ORD. N° 2927/58 28 de Diciembre de 2021
| Fecha Disposición | 28 de Diciembre de 2021 |
Departamento Jurídico y Fiscalía
Unidad de Pronunciamientos
Innovación y Estudios Laborales
S/K (1747) 2020
DICTAMEN N°: 2927/58
ACTUACIÓN: Modifica doctrina.
MATERIA: Sistemas digitales de registro y control de asistencia, descansos y determinación de las horas de trabajo.
RESUMEN: Establece requisitos para sistemas digitales de registro y control de asistencia, descansos y determinación de las horas de trabajo.
ANTECEDENTES: 1) Instrucciones de 26.07.2021, de Jefe de Departamento Jurídico y Fiscal.
2) Instrucciones de 26.11.2020, de Jefa de Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
3) Correo electrónico de 30.10.2020 de Jefa Unidad de Pronunciamientos, Innovación y Estudios Laborales.
FUENTES: Artículo 33 inciso 1° del Código del Trabajo.
CONCORDANCIAS: Dictámenes Nº1140/027 de 24.02.2016 y N°5849/133 de 04.12.2017.
SANTIAGO, 28.12.2021
DE : DIRECTORA DEL TRABAJO
A : JEFE DEPARTAMENTO DE INSPECCIÓN
Considerando las nuevas herramientas tecnológicas y, además, la data de la actual regulación administrativa de los sistemas digitales de registro y control de asistencia, contenida específicamente en los dictámenes Nºs.1140/027, de 24.02.2016 y 5849/133, de 04.12.2017, se ha estimado pertinente actualizar la doctrina institucional antes citada con el fin de adecuarla a las nuevas exigencias.
De este modo, en el presente informe se establecen las características que deben contemplar, como mínimo, los sistemas de registro y control de asistencia, horas de trabajo y descansos de tipo digital; su proceso de certificación; la autorización posterior de la Dirección del Trabajo; su correcta utilización por parte de trabajadores y empleadores; y el acceso a la información por parte de los funcionarios de esta Dirección.
En tal contexto, se considerarán compatibles con lo dispuesto en el artículo 33 del Código del Trabajo, aquellos sistemas digitales de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, que reúnan las condiciones copulativas señaladas en el cuerpo del presente dictamen, lo cual no obsta a las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda efectuar en lo sucesivo respecto de cada sistema en particular.
Las exigencias técnicas y reglas de utilización que deberán cumplir las plataformas son las siguientes:
1-. Consideraciones generales:
1.1-. Definiciones: A menos que se indique expresamente lo contrario, para los efectos de la regulación de los sistemas de registro y control de asistencia, se entenderá por:
1.1.1-. Autorización: Acto mediante el cual la Dirección del Trabajo aprueba los antecedentes técnicos que sustentan un sistema de registro y control de asistencia presentados por una empresa, lo cual, a su vez, permite que la respectiva plataforma sea utilizada en el ámbito de las relaciones laborales.
1.1.2-. Certificación: Resultado final del análisis técnico realizado a un sistema de registro y control de asistencia, el cual concluye de manera clara y precisa que dicha plataforma se ajusta a todos los requisitos exigidos por este Servicio.
1.1.3-. Checksum: Función hash computable mediante un algoritmo, cuyo propósito principal es detectar cambios en una secuencia de datos (archivos) para proteger la integridad de estos, comprobando así que no haya diferencias entre los valores obtenidos al hacer una comprobación inicial y otra final luego de haber compartido dichos datos. De esta forma, esta función es usada para verificar si un archivo compartido a un usuario es idéntico bit a bit al publicado en su fuente original.
1.1.4-. Diagrama de arquitectura: Documento que permite dar cuenta de las interconexiones entre los distintos componentes del sistema, esto es, entre los dispositivos de registro de marca, los servidores de aplicación, la base de datos, los eventuales periféricos de seguridad, entre otros. Su finalidad es dar a conocer gráficamente la forma en la que se encuentran vinculados y conectados dichos componentes, con el objeto de determinar los niveles de vulnerabilidad a los cuales pueda estar sujeta la plataforma.
1.1.5-. Enrolamiento: Proceso mediante el cual se ingresan los datos de un nuevo trabajador al sistema, y si fuera el caso, se capturan sus parámetros biométricos.
1.1.6-. Evidencia: Antecedentes gráficos, digitales o electrónicos, destinados a respaldar las aseveraciones contenidas en el informe de certificación, las cuales podrán consistir en imágenes, diagramas, flujos, etc.
1.1.7-. Hash: Algoritmos que consiguen crear, a partir de una entrada (ya sea un texto, una contraseña o un archivo, por ejemplo), una salida alfanumérica de longitud normalmente fija que representa un resumen de toda la información que se le ha proporcionado (es decir, a partir de los datos de la entrada crea una cadena que sólo puede volverse a crear con ellos) garantizando, de este modo, la integridad de los datos.
1.1.8-. Identificación o autenticación: Proceso electrónico mediante el cual un trabajador, previamente enrolado, es reconocido por el sistema, habilitándolo para realizar una marcación.
1.1.9-. Informe de vulnerabilidades: Herramienta destinada a obtener un informe detallado de los aspectos de seguridad de la plataforma.
1.1.10-. Marcación: Acto voluntario y consciente de un trabajador a través del cual registra el inicio o término de una actividad laboral.
1.1.11-. Rechazo: Respuesta emitida por la Dirección del Trabajo, en la cual concluye que un sistema de registro y control de asistencia no se ajusta a todas las exigencias vigentes por lo cual no autoriza su utilización en el ámbito laboral.
1.2-. Sinónimos: Para el tratamiento de los sistemas de registro y control de asistencia, el presente informe considerará como sinónimos los términos siguientes; sistema, mecanismo, plataforma y solución.
1.3-. Mantención de la información: Los empleadores deberán mantener disponible para su revisión la información que entreguen los sistemas, en formato electrónico, por un plazo mínimo de 5 años contados hacia atrás desde la fecha de la consulta en la plataforma. En caso de cambio de proveedor del servicio, será responsabilidad del empleador mantener la información histórica que no haya podido ser migrada al nuevo sistema.
1.4.-. Idioma oficial: Tanto las plataformas, sus manuales, reportes, tutoriales y todo otro documento relacionado con los sistemas de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, deben encontrarse en idioma español y considerar la terminología técnica utilizada en Chile. Excepcionalmente se aceptará, dentro del proceso de autorización de este Servicio, la presentación de certificaciones internacionales emitidas en otros idiomas. Dichas certificaciones deberán ser mencionadas explícitamente en los informes de certificación, señalando de manera clara a qué ítem corresponden y qué control o exigencia cubren.
1.5-. Componentes: Los sistemas deberán contemplar, como mínimo, los siguientes componentes:
1.5.1-. Hardware: Destinado al enrolamiento e identificación de los trabajadores, por ejemplo, un lector de tarjetas o de huellas digitales, cámara, teclado, etc.
1.5.2-. Un medio destinado a realizar las marcaciones; por ejemplo, tarjetas de aproximación, biometría, teclado, etc.
1.5.3-. Plataforma web: Con acceso permanente para empleadores, trabajadores y fiscalizadores.
1.5.4-. Base de datos: Plataforma de hardware (física o virtual) y software que permite el almacenamiento, organización, procesamiento, disposición y respaldo de la información que se obtenga de la utilización del sistema.
1.5.5-. Geolocalización: Opcionalmente las plataformas podrán contemplar una herramienta que permita detectar el lugar en el que se realiza una marcación.
No se permitirán componentes (software o hardware) que estén dentro de las categorías de desarrollo, pruebas, express, trial, light o similares, dado que ellos presentan restricciones de uso o capacidad, además de carecer de soporte técnico de la marca o el fabricante.
1.6-. Ámbito de aplicación: La doctrina contenida en el presente informe sólo resulta aplicable para los sistemas de registro de asistencia de tipo digital, no resultando vinculante, por ende, para los mecanismos de control basados en soporte de papel, tales como un libro.
2-. Consideraciones técnicas:
2.1-. Enrolamiento e identificación o autentificación:
2.1.1-. El proceso de enrolamiento e identificación de los trabajadores podrá realizarse a través de cualquier hardware que permita obtener su reconocimiento, pudiendo considerar para ello lectores de parámetros biométricos, teclados, cámaras, tarjetas con banda magnética, cédula nacional de identidad, token, etc., en la medida que la alternativa seleccionada permita diferenciar a una persona de otra.
2.1.2-. El hardware destinado al enrolamiento e identificación de los trabajadores y el medio utilizado para realizar las marcaciones podrían coincidir, por ejemplo, si la plataforma utilizara claves ingresadas mediante un teclado para ambas funciones.
Por el contrario, se tratará de medios diferentes si, por ejemplo, el sistema emplea la cédula nacional de identidad del trabajador para realizar su enrolamiento e identificación, pero las marcaciones se efectúan utilizando una clave o password.
2.1.3-. La identificación de los dependientes por parte del sistema podrá realizarse de manera presencial o mediante login remoto, por ejemplo, utilizando equipos portátiles, celulares u otros, o dispositivos ubicados fuera del establecimiento del empleador.
En caso de que, por el tipo de labor desarrollada, se utilicen conexiones remotas a sistemas o plataformas de propiedad del empleador, y estas permitan almacenar fecha, hora y lugar en el cual se realizan las conexiones, dichos registros podrán ser utilizados como mecanismo de control de asistencia del trabajador que realiza la conexión. En este caso será obligatoria la definición de un identificador único para cada trabajador y que la contraseña o seña sea sólo conocida por él.
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