Informe final 606-17 subsecretaría de educación financiamiento del acceso gratuito a las instituciones de educación superior, año 2016 - diciembre 2017
| Fecha | 12 Diciembre 2017 |
| Número de informe | 606/2017 |
| Emisor | II Contraloría Regional Metropolitana de Santiago |
OBJETIVO
La auditoría y examen de cuentas tiene por finalidad verificar que las actuaciones y procedimientos realizados durante el año 2016, por la Subsecretaría de Educación, respecto-del proceso de asignación y entrega de la gratuidad, se hayan ceñido a lo previsto en la glosa 05, de la partida presupuestaria 09-01-30-24-03-201, contenida en la ley de presupuestos del sector público, año 2016.
CONCLUSIONES
Respecto del ambiente de control interno en la Subsecretaría de Educación, relativo al proceso de asignación- y entrega de la gratuidad, se verificaron falencias en la estructura organizacional del programa de gratuidad, constatándose que el Departamento de Financiamiento Estudiantil -a cargo del proceso- no tiene documentada y aprobada su organización interna, objetivos, organigrama, encargados de unidades y dependencias, funciones y responsabilidades. Esa subsecretaría deberá concluir la tramitación del acto administrativo -que el servicio indica en su respuesta-, sobre la regularización del aludido departamento, informando a esta Contraloría Regional, en el plazo de 60 días hábiles, desde la recepción del presente informe.
Asimismo, se constató la ausencia de manuales de procedimientos para el cumplimiento de todas y cada una de las etapas del proceso de evaluación, asignación y entrega del beneficio de gratuidad, que describan las actividades y acciones a ejecutar, el flujo de la documentación, los controles y las validaciones necesarias, las unidades involucradas en cada instancia y sobre las diversas autorizaciones que intervienen, por lo que la subsecretaría deberá proceder a elaborar y formalizar los referidos manuales.
Además, los fondos destinados a la gratuidad y entregados a las universidades no se contabilizan de acuerdo con la Normativa del Sistema General de la Nación y Procedimientos Contables para el Sector Público, debido a que se utilizan cuentas de gastos sin emplear registros de fondos por rendir, toda vez que las transferencias realizadas se encuentran sujetas a obligaciones, condiciones y requisitos cuyo incumplimiento exige la restitución de los montos, por lo que el servicio deberá ajustarse a la normativa señalada.
También, se constató la inexistencia de auditorías relativas a la materia examinada, y el plan de auditoría 2017 de esa subsecretaría no contempló realizar exámenes sobre la gratuidad, por lo que deberá, conforme lo enunciado en su respuesta, analizar la factibilidad y materialidad de incorporar dicha revisión en su próxima programación, informando a esta Contraloría Regional en el plazo ya indicado.
La Subsecretaría de Educación no aplicó un control y supervisión cabal en lo relativo a los distintos aspectos de la ejecución del programa de gratuidad, relacionados con los requisitos exigibles a los estudiantes, las exigencias fijadas a las universidades no estatales, las incompatibilidades de los beneficios recibidos por los alumnos y el procedimiento de cálculo y asignación del monto que corresponde a cada una de las instituciones de educación superior, constatándose que el análisis y el control del proceso de asignación de la gratuidad fue llevado a cabo en forma manual con...
Asimismo, se constató la ausencia de manuales de procedimientos para el cumplimiento de todas y cada una de las etapas del proceso de evaluación, asignación y entrega del beneficio de gratuidad, que describan las actividades y acciones a ejecutar, el flujo de la documentación, los controles y las validaciones necesarias, las unidades involucradas en cada instancia y sobre las diversas autorizaciones que intervienen, por lo que la subsecretaría deberá proceder a elaborar y formalizar los referidos manuales.
Además, los fondos destinados a la gratuidad y entregados a las universidades no se contabilizan de acuerdo con la Normativa del Sistema General de la Nación y Procedimientos Contables para el Sector Público, debido a que se utilizan cuentas de gastos sin emplear registros de fondos por rendir, toda vez que las transferencias realizadas se encuentran sujetas a obligaciones, condiciones y requisitos cuyo incumplimiento exige la restitución de los montos, por lo que el servicio deberá ajustarse a la normativa señalada.
También, se constató la inexistencia de auditorías relativas a la materia examinada, y el plan de auditoría 2017 de esa subsecretaría no contempló realizar exámenes sobre la gratuidad, por lo que deberá, conforme lo enunciado en su respuesta, analizar la factibilidad y materialidad de incorporar dicha revisión en su próxima programación, informando a esta Contraloría Regional en el plazo ya indicado.
La Subsecretaría de Educación no aplicó un control y supervisión cabal en lo relativo a los distintos aspectos de la ejecución del programa de gratuidad, relacionados con los requisitos exigibles a los estudiantes, las exigencias fijadas a las universidades no estatales, las incompatibilidades de los beneficios recibidos por los alumnos y el procedimiento de cálculo y asignación del monto que corresponde a cada una de las instituciones de educación superior, constatándose que el análisis y el control del proceso de asignación de la gratuidad fue llevado a cabo en forma manual con...
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