Ordinario Nº 2696 de Servicio de Impuestos Internos, 23/11/2020
| Número de oficio | 2696 |
| Fecha | 23 Noviembre 2020 |
| Tipo de documento | Renta |
| Materia | Renta – Actual Ley sobre Impuesto a la – Art. 31 – Código Tributario, art. 17 |
RENTA – ACTUAL LEY SOBRE IMPUESTO A LA – ART. 31 – CÓDIGO TRIBUTARIO,
ART. 17
(ORD. N° 2696 DE 23.11.2020).
Acreditación de gastos mediante respaldos digitalizados de los comprobantes.
Se ha solicitado a este Servicio un pronunciamiento sobre la posibilidad de acreditar los gastos de una
empresa mediante los respaldos digitalizados de los respectivos comprobantes.
I ANTECEDENTES
Una empresa cuyo objeto es el desarrollo de herramientas para la transformación digital ha liberado al
mercado un instrumento que permite la digitalización del proceso de rendición de gastos, que
beneficiará a las empresas para propiciar condiciones para el teletrabajo, asegurar la entrega oportuna de
los respaldos ante fiscalizaciones del Servicio, reducir los plazos de reembolso, evitar incurrir en gastos
en transporte y almacenamiento de los papeles, y la pérdida de vouchers, boletas y otros comprobantes
en papel, producto del paso del tiempo.
Mediante esta herramienta las empresas clientes entregan a sus colaboradores accesos, ya sea vía sus
celulares inteligentes o mediante un sitio web, para tomar una fotografía del comprobante, completar un
formulario con los antecedentes que respaldan los gastos y solicitar su aprobación, pudiendo algunos ser
rechazados. Todo gasto aprobado pasará a ser contabilizado y registrado según el marco legal vigente y,
finalmente, se pagará el reembolso al colaborador por el monto aprobado.
Las imágenes quedan respaldadas en carpetas organizadas por empresa, período contable y rendición de
gastos, permitiendo una rápida recuperación en caso de solicitudes administrativas de auditoría o de otra
naturaleza, que la empresa (cliente) así lo requiera.
Los colaboradores que interactúan con la rendición de gastos tienen acceso a su detalle con herramientas
que le permiten hacer zoom de la imagen para validar que lo detallado en el formulario guarda relación
con la imagen que los respalda.
Con los antecedentes que expone, solicita que se confirme lo siguiente:
1) Que la herramienta que digitaliza las rendiciones de gastos complementa los sistemas de
contabilidad que deben llevar los contribuyentes, circunscrito a lo establecido en el artículo 17 del
Código Tributario.
2) Que los gastos que el colaborador declare en una rendición, incurridos por la naturaleza del
desarrollo de sus labores, ya sea, voucher de tarjetas de débito y crédito, boletas, comprobantes de
peaje y otros tributariamente válidos, se puedan respaldar en formato digital (fotografía). Esto
fundado en el criterio aplicado en los Oficios N° 2917 de 2019 y N° 1645 de 2020.
II ANÁLISIS
Si bien este Servicio no es competente para impartir normas contables, es posible señalar que, desde el
punto de vista tributario, el sistema de respaldo de gastos que describe sirve como elemento de
acreditación de los gastos señalados, sin perjuicio de cumplir lo instruido al efecto por este Servicio en
pronunciamientos anteriores, tratándose de los reembolsos de gastos
1
.
En cuanto a la posibilidad de respaldar los comprobantes de gasto con imágenes digitales, resultan
plenamente aplicables a esta consulta los criterios contenidos en el Oficio N° 2917 de 2019 y 1645 de
2020, los que son de su conocimiento y se dan por reproducidos.
De esta forma, se cumple el estándar exigido por la ley, en tanto los documentos electrónicos guarden la
debida correspondencia con los gastos que se encuentren pagados o adeudados, los libros de
contabilidad y otros medios probatorios.
Lo anterior, no permite excluir del examen, el cumplimiento de los demás requisitos legales, para la
deducción de todo gasto, requisitos que están sujetos a verificación en la respectiva instancia de
fiscalización.
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Oficio N° 1646 de 2009
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