Dictamen nº 183337 de Contraloría General de la República, de 8 de Febrero de 2022 - Doctrina Administrativa - VLEX 896221367
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Dictamen nº 183337 de Contraloría General de la República, de 8 de Febrero de 2022

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Vincent

Nº E183337 Fecha: 08-II-2022

El Servicio Nacional de Pesca y Acuicultura, SERNAPESCA, solicita autorización para la eliminación de determinados talonarios de cheques, en orden a que actualmente no se utilizarían dado que los pagos se realizan vía transferencia electrónica o de forma centralizada a través de la Tesorería General de la República.

Sobre el particular, es menester tener presente que el artículo 21 de la ley N° 10.336 de Organización y Atribuciones de la Contraloría General, expresamente previene que la Contraloría efectuará el examen de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad pública los que, transcurridos tres años de su revisión definitiva, podrán ser incinerados o destruidos, salvo que el Contralor General disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor.

Enseguida, y en el mismo sentido, el numeral 2, del título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de esta Entidad Fiscalizadora, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece, en lo pertinente, que toda la documentación relacionada con la contabilidad fiscal, municipal y, en general, gubernamental, o con cuentas concernientes a la administración de fondos o bienes del Estado, debe ser mantenida por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor, o que hayan sido objetados por los órganos de control interno o por fiscalizadores externos, en cuyo caso, deben conservarse hasta el finiquito de la observación o reparo respectivo.

Atendido lo anterior, las solicitudes de autorización de eliminación de documentos que los entes públicos dirigen a esta Contraloría General deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas, según el caso, que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por este Organismo de Control, toda vez que ello, de acuerdo a lo manifestado precedentemente y a lo sostenido por la jurisprudencia administrativa existente al respecto, contenida, entre otros, en los dictámenes Nos 25.634 y 37.995, ambos de 2009, de este origen, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación.

A su turno, resulta necesario confirmar si los documentos por los que se consulta, -las chequeras en cuestión- corresponden a...

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