Informe Final 76-14 Municipalidad de San Jose de Maipo - Auditoria Al Macroproceso de Adquisiciones y Abastecimiento - Marzo 2015
| Ponente | De acuerdo con los antecedentes proporcionados por la entidad fiscalizada, durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2013, el monto total de los egresos desembolsados por concepto de adquisiciones de bienes y servicios de consumo y, arriendos y leasing, efectuados por contrataciones directas, alcanzó la cantidad... |
| Fecha de Resolución | 6 de Marzo de 2015 |
| Emisor | Municipalidades |
| Servicio | Municipalidad de San Jose de Maipo |
| Número de informe | 76/2014 |
| Tipo de informe | Informe Final de Auditoría |
| Nivel | Central |
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
ÁREA AUDITORÍA 2
INFORME FINAL
Municipalidad de San José de Maipo
Número de Informe: 76/2014
06 de marzo de 2015
www.contraloria.c1
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
PMET. N°: 16.005/2014
DMSAI. N°:
2.495/2014
REF
N°: 250.487/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA
SANTIAGO, O 6. MAR
15
*O 17 918
Adjunto, remito a Ud., copia del Informe
Final N° 76, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de
adquisiciones y abastecimiento, en la Municipalidad de San José de Maipo.
Sobre el particular, corresponde que esa
autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada
caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Aspectos que
se verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo
de Control.
Saluda atentamente a Ud.,
JIS
ORDE D CON 0R GENERA
ARIA ISABEL
cpall
MALLE(
ABOGADO
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AL SEÑOR
ALCALDE DE LA
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE MAIPO
PRESENTE
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
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SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA AUDITORÍA 2
PMET N°: 16.005/2014
DMSAI N°:
2.495/2014
REF N°: 250.487/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO, O 6. MAJI 1 5
* O 1 7 9 19
Adjunto, remito a Ud., copia del Informe Final
N° 76, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de
adquisiciones y abastecimiento, efectuada en la Municipalidad de San José de Maipo.
Saluda atentamente a Ud.,
AL SEÑOR
DIRECTOR DE CONTROL
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE MAIPO
PRESENTE
KTE
ANTECED
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA AUDITORÍA 2
PMET N°: 16.005/2014
DMSAI N°:
2.495/2014
REF N°: 250.487/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO, 0 6. MAEi 1 5
*0 1 7 9 2 O
Adjunto, sírvase encontrar copia del Informe
Final N° 76, de 2014, de esta Contraloría General, con el fin de que, en la primera
sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva
ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo.
Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta
Contraloría General, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el
cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión.
Saluda atentamente a Ud.
AL SEÑOR
SECRETARIO MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE MAIPO
PRESENTE
RTE
ANTECED
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
vi
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA AUDITORÍA 2
PMET N°: 16.005/2014
DMSAI N°:
2.495/2014
REF N°: 250.487/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO, O 6. MAR 5 *017921
Adjunto, remito a Ud., copia del Informe Final
N° 76, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de
adquisiciones y abastecimiento, efectuada en la Municipalidad de San José de Maipo.
Saluda atentamente a Ud.,
A LA SEÑORITA
JEFE UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
PRESENTE
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DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
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ÁREA AUDITORÍA 2
PMET N°:
16.005/2014
DMSAI N
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2.495/2014
REF
N°:
250.487/2014
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
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*017927;
Adjunto, remito a Ud., copia del Informe Final
N° 76, de 2014, debidamente aprobado, sobre auditoría al macroproceso de
adquisiciones y abastecimiento, efectuada en la Municipalidad de San José de Maipo.
Saluda atentamente a Ud.,
AL SEÑOR
JEFE UNIDAD DE SEGUIMIENTO
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PRESENTE
1
RTE
I ANTECED
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PMET. N°: 16.005./2014
REF. N°: 250.487/2014
DMSAI. N°:
2.495/2014
INFORME FINAL N° 76, DE 2014, SOBRE
AUDITORÍA AL MACROPROCESO DE
ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO, EN
LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE
MAI PO.
SANTIAGO,
0 6 MAR.
2015
ANTECEDENTES GENERALES
En cumplimiento del plan anual de
fiscalización de esta Contraloría General para el año 2014, y en conformidad con lo
establecido en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336, de Organización y
Atribuciones de la Contraloría General de la República, y el artículo 54 del decreto ley
N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, se efectuó una
auditoría al macroproceso de adquisición y abastecimiento en la Municipalidad de San
José de Maipo. El equipo que ejecutó la fiscalización fue integrado por la señorita
Magdalena Orellana Antilef, el señor Carlos Yáñez De la Melena y la señora
Jacqueline Airaldi Correa, auditores y supervisora, respectivamente.
La Municipalidad de San José de Maipo es
una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio
propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar
su participación en el progreso económico, social y cultural de la comuna, según
dispone el artículo 1° de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.
Dicha entidad está constituida por el Alcalde,
que es su máxima autoridad, quien ejerce la dirección y administración superior y la
supervigilancia de su funcionamiento, y por el concejo municipal, órgano de carácter
normativo, resolutivo y fiscalizador, encargado de hacer efectiva la participación de la
comunidad local y de ejercer las atribuciones que señala la precitada ley.
Cabe precisar que, con carácter confidencial,
mediante oficio N° 93.007, de 1 de diciembre de 2014, fue puesto en conocimiento del
Alcalde de la Municipalidad de San José de Maipo, el preinforme de observaciones
N° 76, de 2014, con la finalidad de que formulara los alcances y precisiones que a su
juicio procedieran, lo que se concretó por oficio N° 1030/2014, de 23 de diciembre de
la referida anualidad.
AL SEÑOR
RAMIRO MENDOZA ZÚÑIGA
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PRESENTE
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E INSPECCIÓN
ÁREA DE
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OBJETIVO
La fiscalización tuvo por finalidad verificar que
el municipio efectúe sus adquisiciones según lo previsto en la ley N° 19.886, de Bases
sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y su
reglamento, contenido en el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, así
como la procedencia de los gastos efectuados por la Municipalidad de San José de
Maipo, correspondientes al subtítulo 22, bienes y servicios de consumo, ítem 01,
alimentos y bebidas; ítem 02, textiles, vestuario y calzado; ítem 04, materiales de uso
o consumo; ítem 06, mantenimiento y reparaciones; ítem 07, publicidad y difusión;
ítem 09, asignaciones 003 y 005, arriendo de vehículos, máquinas y equipos. Lo
anterior, durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de
2013.
La auditoría tuvo por fin determinar si las
transacciones cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran
debidamente documentadas, sus cálculos son exactos y están adecuadamente
registradas. Todo lo anterior, en concordancia con la Ley de Organización y
METODOLOGÍA
El examen se practicó de acuerdo con la
Metodología de Auditoría de este Organismo Superior de Control y los procedimientos
de control aprobados mediante resoluciones exentas
Nos
1.485 y 1.486, ambas de
1996, considerando resultados de evaluaciones de control interno respecto de las
materias examinadas, determinándose la realización de pruebas de auditoría en la
medida que se estimaron necesarias. Asimismo, se practicó un análisis de las cuentas
de gastos relacionadas con la materia en revisión.
UNIVERSO Y MUESTRA
De acuerdo con los antecedentes
proporcionados por la entidad fiscalizada, durante el período comprendido entre el 1
de enero y el 31 de diciembre de 2013, el monto total de los egresos desembolsados
por concepto de adquisiciones de bienes y servicios de consumo y, arriendos y
leasing, efectuados por contrataciones directas, alcanzó la cantidad de
$ 87.146.832.-. A su turno, los gastos asociados a los 28 procesos licitatorios llevados
a cabo por la entidad, durante el año 2013, ascendieron a $ 19.929.163.-.
Las partidas por adjudicaciones mediante trato
directo, sujetas a revisión, se determinaron analíticamente, considerando para tal
efecto las transacciones superiores a $ 100.000.-, revisándose un total de
$ 84.716.688.-, que representa el 97,21%, del universo antes identificado. Asimismo,
el examen de las licitaciones públicas se realizó sobre aquellas que generaron
desembolsos durante el año 2013, por la suma de $ 8.013.140.-, correspondiente a
cuatro (4), seleccionadas por lo significativo de su monto, lo que equivale al 40% del
gasto antes citado.
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El
total
examinado
se
consigna
pormenorizadamente a continuación:
MATERIA ESPECÍFICA
UNIVERSO
MUESTRA
TOTAL
EXAMINADO
$
N°
$
N°
$
Adquisiciones y
Abastecimiento
87.146.832
158
84.716.688
115
84.716.688
Licitaciones públicas
19.929.163
28
8.013.140
4
8.013.140
Total
107.075.995
186
92.729.828
119
92.729.828
Fuente: elaboración propia en base a la información proporcionada por el Alcalde mediante ordinario N° 370, de 23
de mayo de 2014.
La información utilizada fue proporcionada por
el Encargado de la Dirección de Administración y Finanzas y puesta a disposición de
esta Contraloría General, el 19 de noviembre de 2014.
RESULTADO DE LA AUDITORÍA
Del examen practicado, se determinaron las
siguientes situaciones:
I.
ASPECTOS DE CONTROL INTERNO
El estudio de la estructura de control interno y
de sus factores de riesgo permitió obtener una comprensión del entorno en que se
ejecutan las operaciones, del cual se desprende lo siguiente:
1.-
La estructura y organización interna de la
Municipalidad de San José de Maipo, se encuentra contenida en el reglamento interno
sancionado por decreto alcaldicio
N°
176, de 21 de abril de 2009, el cual establece las
funciones generales y específicas asignadas a las distintas unidades involucradas en
la gestión municipal.
2.-
Respecto a los sistemas informáticos, se
constató que ese municipio, con fecha 11 de agosto de 2007, suscribió un convenio
de colaboración para el fortalecimiento municipal con la Subsecretaría de Desarrollo
Regional y Administrativo, sancionado por decreto exento
N°
286, de 5 de septiembre
de igual anualidad.
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Dicho acuerdo fue aprobado mediante la
resolución exenta N° 1.393, de 11 de julio de 2007, de ese organismo, que aprueba
convenios de colaboración para el fortalecimiento municipal con las Municipalidades
de Alhué, María Pinto, San José de Maipo y Vicuña.
En virtud de lo anterior, se advirtió que con
fecha 16 de noviembre de 2007, esa entidad comunal recepcionó la implementación
de las siguientes aplicaciones, a saber: Contabilidad Gubernamental, Tesorería
Municipal, Órdenes de Ingreso y Conciliación Bancaria.
Sobre el particular, se determinó que esa
entidad no dispone de un sistema computacional para los procesos de adquisiciones y
abastecimiento, y presupuesto, según lo informó, el Encargado de la Dirección de
Administración y Finanzas, en certificado N° 25, de 17 de octubre de 2014.
Lo anteriormente señalado no se encuentra en
armonía con lo dispuesto en el artículo 3°de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional
de Bases Generales de la Administración del Estado, respecto de los principios de
eficiencia, eficacia y control.
El Alcalde en su respuesta señala que,
además de los sistemas informáticos ya mencionados, se han ido añadiendo con
recursos propios, nuevas aplicaciones de tales sistemas, entre las cuales figuran:
Permisos de Circulación, Patentes Comerciales, Juzgados de Policía Local,
Remuneraciones y Activo Fijo.
Agrega además que, se proyecta para el año
2015, incorporar a lo menos, las aplicaciones de Recursos Humanos y de
Adquisiciones y Abastecimiento.
Ahora bien, de acuerdo a lo expuesto por la
autoridad, se mantiene la situación advertida, hasta que no se concrete la acción
dispuesta, lo que será verificado en una auditoría de seguimiento.
3.- Por otra parte, se estableció que esa
municipalidad cuenta con un departamento de control, de carácter unipersonal,
conforme lo dispuesto en los artículos 15 y 17 de la aludida ley N° 18.695, el que está
a cargo de la funcionaria señora Ana Loyola Rojas, de la planta municipal, escalafón
jefatura, grado 11° E.U.M, quien actúa como subrogante desde el 1° de febrero de
2008, acorde lo consignado en el decreto exento N° 75, de 4 de febrero de ese mismo
año.
Enseguida, en lo que se refiere a la calidad
jurídica de la encargada del mencionado departamento, cabe señalar que, se verificó
por este Organismo de Control, que la planta de personal de ese municipio, no
contempla un cargo nominativo para la jefatura del referido departamento, unidad que
figura en el Reglamento Municipal sobre Manual de Organización y Funciones de ese
municipio, sancionado mediante decreto alcaldicio N° 176, de 2009, así como en su
organigrama.
Al respecto, es menester recordar lo dispuesto
en el artículo 6°, inciso segundo, de la ley N° 18.883, sobre Estatuto Administrativo
para Funcionarios Municipales, en cuanto establece que son subrogantes aquellos
funcionarios que entran a desempeñar el empleo del titular o suplente, por el sólo
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ministerio de la ley, cuando éstos se encuentren impedidos de desempeñarlo por
cualquier causa.
Sin embargo, en la especie, no existía titular ni
suplente ausente en el cargo al cual se pudiera subrogar, resultando improcedente
nombrar a un suplente al respecto, considerando, además, que la subrogación opera
de pleno derecho no requiriendo acto administrativo que lo disponga.
De este modo, para efectos de proveer el
empleo en cuestión, el anotado municipio debió tener en consideración lo manifestado
en los dictámenes Nos 62.312, de 2004, y 77.145, de 2013, de este Ente Fiscalizador,
entre otros, que establecen que cuando el cargo de jefe de la unidad de control no se
encuentra nominado en forma específica en la respectiva planta municipal, no
obstante contemplarse en la estructura orgánica, se le asignarán las pertinentes
funciones a algún servidor que cuente con el nivel educacional que el artículo 12 de la
ley N° 19.280 exige para el ingreso y promoción en la planta de directivos o jefaturas,
según corresponda.
Ahora bien, en la actualidad, rigen sobre la
materia las modificaciones introducidas durante el año en curso por la ley N° 20.742 a
la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, en cuanto su nuevo
artículo 16 establece, en lo que interesa, que la organización interna de las
municipalidades deberá incluir, a lo menos, las unidades que indica, entre ellas la de
control, precisando que aquellas municipalidades cuyas plantas funcionarias no
consideren en el escalafón directivo los cargos señalados, el Alcalde estará facultado
para crearlos, debiendo, al efecto, sujetarse a las normas sobre selección directiva
que la ley dispone, agregando en su artículo 17, en lo que interesa, que no podrán
refundirse en una sola unidad, aquellas unidades establecidas en el referido artículo
16.
Cabe agregar, al tenor de lo concluido en el
dictamen N° 41.047, de 2014, que el cargo de Director de Control, por aplicación del
referido artículo 16, deberá proveerse por concurso de oposición y antecedentes.
La autoridad manifiesta en su respuesta, que
creará el cargo de directivo de control, y que para ello, fueron contemplados los
recursos necesarios en el presupuesto municipal del año 2015, añadiendo además
que se procederá a proveer el cargo por concurso de oposición de antecedentes.
En virtud de lo señalado, se mantiene la
observación formulada, hasta que no se concrete la acción informada, cuyo estado de
avance será comprobado en una próxima auditoría de seguimiento.
Por otra parte, se verificó que ese
departamento, durante el período sujeto a fiscalización, no efectuó programas de
control deliberado sobre el macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, hecho
corroborado por la Jefa del Departamento de Control mediante certificado S/N°, de 7
de octubre de 2014.
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En relación con la materia, procede anotar
que la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida en el
dictamen N° 46.618, de 2000, ha manifestado que es responsabilidad de los
municipios definir la forma como acometer su proceso de control, obedeciendo esa
responsabilidad esencialmente a las necesidades propias de cada entidad y a las
características de su control interno.
Agregan los dictámenes Nos 25.737, de 1995,
y 25.515, de 1997, ambos de este origen, que cada municipio debe determinar la
forma en que desarrollará el proceso de control interno. No obstante, entre las
principales tareas de las contralorías internas, se encuentran la evaluación sistemática
y permanente del sistema de control interno de la entidad, además, de la revisión
periódica y selectiva de las operaciones económico-financieras del municipio, todo
esto, con el fin de determinar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias,
y la aplicación sistemática de controles específicos.
4.-
Acerca
de
adquisiciones
y
abastecimiento, se detectó el incumplimiento del artículo 4°, del decreto N° 250, de
2004, del Ministerio de Hacienda, que reglamenta la ley N° 19.886, sobre Contratos
Administrativo de Suministro y Prestación de Servicios, toda vez que, si bien existe un
manual sobre procedimiento de adquisiciones -sancionado por decreto alcaldicio
N° 641, de 4 de septiembre de 2014-, como lo obliga el inciso primero de dicho
precepto, tal documento no se encuentra publicado en el portal de compras públicas.
Sobre la materia, al alcalde informa que con
fecha 17 de diciembre de 2014, se procedió a enviar a la Dirección de Compras y
Contrataciones Públicas, la publicación del mencionado manual de procedimiento,
adjuntando copia del número INC-1281974-H876.
Considerando que esa autoridad informó la
adopción de medidas tendientes a regularizar la situación objetada, remitiendo
antecedentes que avalan lo instruido, la observación en comento debe entenderse
subsanada.
5.-
Asimismo, se advirtió que ese municipio
no efectúa mensualmente la conciliación bancaria de la cuenta corriente N° 12054674,
del Banco BCI.
Al respecto, este Organismo Contralor,
mediante oficio circular N° 11.629, de 1982, impartió instrucciones al sector municipal
sobre manejo de cuentas corrientes bancarias, precisando en la letra e) del punto 3,
sobre normas de control, que las conciliaciones de los saldos contables con los saldos
certificados por las instituciones bancarias, deberán ser practicadas por funcionarios
que no participen directamente en el manejo y/o custodia de fondos, a lo menos, una
vez al mes.
Lo anterior, con el objeto de proteger los
recursos financieros municipales ante eventuales pérdidas de cualquier naturaleza, y
garantizar el grado de confiabilidad de la información financiera, que facilite la
eficiencia operacional.
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Sobre la materia el edil precisa en su
respuesta, que la Dirección de Administración y Finanzas está trabajando en la
situación observada, agregando que instruyó a dicha unidad para dar cumplimiento a
lo señalado, a fin de garantizar el grado de confiabilidad de la información financiera
de la Municipalidad.
Al tenor de lo expuesto, procede mantener lo
objetado en este punto, puesto que la autoridad comunal no aporta antecedentes que
acrediten la medida adoptada. Sobre el particular el Órgano Contralor verificará la
regularización informada, en una próxima auditoria de seguimiento.
II.
EXAMEN DE CUENTAS
En la presente auditoría se revisó el
cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los gastos, la
veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad y pertinencia de la documentación
respectiva, la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, y la
autorización del gasto por funcionario competente, en conformidad con lo establecido
en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336.
El examen practicado a una muestra de
egresos cursados, durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de
diciembre de 2013, ascendente a $ 92.729.828.-, determinó que, en general, las
adquisiciones y los servicios contratados, se ajustan a la normativa legal y
reglamentaria vigente, además, de contar con la documentación de respaldo
correspondiente, a excepción de los casos que se indican a continuación:
1.-
Gastos improcedentes.
Con ocasión de la fiscalización y de acuerdo a
los antecedentes examinados, se constató que mediante el decreto exento N° 746, de
20 de noviembre de 2013, esa entidad autorizó el reembolso de gastos efectuados por
el Administrador Municipal, con recursos personales, debido al paro nacional de
funcionarios municipales, el que se materializó a través del decreto de pago N° 2.203,
del 2 diciembre de ese mismo año, por $ 252.670.-, desembolso que fue imputado a
las cuentas presupuestarias N°s 215-22-01-001, para personas, por $ 119.320.- y,
215-22-08-999, otros servicios generales, por $ 133.350.-.
Seguidamente, corresponde consignar, que
de acuerdo a lo estipulado en el memorándum N° 76, de 20 de noviembre de 2013, el
Administrador Municipal solicitó la devolución de los fondos de que se trata, por la
adquisición de alimentos y bebidas, entre otros, efectuada para la ejecución de los
programas denominados "Reconocimiento a los 218 años Parroquia San José de
Maipo" y, "Apoyo Séptimo Aniversario Conjunto Folclórico Cantares del Volcán, San
José de Maipo", aprobados por los decretos exentos
Nos
723 y 724, ambos de 24 de
octubre de ese mismo año.
Cabe observar que, el gasto autorizado a
través del citado decreto de pago N° 2.203, de 2013, por $ 119.320.-, fue
erróneamente imputado en la cuenta contable N° 215-22-01-001, para personas, por
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cuanto el clasificador presupuestario define al ítem "Alimentos y Bebidas", como los
gastos que por dicho concepto se realizan para la alimentación de funcionarios,
alumnos, reclusos y demás personas, con derecho a estos beneficios de acuerdo con
las leyes y los reglamentos vigentes, a excepción de las raciones otorgadas en dinero,
las que se imputarán al respectivo ítem de Gastos en Personal.
Como puede advertirse, del tenor de la
referida definición presupuestaria, quedarían excluidos aquellos gastos relacionados
con personas no comprendidas en las categorías contempladas en ésta, como es el
caso de los asistentes a los eventos precitados (aplica criterio contenido en dictamen
N° 14.289, de 2009, de este origen).
En su respuesta, la autoridad comunal
manifiesta su desacuerdo con la observación planteada, por cuanto argumenta que el
desembolso de $ 119.320, no constituye un gasto improcedente, dado que los
egresos con cargo a recursos municipales, deben tener como base el cumplimiento de
una función propia de la entidad y ser susceptibles de imputarse a un determinado
ítem presupuestario, de manera que los desembolsos de recursos resultan
procedentes cuando se dan en el marco de actividades propiamente municipales.
Indica además, que los pagos citados, se
enmarcan dentro de lo dispuesto en artículo 3° letra c), de la ley N° 18.695, Orgánica
Constitucional de Municipalidades, donde se establece que corresponderá cumplir,
entre otras funciones privativas, la promoción del desarrollo comunitario. Por lo
anterior, solo se estaría produciendo un error involuntario de imputación en la cuenta
presupuestaria, lo cual no constituye necesariamente que el gasto califique como
improcedente.
Sin perjuicio de los argumentos y
antecedentes proporcionados por la autoridad comunal, corresponde mantener la
observación formulada, por tratarse de una situación consolidada, no susceptible de
regularización, verificándose la correcta imputación presupuestaria en futuras
auditorías.
2.-
Gasto insuficientemente acreditado.
En el transcurso de la presente auditoría, se
constató que mediante el decreto de pago N° 571, de 17 de abril de 2013, el municipio
pagó al proveedor Publilogo Ltda., la suma de $ 1.207.255.-, por la adquisición de
1.000 set de manicure con logo y 50 set de spa, con motivo de la celebración del "Día
de la Mujer 2013", compra efectuada mediante la modalidad de trato directo,
ID N° 3620-98-SE13, autorizada por el decreto alcaldicio N° 147, de 5 de marzo de
2013.
Enseguida, de los antecedentes que
sustentan el desembolso en comento, se determinó que tales compras se efectuaron
en virtud del programa denominado "Día de la Mujer 2013", formalizado por el decreto
alcaldicio N° 139, de 1 de marzo de igual anualidad.
Por otra parte, se comprobó que tanto los set
de manicure como los de spa, fueron recepcionados por esa entidad, el 7 de marzo de
2013, según guía de despacho N° 6, sin embargo, no existe listado de las
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beneficiarias, no constando, además, la entrega ni recepción por parte de éstas, de
los bienes adquiridos.
El Alcalde en su respuesta señala que, la
adquisición de 1.000 set de manicure con logo y 50 set de spa, fueron proporcionados
públicamente a las mujeres de la comuna con motivo de la celebración del "Día de la
Mujer 2013", agrega que, no se consideró necesario efectuar un listado de quienes
recibieron los presentes, adjuntando por último dos fotografías.
Considerando que la autoridad edilicia no
aportó nuevos antecedentes de respaldo que permitan subsanar la observación, por
cuanto las fotografías adjuntadas, en esta oportunidad, ya fueron proporcionadas en el
transcurso de la auditoría, respecto de las cuales, este Ente de Control determinó que
no constituían respaldo suficiente, por no apreciarse en ellas la entrega de los
referidos presentes a las beneficiarias, se debe mantener en forma íntegra la situación
advertida inicialmente.
Atendido lo expuesto, se observa la suma de
$ 1.207.255.-, por falta de respaldo suficiente, conforme lo previsto en los artículos 95
y siguientes de la ley N° 10.336.
III. EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA
1.-
Licitaciones públicas.
En el marco de la fiscalización, se advirtió que
mediante los decretos alcaldicios que enseguida se identifican, esa entidad comunal
adjudicó las 4 (cuatro) propuestas públicas seleccionadas, por un total de
$ 8.013.140.-.
LICITACIÓN ID
N°
OBJETIVO
EMPRESA
ADJUDICADA
DECRETO DE PAGO
N°
FECHA
MONTO $
3620-2-L113
Reparación
camión
multipropósito BHXW88
319
28-02-2013
1.844.500
3620-22-L113
Impresión
de
folletería
de
promoción
turística
de la Comuna de San
José de Maipo
1.090
27-06-2013
2.701.300
3620-20-L113
Reparación completa de
camioneta
Chevrolet
D-MAX 3.0 Año 2009
.
1
279
24-07-2013
1.887.340
3620-113-L113
Empanadas
de
pino
fiestas patrias
Panificadora
y
Alimentos
Santa Josefina.
2.141
25-11-2013
1.580.000
TOTAL
8.013.140
Fuente: Elaboración propia en base a ficha de licitación obtenida del portal Mercado Público y decretos de pago.
Al respecto, cabe observar que, para los
aludidos procesos licitatorios, ese municipio utilizó los formularios de términos de
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referencia, de la Dirección de Compras para realizar el llamado, omitiendo la
elaboración de bases de licitación, vulnerando lo dispuesto en el artículo 6° de la ley
N° 19.886 y 20 de su reglamento, las que debieron establecer las condiciones que
permitieran alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios del bien
o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros.
Además, es pertinente agregar, que las bases
de las licitaciones públicas deben contener un mínimo de materias contenidas en el
artículo 22 del reglamento, y publicarse en el Sistema de Información de Compras y
Contrataciones Públicas, según lo dispone el artículo 57, letra b), N° 2, del mismo,
condiciones que no concurrieron en las mencionadas licitaciones.
En cuanto a los términos de referencia, se
debe hacer presente que, el artículo 2° del reglamento mencionado, exige dicho
instrumento respecto de las adquisiciones que se efectúan a través del procedimiento
de trato directo.
El Alcalde en su oficio de respuesta señala,
que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 5° de la ley N° 19.886, la licitación pública
será obligatoria cuando las contrataciones superen las 1.000 unidades tributarias
mensuales, por lo que, en los casos observados, no era obligatorio el proceso de
licitación, sin embargo aun así, la municipalidad efectuó el proceso licitatorio.
Agrega que, en tales procesos se utilizaron
términos de referencia, los cuales cumplieron la misma función que la ley le asigna a
las bases administrativas, por cuanto en éstos, se establecieron las condiciones que
permitieron alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficiarios del
bien o servicio adquirido y todos sus costos asociados, por lo tanto, la vulneración al
artículo 6° de la ley N° 19.886, se estaría produciendo solo en su forma y no en el
fondo del proceso licitatorio, ya que no se afectó el procedimiento administrativo de
carácter concursa', mediante el cual se convocaron a interesados, para que
formularan sus propuestas, en igualdad de condiciones.
Añade finalmente, que no obstante lo anterior,
se tomarán las medidas pertinentes para proceder de acuerdo a lo que estrictamente
establece la ley.
Al tenor de lo expuesto, corresponde
mantener la observación, hasta que esa entidad edilicia acredite que se han efectuado
las correcciones pertinentes, en orden a contener la información mínima estipulada
en el artículo 22, de la ley N° 19.886, lo que será verificado en una próxima auditoria.
2.-
Tratos directos.
El análisis de las contrataciones directas
permitió advertir las situaciones que se presentan a continuación:
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2.1.-
Decretos alcaldicios que autorizan trato directo no publicados en el sistema de
información del Mercado Público.
En relación a este punto, se estableció que los
actos administrativos que autorizaron el trato o contratación directa con los
proveedores que se individualizan en el Anexo N° 1, no fueron publicados en el portal
mercado público, infringiendo lo señalado en el artículo 50 del decreto N° 250, de 2004,
del Ministerio de Hacienda.
La autoridad comunal en su respuesta señala
que fueron publicados en el sistema de información del Mercado Público los decretos
alcaldicios mencionados en el Anexo N° 1.
Al respecto, la revisión practicada en esta
oportunidad, permitió advertir que de los nueve actos administrativos observados, la
entidad edilicia regularizó siete, por lo que corresponder mantener el hecho objetado
respecto a los decretos alcaldicios, NO
S
804 y 530, de 26 de diciembre de 2012 y 20 de
agosto de 2013 respectivamente, cuya regularización será verificada en visita de
seguimiento que efectúe esta Contraloría General.
2.2.-
Contrataciones directas no justificadas.
Sobre el particular, se constató que a través de
los decretos alcaldicios que se citan a continuación, esa entidad comunal autorizó la
contratación directa a diversos proveedores, invocando para ello, la causal contenida
en el numeral 3, del artículo 10 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de
Hacienda, el cual establece su aplicación en casos de emergencia, urgencia o
imprevisto, calificados mediante resolución fundada del jefe superior de la entidad
contratante.
Asimismo, se observó que la citada causal no
se encuentra fundamentada para justificar tal medida.
Seguidamente, corresponde precisar que no
basta la simple referencia a las disposiciones legales y reglamentarias que contienen
la causal que fundamenta la contratación directa, como se hizo en la especie, sino que
por su carácter excepcional, se requiere una acreditación efectiva y documentada de
las razones que motivan su procedencia (aplica criterio contenido en dictamen
N° 69.868, de 2010, de este origen).
27"
1
,3
l
z
id"
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DECRETO DE PAGO
MONTO
$
DECRETO EXENTO QUE
AUTORIZA TRATO DIRECTO
N°
FECHA
N°
FECHA
383
08-03-2013
649.188
759
03-12-2012
571
17-04-2013
1.207.255
147
05-03-2013
783
24-05-2013
214.200
357
17-05-2013
1.034
24-06-2013
220.150
358
17-05-2013
1.701
16-09-2013
2.000.000
573
11-09-2013
1.802
30-09-2013
261.800
530
20-08-2013
2.378
17-12-2013
1.661.835
734
19-11-2013
Fuente: elaboración propia en base a los decretos de pago y decretos alcaldicios que autorizan el trato directo.
Sobre este punto la autoridad comunal en su
respuesta reconoce la situación advertida, señalando que para regularizar el hecho
observado, en lo sucesivo el fundamento de emergencia, urgencia o imprevisto, se
incorporará en el texto del decreto alcaldicio que apruebe la contratación.
Por ende, corresponde mantener la situación
advertida por cuanto se trata de un hecho consumado, no susceptible de ser
regularizado, por lo cual, esa entidad edilicia deberá, en lo sucesivo, acreditar efectiva
y documentadamente las razones que motivan las contrataciones directas, lo que será
verificado en futuras auditorías.
Además es menester reiterar, que a futuro
cuando sea invocada la causal de emergencia, urgencia o imprevisto, contenida en el
numeral 3, del artículo 10 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda,
esta debe ser debidamente fundamentada no bastando su sola mención.
2.3.-
Tratos directos con omisión del proceso de cotización previo.
De la revisión practicada, se constató que esa
entidad comunal efectuó adquisiciones bajo la modalidad de contratación directa,
fundadas en el artículo 8°, letra h), de la ley N° 19.886, omitiendo efectuar el proceso
de cotización previo.
Seguidamente, es necesario señalar que, de
conformidad con lo dispuesto en el inciso final del artículo 8° de la ley N° 19.886,
"Siempre que se contrate por trato o contratación directa se requerirá un mínimo de
tres cotizaciones previas, salvo que concurran las causales de las letras c), d), f) y g)
de este artículo", excepciones que no se dan en la especie, toda vez que la
contratación se basó en la causal de la letra h). A modo de ejemplo, en el Anexo N° 2
se indican algunos casos que presentan la situación descrita.
El edil precisa en su oficio de respuesta, que
todas las compras ejemplificadas en el Anexo N° 2, corresponden a compras
inferiores a 3 unidades tributarias mensuales motivo por el cual, se estaba utilizando
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solo una cotización, ya que como se establece en artículo 53, letra a) del reglamento
de la Ley N° 19.886, estas contrataciones de bienes y servicios pueden efectuarse
fuera del sistema de información. No obstante lo anterior, actualmente estas compras
se están realizando a través del Sistema y se están utilizando 3 cotizaciones. Adjunta
además copia del decreto N° 53, de adquisiciones, del 18 de diciembre de 2014,
donde se demuestra lo señalado.
El argumento expuesto por la autoridad no
resulta atendible, toda vez que el artículo 53°, letra a), del reglamento de compras
públicas, invocado por el edil, si bien, exime del sistema de información a las compras
menores a 3 UTM; no lo hace respecto del resto de las obligaciones de contratación
previstos en la Ley y el reglamento, entre ellas, las tres cotizaciones pertinentes, salvo
las excepciones legales, por lo cual la observación señalada, se mantiene en toda su
integridad, debiendo dicha entidad, en adelante, dar cumplimiento al procedimiento
informado, el cual será verificado por este Organismo de Control, en una próxima
auditoria.
2.4.-
Tratos directos sin resolución fundada.
En los tratos directos revisados, se verificó
que ese municipio omitió dictar las resoluciones fundadas que autorizaron esta
modalidad de adquisiciones, vulnerando lo establecido en el artículo 10 del referido
decreto N° 250, de 2004. El detalle se contiene en el Anexo N° 3.
Al respecto, el artículo 49 del reglamento de la
ley N° 19.886, indica que solo cuando concurran las causales establecidas en la Ley
de Compras o en el artículo 10 del reglamento, las entidades deberán autorizar el trato
o contratación directa, a través de una resolución fundada, acreditando, además, la
concurrencia de la circunstancia que permite efectuar una adquisición o contratación
por trato o contratación directa.
Además, la entidad licitante deberá publicar
en el sistema de información, la resolución fundada que autoriza la procedencia del
trato o contratación directa, especificando el bien y/o servicio contratado y la
identificación del proveedor con quien se contrata, a más tardar, dentro de un plazo de
24 horas desde la dictación de dicha resolución, a menos que el trato o contratación
directa, sea consecuencia del caso establecido en la letra f), del artículo 8°, de la ley
N° 19.886, lo que no aconteció en la especie.
La autoridad edilicia manifiesta en su
respuesta sobre la contratación con la sociedad Petrinovic y Cia. Ltda, que existe un
convenio desde el año 1988, que provee de los equipos y de la mantención, teniendo
contemplado próximamente licitar un nuevo equipo psicotécnico, el cual considerará la
mantención de los mismos.
A su vez, respecto a la contratación de
servicios con el proveedor el edil expresa que corresponde a
la contratación de publicación y difusión de información relacionada con el municipio
en el único periódico comunal, fundándose en el artículo 10, número 4, del reglamento
de la aludida ley N° 19.886, por la existencia de un solo proveedor del bien o servicio.
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Por otra parte acerca de la contratación con la
empresa E.Kovancs y Cía. Ltda, la autoridad señala que esta se encuentra
fundamentada en el numeral 8, del artículo 10 del referido decreto N° 250, de 2004,
del Ministerio de Hacienda, por tratarse de una contratación igual o inferior a 10 UTM,
fundándose en el monto de la contratación.
Al tenor de la respuesta entregada por el edil,
se decide mantener en forma íntegra la situación advertida, en tanto no se acredite su
regularización, mediante la emisión de las resoluciones fundadas que autorizan los
tratos directos, por cuanto lo que se está observando es precisamente la omisión de
los actos administrativos fundados que autorizaron esta modalidad de adquisiciones,
las cuales no fueron adjuntadas como respaldo en su respuesta.
2.5.- Contratación fuera del sistema de información de Mercado Público.
Se determinó que para la difusión radial de
las actividades realizadas en el marco del programa "celebración de los 221 años de
la fundación de la Villa San José de Maipo", esa entidad edilicia contrató en forma
directa, los servicios de la empresa Adriana Ramírez Aranda, los que ascendieron a
$ 238.000.-, según decreto de pago N° 1.886, de 11 de octubre de 2013.
Sobre el particular, se constató que en la
contratación de este proveedor se omitió el uso del sistema de información de
Mercado Público, no dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 54 del
reglamento de la ley de compras públicas, decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de
Hacienda, que indica que las entidades deberán desarrollar todos sus procesos de
compra, incluyendo los actos, documentos y resoluciones a través del citado sistema
de información.
Seguidamente, cabe señalar que el
mencionado servicio no se asimila a alguna de las causales de exclusión del aludido
sistema de información, previstas en el artículo 53 del citado reglamento, respecto de
aquellas contrataciones de bienes y servicios, cuyo monto sea inferior a 3 U.T.M.,
directas menores a 100 U.T.M., con cargo a caja chica o financiadas con gastos de
representación.
El Alcalde en su oficio de respuesta informa,
que la contratación observada, se efectuó en forma excepcional, considerando que se
necesitaba difundir algunas actividades específicas, y donde existía el único medio de
comunicación radial con cobertura en la comuna, el cual no estaba inscrito en el portal
de compras públicas, situación ocurrida como única vez.
De conformidad a los nuevos argumentos
expuestos por la autoridad, se estima pertinente levantar la observación formulada.
3.-
Portal Mercado Público.
En torno a este acápite, se constató que esa
entidad municipal no mantiene actualizada la información que se publica en el portal,
verificándose órdenes de compra del año 2013, que no se encuentran adjudicadas,
cuyo status es enviada o en proceso, lo cual contraviene lo consignado en el artículo
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58 del reglamento de la ley N° 19.886, que establece que es responsabilidad de cada
entidad mantener actualizada la información que se publica en el aludido sistema.
El Anexo N° 4 individualiza las órdenes de
compras que presentan el hecho observado.
La autoridad comunal señala en su respuesta
que para regularizar la situación observada, enviará comunicación escrita a los
proveedores que no han actualizado la información en el portal, ya sea aceptando las
órdenes de compras o completando los procesos ya cerrados.
Sin perjuicio de los argumentos expuestos,
corresponde mantener la observación formulada, mientras no se concrete la
regularización informada, situación que será verificada en una próxima auditoría de
seguimiento.
4.-
Plan anual de compras.
Sobre la materia, se determinó que ese
municipio incumplió lo dispuesto en el artículo 12 de la ley N° 19.886, en orden a
elaborar el plan anual de compras para el año 2013, conforme los contenidos mínimos
definidos en el reglamento de la citada norma legal.
A este respecto, cabe recordar que, el artículo
98 del referido decreto N° 250 de 2004, prevé que cada entidad deberá elaborar y
evaluar un plan anual de compras que contendrá una lista de los bienes y/o servicios
que se contratarán durante cada mes del año, con indicación de su especificación,
número y valor estimado, la naturaleza del proceso por el cual se adquirirán o se
contratarán y la fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar.
No obstante lo anterior, el plan anual para el
año 2014, se encuentra elaborado y publicado en la plataforma
www.mercadopublico.cl
.
Al respecto, cabe precisar que lo expuesto por
este Organismo de Control, corresponde solo a una constatación de hechos y no
propiamente a una observación.
5.-
Emisión de orden de compra en fecha posterior a la factura.
Conforme el examen de las operaciones se
comprobó que las órdenes de compra que se individualizan a continuación, fueron
emitidas en fecha posterior a la factura respectiva, hecho que resultó improcedente,
por cuanto la emisión del primer documento mencionado constituye un antecedente
para la formación del consentimiento inherente a la compra, por lo que su
formalización debe necesariamente realizarse en forma previa a la emisión del
mencionado documento tributario.
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DECRETO DE PAGO
PROVEEDOR
FACTURA
FECHA
ORDEN DE COMPRA
N°
FECHA
N°
FECHA
MONTO
$
285
25-02-2013
Petrinovic y
Cía. Ltda.
30-11-2012
3620-15-SE13
14-01-2013
144.647
288
25-02-2013
Benito
Campos y
Compañía
Ltda.
30-05-2012
3620-256-SE12
04-06-2012
138.989
391
11-03-2013
Antonio Erazo
Cifuentes
03-01-2013
3620-4-SE13
08-01-2013
1.066.240
2.378
17-12-2013
Evelyn Lorca
Contreras
Banquetería
E.I.R
25-10-2013
3620-652-SE13
17-12-2013
1.661.835
Fuente: elaboración propia en base a decretos de pago y órdenes de compra.
La autoridad comunal, no da respuesta a la
observación, la que corresponde a una situación consolidada, no susceptible de
corrección, por la cual se mantiene la objeción formulada, verificándose en futuras
auditorías, la correcta emisión de las órdenes de compra.
6.-
Principio de irretroactividad.
El 15 de febrero de 2013, la Municipalidad de
San José de Maipo, suscribió un contrato con la empresa
n, por la suma mensual de $ 170.000.-, más I.V.A., sancionado por decreto
alcaldicio N° 128, de 27 del mismo mes y año.
La cláusula segunda del contrato en estudio,
establece que el plazo de ejecución del servicio sería de un año, contado desde el 1
de enero hasta el 31 de diciembre de 2013.
De lo anterior, se desprende que el contrato
de que se trata, comenzó a regir antes de su aprobación formal, contraviniendo el
principio de irretroactividad de los actos administrativos consagrado en el artículo 52
de la ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los
Actos de los Órganos de la Administración del Estado.
En este sentido, cabe señalar que, como lo ha
sostenido la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida
entre otros, en los dictámenes NO
S
20.720 de 2001, y 7.241 de 2011, los actos
administrativos, en general, no pueden tener efecto retroactivo, salvo norma legal
expresa que permita que aquéllos rijan desde una fecha anterior a su dictación o que
se trate de actos invalidatorios.
Sobre la materia, el edil en su respuesta a
modo de síntesis, manifiesta que, la norma legal invocada expresa que "los actos
administrativos no tendrán efecto retroactivo, salvo cuando produzcan consecuencias
favorables para los interesados y no lesionen a terceros". Añade, que tratándose en
este caso de la continuidad de la prestación del servicio de reporteo y difusión de
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actividades municipales, resulta probable que una o más acciones fueren tratadas en
el período previo a la contratación, de forma tal que la celebración del contrato
regularizaba una situación de hecho y, además, evitaba la generación de un
enriquecimiento sin causa en beneficio municipal y en perjuicio de la prestadora.
Finaliza argumentando, que en el contrato en
cuestión concurren las dos circunstancias configurantes de la excepción
contempladas por el artículo 52, de la ley 19.880, esto es, produce consecuencias
favorables para la Señora y no lesiona derechos de
terceros, por consiguiente, a su juicio, no existe infracción al principio de
irretroactividad de los actos administrativos.
Al tenor de los argumentos expuestos por la
autoridad comunal, se da por subsanada la situación advertida en el entendido que se
trata de una situación consolidada, y excepcional, por cuanto el municipio deberá
tomar las medidas pertinentes para que en lo sucesivo los actos administrativos sean
emitidos en forma oportuna.
7.-
Imputación errónea.
Examinados los antecedentes proporcionados
por ese municipio, se determinó que los decretos de pago que se detallan en cuadro
adjunto, fueron erróneamente registrados en la cuenta contable N° 215-22-04-999,
denominada "Otros", debiendo ser la N° 215
-
22
-
12
-
003, "Gastos de Representación
Protocolo y Ceremonial", conforme el catálogo de cuentas del sector municipal,
contenido en el Oficio Circular N° 36.640, de 2007, Procedimientos Contables para el
Sector Municipal, de esta Contraloría General.
Tal situación contraviene lo dispuesto en el
artículo 98 de la ley N° 10.336, que señala en su letra d), que el gasto debe ser
correctamente imputado dentro del presupuesto, ley, decreto o resolución que lo
autorice, de modo que corresponda al objeto para el cual fueron destinados los
fondos, así como lo establecido en el punto II, del decreto N° 854, de 2004, del
Ministerio de Hacienda, que determina las clasificaciones presupuestarias.
DECRETO DE PAGO
N°
FECHA
MONTO
$
IMPUTACION
CONTABLE
DETALLE
1.034
24-06-2013
220.150
215-22-04-999
Celebración Glorias
Navales
1.802
30-09-2013
261.800
215-22-04-999
Natalicio Bernardo
O'Higgins
vente: e a oracion propia en base a ios decretos de pago
Sobre el particular, el edil, no se pronuncia,
por lo que corresponde mantener la observación, verificándose su correcta
imputación, en futuras auditorías que este Organismo de Control efectúe en ese
municipio.
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8.-
Inventario de los bienes.
En lo referente al control administrativo de los
bienes susceptibles de inventariarse, se constató que, si bien esa entidad cuenta con
un registro de sus activos, éste se encuentra desactualizado; en efecto, se detectó
que el último inventario físico practicado por ese municipio, corresponde al año 2009,
hecho confirmado por el Encargado de la Dirección de Administración y Finanzas,
mediante certificado N° 29, de 24 de octubre de 2014.
Al respecto, debe manifestarse que conforme
lo ha expresado la jurisprudencia administrativa de este Organismo Contralor,
mediante dictamen N° 32.181 de 1978, corresponde a los mismos servicios y oficinas,
la responsabilidad de llevar los inventarios administrativos o físicos de sus bienes
muebles, con indicación de las alteraciones que éstos experimenten.
Acerca de lo observado, la autoridad comunal
no se pronuncia, por lo cual el hecho observado debe mantenerse, mientras esa
entidad no actualice sus registros de activos, situación que será verificada en una
próxima auditoría de seguimiento.
9.-
Bodega y custodia.
Sobre la materia, se determinó que ese
municipio dispone de una bodega para el resguardo de sus bienes, la que se
encuentra ubicada en dependencias del departamento de aseo y ornato, respecto de
la cual, se observó falta de control de los bienes que ingresan y salen de ese recinto,
por cuanto existe como único respaldo, el formulario de "Salida de Materiales", para
respaldar el egreso de los mismos, procedimiento que no permite conocer los saldos
existentes en bodega.
Lo anteriormente mencionado incumple lo
dispuesto en el artículo 3° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases
Generales de la Administración del Estado, en lo que respecta al principio de control.
La autoridad comunal en su respuesta, no se
pronuncia, por lo cual corresponde mantener la objeción formulada, hasta que ese
municipio solucione el problema de control, situación que será comprobada en una
futura auditoría de seguimiento.
IV.
OTRAS OBSERVACIONES
El examen practicado ha determinado otras
objeciones, entre las que ameritan citarse las siguientes:
Cuenta corriente.
Para el manejo de los recursos financieros, la
Municipalidad de San José de Maipo mantiene la cuenta corriente N° 12054674, del
Banco BCI.
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a)
Asignación de cuenta contable.
Como resultado de la revisión efectuada, se
advirtió que la citada cuenta bancaria tiene asignada la cuenta contable
N° 111-03-01, la que consigna sus movimientos, no estableciéndose situaciones que
representar.
b)
Apertura y cierre
De los antecedentes que obran en poder de
esta Contraloría General, se comprobó que la apertura de la cuenta corriente antes
individualizada tiene la debida autorización de este Ente Fiscalizador, cumpliendo con
lo dispuesto en el artículo 54 de la aludida ley N° 10.336.
c)
Conciliación bancaria.
Sobre la materia, cabe señalar que, no fue
posible practicar conciliación de los saldos contables con los bancarios, debido a que
esa entidad edilicia no mantiene un listado de cheques girados y no cobrados,
situación confirmada por el Encargado de la Dirección de Administración y Finanzas,
mediante certificado N° 26, de 22 de octubre de 2014.
Lo anterior incumple lo señalado en la letra e)
y siguientes, del punto 3, normas de control de la citada Circular N°11.629, de 1982,
de esta Entidad de Control, referente a las conciliaciones bancarias y cheques girados
y no cobrados.
Al respecto la autoridad edilicia no se
pronuncia, por lo que se mantiene lo objetado, debiendo confeccionar la nómina de
cheques girados y no cobrados, lo que será verificado en una próxima visita de
seguimiento.
d)
Giradores de cuentas corrientes.
Se estableció que los giradores de la cuenta
corriente de que se trata, cuentan con la autorización pertinente por parte de este
Organismo de Control, comprobándose, además, que los mismos tienen póliza de
fidelidad funcionaria, durante el período fiscalizado, dando cumplimiento a lo dispuesto
en el artículo 68 de la referida ley N° 10.336.
e)
Documentos caducados.
Se constató la existencia de cheques girados
y no cobrados, con una data de giro superior a 3 meses, al 23 de octubre de 2014, no
registrados contablemente por esa entidad municipal, por un monto de $ 7.048.512.-.
En el Anexo N° 5, se detallan los documentos bancarios que evidencian dicha
situación.
En este contexto, es dable anotar que el oficio
circular N° 60.825, de 2005, de esta Contraloría General en materia de acreedores por
cheques caducados, indica que los cheques girados y no cobrados dentro de los
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plazos legales establecidos para dicho efecto, deben contabilizarse en la cuenta
Documentos Caducados, sin afectar las cuentas de Acreedores Presupuestarios,
reconociéndose simultáneamente el incremento de las disponibilidades de fondos.
Enseguida, precisa que en el evento que no
se hagan efectivas la totalidad o parte de dichas obligaciones de pago y se produzca
su prescripción, los valores deben reconocerse en las cuentas de
Deudores Presupuestarios.
Acerca de lo señalado en la letra e), el alcalde
adjunta copia del documento contable, mediante el cual se contabilizaron los cheques
girados y no cobrados dentro de los plazos legales establecidos, regularizando las
disponibilidades y un reconocimiento de la obligación en la cuenta 21601 documentos
caducados, por lo cual corresponde subsanar la observación formulada.
CONCLUSIONES
Atendidas las consideraciones expuestas
durante el desarrollo del presente trabajo, la Municipalidad de San José de Maipo ha
aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar diversas
situaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones
N°
76, de 2014.
En efecto, las observaciones señaladas en el
capítulo I, aspectos de control interno, numeral 4, en el capítulo III, examen de la
materia auditada, numerales 2.1, respecto de decretos alcaldicios que autorizan los 7
tratos directos publicados en el sistema de información del Mercado Público, en el año
2014, 2.5, contratación fuera del sistema de información de Mercado Público, 6,
principio de irretroactividad; capítulo IV, otras observaciones, letra, e), documentos
caducados, se dan por subsanadas o levantadas, considerando las explicaciones y
antecedentes aportados por la entidad comunal.
Luego, acerca de lo mencionado en el capítulo
I, aspectos de control interno, numeral 3, sobre la falta de fiscalización de parte de la
unidad de control deliberado relativo al macroproceso de adquisiciones y
abastecimiento, se estima oportuno recomendar a esa municipalidad ejecutar las
medidas correspondientes, a fin implementar los controles pertinentes.
Respecto de aquellas observaciones que se
mantienen, se deberán adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a
las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las cuales, se estima
necesario considerar, a lo menos, las siguientes:
1.
Referente al capítulo II, examen de
cuentas, numeral 2, gasto insuficientemente acreditado, relativo a la adquisición de
1.000 set de manicure y 50 set de spa, en el marco de la celebración del " Día de la
mujer 2013", ese municipio deberá remitir a esta Contraloría General, en un plazo de
60 días hábiles, contados desde la recepción del presente informe, copia de los
documentos que den cuenta de la entrega de dichos bienes a las beneficiarias del
evento examinado, y que permitan sustentar el gasto respectivo; en caso contrario, se
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formulará el reparo pertinente, en virtud de lo prescrito, en los artículos 95 y 101 de la
ley N° 10.336.
2.
Sobre el capítulo I, aspectos de control
interno, numeral 2, relativo a no disponer de un sistema computacional para los
procesos de adquisiciones y abastecimiento y presupuesto, la autoridad comunal
deberá agilizar la incorporación e implementación de las aplicaciones observadas.
Acerca del numeral 3, referido a la existencia
del cargo de Director de Control, el Alcalde deberá proveerlo mediante concurso de
oposición y antecedentes, conforme a lo concluido en el dictamen N° 41.047, de 2014,
de esta Contraloría General.
Respecto de lo observado, en el numeral 5, en
cuanto a que esa entidad no efectúa mensualmente la conciliación bancaria de la
cuenta corriente N° 12054674, del Banco BCI, y al capítulo IV, otras observaciones,
letras c), conciliación bancaria, el municipio deberá confeccionar las conciliaciones y la
nómina de cheques girados y no cobrados, y en lo sucesivo efectuar tales
procedimientos mensuales, conforme lo instruido en la letra e), del punto 3, normas de
control interno de la Circular N°11.629, de 1982, de esta Entidad de Control.
El cumplimiento de las medidas señaladas
precedentemente, deberá ser informado documentadamente a este Organismo de
Control, en el término de 60 días hábiles, contados desde la recepción del presente
informe.
3.
Sobre lo planteado en el capítulo II,
examen de cuentas, numeral 1, Gastos Improcedentes, por $ 119.320.-; esa
municipalidad deberá en lo sucesivo, dar irrestricto cumplimiento de la normativa
contable sobre imputación presupuestaria, contenida en el aludido oficio N° 36.640, de
2007, sobre Manual de Procedimientos Contables para el sector municipal, lo que
será verificado en futura auditoría.
4.
Acerca de las observaciones
indicadas en el capítulo II I, examen de la materia auditada, numeral 1, relativo a la
omisión de bases de licitación en los procesos licitatorios auditados, esa entidad
deberá en los futuros procesos licitatorios ajustarse cabalmente a lo dispuesto en los
artículos 2° y 22° de la referida ley N° 19.886 y su reglamento.
En cuanto a las objeciones expuestas en los
numerales 2.1, decretos alcaldicios que autorizan trato directo no publicados en el
sistema de información del Mercado Público; y 2.4, tratos directos carentes de
resolución fundada, el municipio deberá dictar los actos administrativos omitidos y
publicarlos en el Sistema de Información de Compras y Contrataciones Públicas.
Referente a las contrataciones directas
observadas en los numerales 2.2, contrataciones directas no justificadas y 2.3, tratos
directos con omisión del proceso de cotización previo, esa jefatura municipal deberá, a
futuro, ceñirse estrictamente a lo previsto en la ley N° 19.886 y su reglamento, y a lo
establecido en la jurisprudencia administrativa vertida sobre el particular, cuando
recurra a la excepcional modalidad de trato directo, en el sentido de justificar
debidamente y acreditar la concurrencia de la causal que la sustente, así como
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requerir previamente las tres cotizaciones de distintos proveedores, cuando el caso lo
amerite.
A su turno, sobre lo mencionado en el numeral
3, portal mercado público, la entidad auditada deberá efectuar la actualización de la
información en el Portal Mercado Público, de acuerdo al artículo 58 del citado
reglamento de la ley N° 19.886.
En relación a lo observado en el numeral 5,
emisión de órdenes de compra en fecha posterior a la factura, el Alcalde deberá
instruir a los funcionarios encargados de las adquisiciones municipales, a fin de que
mantengan actualizada la información registrada en el sistema de compras públicas,
de acuerdo a lo establecido en el artículo 58, del citado decreto N° 250, de 2004, del
Ministerio de Hacienda.
Acerca del numeral 7, imputación errónea, ese
municipio, en lo sucesivo deberá dar irrestricto cumplimiento a la normativa contenida
en oficio circular N° 36.640 de 2007 de esta Contraloría General.
Sobre el numeral 8, inventario de bienes y
numeral 9, bodega y custodia, esa municipalidad deberá actualizar sus inventarios de
activos e implementar un control de existencia de los bienes que ingresan a bodega
municipal.
Sin perjuicio de lo anterior, respecto de los
numerales 1, 2.2, 2.3, 5, y 7, la entidad comunal deberá dar cumplimiento a las
medidas indicadas precedentemente, lo que será corroborado en próximas auditorías.
Asimismo, en relación a los numerales 2.1,
2.4, 3, 8 y 9, procede que el edil, efectúe las regularizaciones pertinentes, lo que
deberá ser informado a este Organismo de Control, en el término de 60 días hábiles,
contados desde que reciban el presente documento.
Finalmente, para aquellas observaciones que
se mantienen, se deberá remitir el "Informe de Estado de Observaciones" de acuerdo
al formato adjunto en el Anexo N° 6, en un plazo máximo de 60 días hábiles, a partir
del día siguiente de la recepción de este informe, comunicando las medidas
adoptadas y acompañando los antecedentes de respaldo pertinentes sobre las
situaciones advertidas en el capítulo I, aspectos de control interno, numerales 2, 3 y 5;
capítulo II, examen de cuentas, punto 2; capítulo III, examen de la materia auditada,
numerales 2.1, 2.4, 3, 8 y 9, y en el capítulo IV, otras observaciones, letra c.
Transcríbase al Alcalde, a la Dirección de
Control y al Concejo Municipal de San José de Maipo, y a las Unidades Técnica de
Control Externo y de Seguimiento, ambas de la División de Municipalidades de esta
Contraloría General.
Saluda atentamente a Ud.
P171 ORDEN DEI CONTRALOR GENERAL
_22_MARIA ISABEL CARRIL CABALLERO
ABOGADO
Jefe (División de MunicipalidP
-1
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ANEXO N° 1
DECRETOS ALCALDICIOS QUE AUTORIZAN TRATO DIRECTO NO PUBLICADOS
EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL MERCADO PÚBLICO.
DECRETO ALCALDICIO
QUE AUTORIZA EL
TRATO DIRECTO
N°
FECHA
DECRETO DE PAGO
N°
FECHA
MONTO
$
PROVEEDOR
759
03-12-2012
383
08/03/2013
649.188
SIGDIOTEK S.A
804
26-12-2012
391
11/03/2013
1.066.240
147
05-03-2013
571
17/04/2013
1.207.255
Publilogo Ltda.
357
17-05-2013
783
24/05/2013
214.200
Evelyn Lorca
Contreras
Banquetería
E.I.R.L
88
08-02-2013
952
07/06/2013
687.808
KC
S
S
Maquinarias
358
17-05-2013
1.034
24/06/2013
220.150
573
11-09-2013
1.701
16/09/2013
2.000.000
Comercializadora
Todobolso Ltda.
530
20-08-2013
1.802
30/09/2013
261.800
734
19-11-2013
2.378
17/12/2013
1.661.835
Evelyn Lorca
Contreras
Banquetería
E.I.R.L
TOTAL
_
..
.
.
7.968.476
oracion propia en base a decretos que autorizan los tratos directos y decretos de pago.
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ANEXO N° 2
TRATOS DIRECTOS CON OMISIÓN DE PROCESO DE COTIZACIÓN PREVIO.
EGRESO N°
DECRETO DE PAGO
N'
FECHA
MONTO
$
OC
ID
FECHA
MONTO
$
246 278
25-02-2013
119.952
3620-633-3E12
14-12-2012
119.952
354
384
08-03-2013
299.880
3620-10-3E13
12-01-2013
89.964
3620-11-3E13
12-01-2013
89.964
3620-69-3E13
12-02-2013
119.952
533
394
11
-
03
-
2013
1.033.501
3620-46-3E13
04-02-2013
120.428
3620-54-3E13
04-02-2013
118.905
3620-53-3E13
04-02-2013
117.789
3620-52-3E13
04-02-2013
114.652
3620-51-3E13
04-02-2013
119.952
3620-50-3E13
04-02-2013
116.287
3620-49-3E13
04-02-2013
105.743
3620-48-3E13
04-02-2013
105.886
3620-47-3E13
04-02-2013
113.859
872
910
03-06-2013
619.515
3620-44-3E13
04-02-2013
118.741
3620-144-5E13
11-04-2013
108.391
3620-146-3E13
11-04-2013
115.511
3620-147-3E13
11-04-2013
41.310
3620-45-3E13
04-02-2013
119.998
3620-43-3E13
04-02-2013
89.494
3620-191-3E13
08-05-2013
10.110
3620-94-3E13
01-03-2013
15.960
1.233
1.356
31-07-2013
171.360
3620-302-3E13
08-07-2013
85.680
3620-303-3E13
08-07-2013
85.680
Fuente: Elaboración propia en base a comprobantes de egresos, decretos de pago y órdenes de compra.
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ANEXO N° 3
TRATOS DIRECTOS SIN RESOLUCIÓN FUNDADA.
DECRETO DE PAGO
N°
FECHA
MONTO
($)
PROVEEDOR
DETALLE
285
25-02-2013
144.647
Petrinovic y Cía.
Ltda.
Mantención de los equipos
psicotécnicos de la
Dirección de Tránsito
360
05-03-2013
404.600
Publicación y difusión de
información relacionada con
el Municipio
499
03-04-2013
202.300
628
26-04-2013
202.300
921
04-06-2013
202.300
1100
01-07-2013
202.300
1328
29-07-2013
170.960
E.Kovancs y Cía.
Ltda.
Mantención camioneta
Chevrolet captiva CFYP65
1333
30-07-2013
202.200
Publicación y difusión de
información relacionada con
el Municipio
1548
28-08-2013
202.200
1759
26-09-2013
202.200
2097
21-11-2013
404.600
2434
26-12-2013
202.300
TOTAL
2.742.907
Fuente: elaboración propia en base a los decretos de pago.
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ANEXO N° 4
PORTAL MERCADO PÚBLICO.
FECHA ENVIÓ
DE ORDEN DE COMPRA
N° ORDEN DE COMPRA
ESTADO
DE ORDEN DE COMPRA
01-02-2013 10:58
3620-37-SE13
Enviada a proveedor
01-02-2013 11:41
3620-38-SE13
Enviada a proveedor
02-02-2013 19:03
3620-41-SE13
Enviada a proveedor
09-02-2013 18:39
3620-63-SE13
Enviada a proveedor
21-02-2013 15:35
3620-80-SE13
Enviada a proveedor
25-02-2013 16:35
3620-86-SE13
Enviada a proveedor
05-03-2013 9:31
3620-96-SE13
Enviada a proveedor
22-03-2013 17:18
3620-110-SE13
Enviada a proveedor
23-03-2013 11:54
3620-116-SE13
Enviada a proveedor
11-04-2013 17:55
3620-144-SE13
Enviada a proveedor
11-04-2013 18:02
3620-145-SE13
Enviada a proveedor
11-04-2013 18:08
3620-146-SE13
Enviada a proveedor
15-04-2013 15:52
3620-150-SE13
Enviada a proveedor
16-04-2013 17:30
3620-154-CM13
Enviada a proveedor
26-04-2013 19:04
3620-172-SE13
Enviada a proveedor
09-05-2013 16:52
3620-193-SE13
Enviada a proveedor
11-05-2013 11:59
3620-194-SE13
Enviada a proveedor
20-05-2013 16:19
3620-223-SE13
Enviada a proveedor
25-05-2013 17:08
3620-228-SE13
Enviada a proveedor
27-05-2013 16:35
3620-232-SE13
Enviada a proveedor
28-05-2013 10:26
3620-234-SE13
Enviada a proveedor
28-05-2013 10:55
3620-235-SE13
Enviada a proveedor
05-06-2013 17:53
3620-261-SE13
Enviada a proveedor
20-06-2013 10:52
3620-270-CM13
Enviada a proveedor
20-06-2013 18:32
3620-276-SE13
Enviada a proveedor
24-06-2013 11:29
3620-280-SE13
Enviada a proveedor
24-06-2013 11:29
3620-278-SE13
Enviada a proveedor
01-07-2013 10:45
3620-284-SE13
Enviada a proveedor
12-07-2013 17:39
3620-333-SE13
Enviada a proveedor
15-07-2013 12:36
3620-341-SE13
Enviada a proveedor
16-08-2013 16:48
3620-413-SE13
Enviada a proveedor
11-09-2013 10:47
3625-22-SE13
Enviada a proveedor
11-09-2013 11:08
3620-469-SE13
Enviada a proveedor
11-09-2013 17:46
3620-472-SE13
Enviada a proveedor
14-10-2013 13:48
3620-531-SE13
Enviada a proveedor
14-10-2013 14:01
3620-532-SE13
Enviada a proveedor
26-11-2013 13:45
3620-599-SE13
Enviada a proveedor
26-11-2013 13:50
3620-600-SE13
Enviada a proveedor
10-12-2013 19:59
3620-636-SE13
En proceso
13-12-2013 17:24
3620-642-SE13
En proceso
18-12-2013 18:54
3620-655-SE13
Enviada a proveedor
23-12-2013 13:24
3620-662-SE13
Enviada a proveedor
uente: elaboración propia en base a la información obtenida del portal Mercado Público.
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ANEXO N° 5
DOCUMENTOS CADUCADOS.
CHEQUE
N°
FECHA
BENEFICIARIO
MONTO
$
291198
30-11-1999
4.865
296977
29-02-2000
7.382
2336872
28-12-2001
9.811
2461901
09-08-2002
I.MUNICIPALIDAD DE PIRQUE
122.670
2299230
28-07-2003
I.MUNICIPALIDAD DE PROVIDENCIA
111.545
2299228
28-07-2003
I.MUNICIPALIDAD DE VIÑA DEL MAR
27.509
4597399
08-07-2004
REGISTRO DE MULTAS DE TRÁNSITO NO
PAGADAS
194.672
4671613
02-08-2004
AGUAS ANDINAS S.A.
4.150
8449217
14-10-2005
180.000
7606015
05-08-2005
150.000
9025553
05-12-2005
DISTRIBUIDORA SUM LTDA.
172.852
9025657
13-12-2005
I.MUNICIPALIDAD DE PIRQUE
50.492
9556057
11-01-2006
10.601
9986973
07-03-2006
APIUNISEXTA
36.000
305908
28-04-2006
8.500
621107
09-05-2006
13.800
2322326
17-10-2006
100.000
2322446
31-10-2006
510.380
1968612
03-10-2006
50.000
6104905
13-11-2007
40.000
3167947
05-01-2007
4.171
6377477
14-12-2007
CLUB ADULTO MAYOR PUESTA DE SOL
114.889
6377457
15-12-2007
ARREDORAMA INTERNACIONAL S.A.
32.725
5482267
07-09-2007
50
5204597
09-08-2007
12.000
6867835
28-01-2008
ARREDORAMA INTERNACIONAL S.A.
12.000
7916730
08-05-2008
6.750
8413300
03-07-2008
7.800
9490000
14-10-2008
290.211
1601795
17-06-2009
CLUB DE JARDINES LOS PEUMOS DEL CAJÓN
DEL MAIPO
66.000
2221176
06-07-2009
INDECS LIMITADA
137.000
2221181
06-07-2009
40.000
3765069
17-12-2009
TRANSPORTES SAN PACRACIO LTDA.
200.000
3765061
14-12-2009
150.000
1134712
06-05-2009
PERSICO MOTORS S.A.
530.000
3837934
31-12-2009
EUGENIO CORNEJO SOTO Y OTRA LTDA.
6.957
6073787
08-10-2010
39.900
6073795
08-10-2010
27.000
6073802
08-10-2010
27.000
6485800
28-10-2010
142.800
F
uente: elaboración propia en base a información remitida por la Tesorera Municipal a través de correo electrónico
de fecha 23 de octubre de 2014.
-27-
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORIA 2
CHEQUE
N°
FECHA
BENEFICIARIO
MONTO
$
6485804
29-10-2010
INST.DE UROLOGÍAS UROMED LTDA.
136.600
542
18-01-2011
74.210
879
15-03-2011
AMF-MBS SOCIEDAD COMERCIAL LTDA.
83.392
2041
09-09-2011
PLASTICOP S.A.
182.398
3002
19-01-2012
GOBIERNO REGIONAL METROPOLITANO
500
3355
16-03-2012
69.248
3618
23-04-2012
ESC. DE CULTURAS CORPORALES ALFA OMEGA
50.000
4917
07-11-2012
INDUSTRIAS JORAS LTDA.
160.710
4149
04-07-2012
CONSTRUCTORA GESTA S.A.
1.193.570
5839
04-04-2013
17.312
5838
04-04-2013
ASOCIACIÓN CHILENA DE MUNICIPALIDADES
100.000
6863
14-08-2013
34.624
6763
31-07-2013
77.256
7387
11-11-2013
43.166
6936
29-08-2013
77.256
7213
02-10-2013
77.256
7368
30-10-2013
77.256
7552
29-11-2013
77.256
7788
31-12-2013
77.256
7881
13-01-2014
COMERCIAL KAUFMANN
43.228
8096
30-01-2014
77.256
8296
27-02-2014
77.256
8531
01-04-2014
77.256
8731
28-04-2014
!
77.256
8978
27-05-2014
30.000
9011
30-05-2014
77.256
9641
07-08-2014
CENTRO DE PADRES Y APODERADOS ESC. DE
FÚTBOL
50.000
9642
07-08-2014
UNIÓN COMUNAL ADULTO MAYOR
50.000
9643
07-08-2014
CLUB ADULTO MAYOR VIDA NUEVA
50.000
9302
30-06-2014
CLUB DEPORTIVO UNIÓN VICTORIA
50.000
9304
30-06-2014
CENTRO DE PADRES ESCUELA SAN ALFOBNSO
50.000
9342
30-06-2014
77.256
TOTAL
7.048.512
Fuente: elaboración propia en base a información remitida por la Tesorera Municipal a través de correo electrónico
de fecha 23 de octubre de 2014.
-28-
www.contraloria.c1
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