Dictamen nº 4374 de Contraloría General de la República, de 12 de Febrero de 2019
N° 4.374 Fecha: 12-II-2019
Se ha dirigido a esta Contraloría General el Servicio Nacional para la Prevención y Rehabilitación del Consumo de Drogas y Alcohol -SENDA-, exponiendo su necesidad de eliminar gran parte de los instrumentos de garantía y documentación contable que alberga en sus dependencias, dada la falta de espacio para conservarlos.
Específicamente y en primer término, consulta si los vales vista, depósitos a la vista y pólizas de garantía, tomados por proveedores o contratistas para asegurar el fiel y oportuno cumplimiento de sus obligaciones o para garantizar la seriedad de sus ofertas, que actualmente se encuentran vencidos o caducados, y que no han podido ser devueltos a sus tomadores, deben ser considerados como especies valoradas para efectos de su eliminación, a la luz de lo dispuesto en el artículo 14 de la ley N° 10.336, o si, en cambio, corresponde aplicar a su respecto el criterio contenido en el dictamen N° 4.804, de 2017, relativo a las boletas de garantía.
Sobre el particular, cumple manifestar que el citado artículo 14 de la ley N° 10.336 previene que “El Contralor podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, incluyendo la designación de delegados para que intervengan en esas actuaciones”.
En tanto, el artículo 21 de la misma ley establece, en su inciso primero, que “La Contraloría hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad fiscal, municipal y de la Beneficencia Pública; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso 1° del artículo 7°, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control”.
Agrega su inciso segundo que “Los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos”.
En armonía con los aludidos preceptos legales, el oficio circular N° 28.704, de 1981, establece en su parte II, numeral 1, en lo que interesa, que los bonos, pagarés, letras de cambio, etc., pagados o anulados, deben ser eliminados, con la formalidad anotada en el mencionado artículo 14, después de transcurridos dos años de su examen por este Organismo Contralor.
Ahora bien, cabe hacer presente que en...
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