Decreto núm. 4, publicado el 11 de Diciembre de 2021. REGLAMENTO QUE REGULA LA FORMA EN QUE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEBERÁN EXPRESARSE A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS, EN LAS MATERIAS QUE INDICA, SEGÚN LO DISPUESTO EN LA LEY Nº 21.180 SOBRE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DEL ESTADO
| Publicado en | Diario Oficial |
| Emisor | MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE LA PRESIDENCIA |
| Rango de Ley | Decreto |
REGLAMENTO QUE REGULA LA FORMA EN QUE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEBERÁN EXPRESARSE A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS, EN LAS MATERIAS QUE INDICA, SEGÚN LO DISPUESTO EN LA LEY Nº 21.180 SOBRE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DEL ESTADO
Núm. 4.- Santiago, 9 de noviembre de 2020.
Vistos:
Lo dispuesto en los artículos 32, Nº 6 y 35 de la Constitución Política de la República, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado se fija por el decreto supremo Nº 100, de 2005, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; en el decreto con fuerza de ley Nº 1-19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley Nº 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en la ley Nº 18.993, que crea el Ministerio Secretaría General de la Presidencia de la República; en la ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los Órganos de la Administración del Estado; en la ley Nº 21.180, de Transformación Digital del Estado; en la ley Nº 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma; en la ley Nº 19.628, sobre Protección de la Vida Privada; en la ley Nº 20.285, sobre Acceso a la Información Pública; en la ley Nº 18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos; en la ley Nº 19.477, que aprueba Ley Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación; en la ley Nº 19.949, que establece un Sistema de Protección Social para Familias en Situación de Extrema Pobreza denominado Chile Solidario; en la ley Nº 20.379, que crea el Sistema Intersectorial de Protección Social e institucionaliza el subsistema de protección integral a la infancia "Chile Crece Contigo"; en la ley Nº 19.828, que crea el Servicio Nacional del Adulto Mayor; en la ley Nº 20.422 que establece normas sobre igualdad de oportunidades e inclusión social de personas con discapacidad; en el decreto supremo Nº 181, de 2002, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que aprueba reglamento de la ley 17.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma; en el decreto supremo Nº 22, de 2015, del Ministerio de Desarrollo Social, que aprueba reglamento del artículo 5º de la ley Nº 20.379 y del artículo 3º letra f) de la ley Nº 20.530; en el decreto supremo Nº 975, de 2018, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que aprueba reglamento que fija la Política Nacional sobre Zonas Rezagadas en Materia Social; en el Instructivo Presidencial Nº 001, de 24 de enero de 2019, sobre Transformación Digital en los órganos de la Administración del Estado; en el "Estudio de Identificación de Localidades en Condiciones de Aislamiento elaborado por la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo 2012"; Of. Ord. (GAB SUB) Nº 337, de 9 de marzo de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia; y, en la resolución Nº 7, de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención del trámite de toma de razón.
Considerando:
1) Que, con fecha 11 de noviembre de 2019, se publicó en el Diario Oficial la ley Nº 21.180, sobre Transformación Digital del Estado.
2) Que, a través de la modificación de diversos cuerpos legales, dicha ley tiene por objeto transformar el Estado en materia digital, para que se torne ágil y eficiente, y su actuar se condiga con los tiempos actuales y se beneficie de las ventajas del desarrollo electrónico y digital, principalmente en relación al ahorro de tiempo, costos y calidad de vida de la sociedad entera.
3) Que, dentro de los cambios normativos mencionados en el considerando precedente, el artículo 1º de la ley Nº 21.180 introdujo modificaciones a la ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los Órganos de la Administración del Estado, disponiendo que todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de los medios electrónicos establecidos por la ley, salvo las excepciones legales; regulando distintos aspectos requeridos para estos efectos.
4) Que, uno de los preceptos modificados de la ley Nº 19.880 es el artículo 18, que establece que el ingreso de las solicitudes, formularios o documentos se hará mediante documentos electrónicos o por medio de formatos o medios electrónicos, a través de las plataformas de los órganos de la Administración del Estado. A su vez señala los casos excepcionales en que una persona, por medio de un formulario y ante el órgano respectivo, podrá solicitar realizar presentaciones dentro del procedimiento administrativo en soporte papel, esto es, cuando carezca de medios tecnológicos, no tenga acceso a medios electrónicos o sólo actuare excepcionalmente a través de ellos. Por último, el nuevo inciso quinto de esta disposición entrega a un reglamento dictado conjuntamente por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Ministerio de Hacienda, el establecimiento de las formas de acreditar el encontrarse dentro de las circunstancias indicadas precedentemente.
5) Que, asimismo, a través de la ley Nº 21.180, se introducen normas para regular la entrega de copias de los expedientes electrónicos, y los casos excepcionales en que podrán entregarse copias en soporte papel. De ese modo, el nuevo inciso sexto del referido artículo 18 de la ley Nº 19.880 establece que "Un reglamento, dictado en conjunto por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Ministerio de Hacienda, regulará aquellos casos en que la Administración pueda excusarse de entregar copias en soporte papel por razones de distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento de sus labores habituales, esto es la utilización de un tiempo excesivo considerando su jornada de trabajo, o un alejamiento de sus funciones habituales, así como en los que podrá exigir el pago de los costos directos de reproducción y la fijación de sus valores.".
6) Que, otra de las modificaciones introducidas a la ley Nº 19.880, es el reemplazo de su actual artículo 19, disponiendo el uso obligatorio de plataformas electrónicas, de modo que los órganos de la Administración del Estado estarán obligados a disponer y utilizar adecuadamente aquéllas para efectos de llevar expedientes electrónicos, las que deberán cumplir con estándares de seguridad, interoperabilidad, interconexión y ciberseguridad. A su vez, el inciso tercero del mencionado precepto establece que la conservación de los expedientes electrónicos estará a cargo del órgano respectivo, el cual será el responsable de su integridad, disponibilidad y autenticidad.
7) Que, por su parte, el inciso sexto del referido artículo 19 de la ley Nº 19.880, establece que las comunicaciones oficiales entre los órganos de la Administración serán registradas en una plataforma electrónica destinada al efecto.
8) Que, el inciso final del artículo señalado en el considerando anterior establece que "Mediante reglamento, dictado en conjunto por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia y el Ministerio de Hacienda, se fijarán los estándares que deberán cumplir dichas plataformas, en los términos previstos en esta ley considerando, además, condiciones de accesibilidad para los interesados, seguridad, funcionamiento, calidad, protección y conservación de los documentos.".
9) Que, a su vez, la ley Nº 21.180 incorporó un nuevo artículo 19 bis en la ley Nº 19.880, sobre "Documentos electrónicos y digitalización". En relación con lo anterior, el inciso tercero de dicho artículo mandata la dictación conjunta de un reglamento, entre el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, que regule la forma de cotejar la autenticidad y conformidad de los documentos en soporte papel y sus copias digitalizadas presentadas directamente en el expediente electrónico o en la dependencia de la Administración correspondiente.
10) Que, a mayor abundamiento, el inciso final del artículo 19 bis de la ley Nº 19.880, establece que un reglamento, dictado en conjunto por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, determinará los criterios en los casos en que no fuere materialmente posible para el funcionario, por la naturaleza, formato o cantidad de los documentos presentados en formato que no sea electrónico, digitalizar e ingresar éstos al expediente electrónico.
11) Que, a su vez, la ley Nº 21.180 reemplazó el artículo 46 de la ley Nº 19.880, con el propósito de regular la forma de practicar las notificaciones en los procedimientos administrativos, las cuales deberán efectuarse a través de medios electrónicos en base a la información contenida en un registro único dependiente del...
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