serán
en la Oficina de Partes del Servicio".
Añade, que a partir del mes de agosto del año
en curso está adjuntando a dichos desembolsos el acta de recepción firmada por el
Jefe del Subdepartamento Administrativo.
Sobre el particular, es preciso señalar que si
bien existe un reporte en el cual se acredita la recepción conforme del servicio
encomendado a Humantec Security Limitada, por parte de la Jefa de la Oficina de
Partes de la entidad auditada, dicha aprobación no se encuentra acorde con lo
establecido en los incisos primero y cuarto de la cláusula sexta del contrato.
14
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
En consecuencia, no obstante que el CDE ha
regularizado la situación a contar del mes de agosto del presente año adjuntando a los
comprobantes de egreso el acta respectiva en conformidad a lo establecido en el
citado contrato, la situación planteada corresponde a un hecho consolidado, no
susceptible de corregir, por lo que corresponde mantener la observación formulada.
CONCLUSIONES
Atendidas las consideraciones expuestas
durante el desarrollo del presente trabajo, el Consejo de Defensa del Estado ha
aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar parte de las
observaciones planteadas en el preinforme de observaciones N° 819, de 2015.
En efecto, la observación señalada en el
capítulo II, examen de la materia auditada, numeral 8, sobre la falta de fundamento
para requerir en un trato directo cotización solo a una empresa, se levanta al tenor de
los antecedentes proporcionados por la entidad auditada.
A su vez, las observaciones señaladas en los
capítulos I, aspectos de control interno, numeral 1, manual de compras publicado en el
Sistema de Información de Compras y Contratación Pública se encuentra derogado; II,
examen de la materia auditada, numerales 3, incumplimiento de los plazos de vigencia
y presentación de las garantías, 7, falta de publicación de antecedentes en trato
directo y aprobación de los términos de referencia, en lo concerniente a la publicación
de los términos de referencia y de las cotizaciones, 9, evaluación de propuesta sin
contar con los antecedentes que respalden la experiencia de integrante del equipo de
trabajo, y 10, carencia de publicación en el portal de compras públicas de la resolución
que aprueba el término anticipado de contrato, se dan por subsanadas, considerando
las explicaciones y antecedentes aportados por el servicio fiscalizado.
Respecto de aquellas observaciones que se
mantienen, la entidad auditada deberá adoptar medidas con el objeto de dar estricto
cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que rigen la materia en examen,
entre las cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:
1.
En cuanto a lo indicado en el capítulo I,
numeral 2, sobre planes anuales de compras años 2013 y 2014 no aprobados
formalmente (C)
1
, el CDE deberá, en lo sucesivo, emitir oportunamente los actos
administrativos que aprueben tales documentos, lo que será revisado en una futura
fiscalización.
C: Observación compleja, Falta de revisión de operaciones, procesos y actividades.
15
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
2.
Sobre lo planteado en el capítulo II,
numerales 1, falta de designación de integrantes de comisión evaluadora (MC)
2
; 2,
demora en la conformación de una comisión de evaluación (MC)
3
; y 4, carencia de
acreditación del cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales (0)
4
; la
entidad fiscalizada, en lo sucesivo, deberá ceñirse estrictamente a lo establecido en
las bases administrativas y técnicas que rijan los respectivos procesos concursales,
en armonía con lo establecido en la ley N° 19.886 y en el decreto N° 250, de 2004, del
Ministerio de Hacienda, lo que se verificará en una futura auditoría.
En relación con el numeral 5 del mismo
capítulo, sobre inobservancia del plazo de entrega de los insumos computacionales
(C)
5
, el servicio examinado deberá, de acuerdo a lo comprometido, implementar el
formulario "Recepción de Existencias" para llevar el control de los plazos de entrega
de los bienes y servicios que se adquieran, cuyo cumplimiento será comprobado en
una próxima fiscalización.
Acerca de lo indicado en el numeral 6 del
referido capítulo, falta de acreditación de la recepción de muestras que debían
presentar los oferentes (0)
6
, el Consejo deberá llevar a cabo las medidas anunciadas,
en cuanto a elaborar y utilizar un formulario para acreditar la recepción de las
muestras entregadas por los proveedores dentro del marco de los procesos
licitatorios, lo que se verificará en una futura auditoría.
Referente al numeral 7, falta de publicación de
antecedentes de trato directo (MC)
7
, en lo que respecta a la carencia de aprobación
de los términos de referencia de la adquisición por trato directo ID N° 605-1074-SE14,
la entidad deberá acatar lo establecido en el artículo 57, letra d), numeral 2, del
decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, e informar sobre su
cumplimiento en el plazo de 60 días hábiles a contar de la recepción del presente
informe.
3.
En lo que atañe al capítulo III, examen
de cuentas, sobre inexistencia de acta y/o informe de recepción conforme de los
servicios prestados (MC)
8
, el CDE deberá, en lo sucesivo, ajustarse a lo dispuesto en
los respectivos contratos, lo que se comprobará en una próxima visita de fiscalización.
Finalmente, en relación con las observaciones
que se mantienen, el Consejo de Defensa del Estado deberá remitir el "Informe de
Estado de Observaciones", de acuerdo al formato adjunto en el Anexo, en un plazo
máximo de 60 días hábiles, a contar de la recepción del presente oficio, informando
las medidas adoptadas, el avance de sus acciones y acompañando los antecedentes
de respaldo respectivos.
2
MC: Observación medianamente compleja, incumplimiento de procedimientos que dicta la normativa.
3
MC: Observación medianamente compleja, incumplimiento de plazos de licitación.
4
C: Observación compleja, falta de documentación de respaldo.
5
O: Observación compleja, incumplimiento de convenios o contratos.
6
C: Observación compleja, licitaciones adjudicadas a oferentes que no se ajustan a las bases.
MC: Observación medianamente compleja, incumplimiento de procedimientos que dicta la normativa.
8
MC: Observación medianamente compleja, incumplimiento de convenios o contratos.
16
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
ÁREA HACIENDA, ECONOMÍA Y FOMENTO
Transcríbase al Ministro de Hacienda, al
Auditor Ministerial de esa Cartera de Estado, al Presidente del Consejo de Defensa
del Estado y al Jefe de la Unidad Auditoría Interna de dicha entidad, y a las unidades
'2
7
de Seguimiento y Técnica de Control Externo, ambas de la División de Auditoría
Administrativa de esta Contraloría General.
Haciende, Economia y Fomento
17
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