Dictamen nº 28704 de Contraloría General de la República, de 27 de Agosto de 1981
N° 28.704 Fecha: 27-08-1981
Circular sobre Disposiciones y Recomendaciones Referentes a Eliminación de
Documentos
En razón a las numerosas consultas que diversas entidades han formulado a esta Contraloría General referente a la materia del rubro, se ha estimado procedente resumir en la presente circular las principales disposiciones legales y las indicaciones que se han sugerido en pronunciamientos anteriores.
I
Documentos en general
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- La autorización para eliminar documentos de los servicios de la Administración Pública propiamente tal compete otorgarla, por regla general, al Presidente de la República, en uso de las atribuciones que como jefe del Estado lo confiere la Constitución Política.
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- La autorización para eliminar documentos de los Organismos que gozan de autonomía administrativa procede que la confiera, a su vez, la respectiva Jefatura Superior.
En este evento, la medida corresponde que se adopte mediante la dictación de decreto o resolución exenta.
Lo anterior es sin perjuicio de las modalidades especiales que se enumeran a continuación.
II
Modalidades especiales.
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- Documentos de la deuda pública, especies valoradas u otros efectos.
En conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 en relación con el artículo 42 letra o) de la ley N° 10.336, corresponda al Contralor General, por si o por delegado designado especialmente, intervenir en la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. Los bonos, pagarés, letras de cambio, etc., pagados o anulados, deben ser eliminados, con la formalidad anotada, después de transcurridos dos años de su examen por este Organismo Contralor.
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- Libros, documentos y cuentas aprobados .
El inciso 1° del articulo 21 del referido cuerpo legal señala que la Contraloría hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que indica; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administran fondos o bienes de los indicados en el inc. 1° del art. 7°, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control, agregando en el inciso 2° que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos.
En otras palabras, todos aquellos documentos que tengan relación con la contabilidad fiscal, municipal y en general, después de la dictación del D. L. N° 1263, de 1975, gubernamental, o con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un periodo de tres años...
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