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Documento administrativo electrónico

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Vincent
Páginas49-54
49
IV.
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO
Establecer y delinear de manera continua e ininterrumpida todas y cada una
de las actuaciones jurídicamente trascedentes que lleva a cabo la Administración
supone, más que una necesidad, una imposición del ordenamiento particular que
incumbe a ésta.
La causa de dicha imposición jurídica se debe al hecho de que la Administra-
ción Pública está imposibilitada de justicar por sí y para sí su propia actividad.
Esto supone que sus prácticas, las decisiones a las que arriba mediante éstas y los
cambios que las mismas producen en el mundo fenoménico no contienen, jamás, el
germen de su justicación hic et nunc.
Además del efecto legitimador que conlleva la plasmación de su actividad
mediante formas dadas y contenidas en soportes físicos o lógicos, dicha actividad
provoca, también, un efecto de orden garantista para el administrado, ya que éste
puede controlar la legalidad de la actividad administrativa mediante la compulsa
de un elemento físico o lógico que supone una representación de lo actuado.
Asimismo, permite el control interno por parte de la propia Administración,
mediante la actuación de órganos especializados, cuya misión es la de contras-
tar lo hecho respecto de la normativa jurídica incumbente (función de contralor
administrativo).
Dichos controles muchas veces no son inmediatos, por lo que la conservación
íntegra y el de lo actuado en un soporte físico o lógico enseña, ejemplica, muestra.
Esta es la etiología del término documento, proveniente del término latín documentum.
La trascendencia de la documentación de lo actuado en el ámbito de la Ad-
ministración Pública es, entonces, el de permitir enseñar o mostrar con el mayor
detalle, precisión y delidad posible qué es lo que sucedió, qué se hizo, cómo se
hizo y porqué se hizo así.
A los efectos de que el documento en cuestión pueda ser capaz de desarrollar
su función de “enseñar” el pasado, deberá encontrarse embebido de los caracteres
de inalterabilidad de su contenido y de el conservación de la información plasma-
da en el mismo.

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