Dictamen 90-2021 de Superintendencia de Seguridad Social de 08 de enero de 2021 - Doctrina Administrativa - VLEX 855569952
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Dictamen 90-2021 de Superintendencia de Seguridad Social de 08 de enero de 2021

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Vincent
Fecha08 Enero 2021
ReceptorMutualidad
Normativa aplicadaLeyes N°s 16.395, 16.744 y 18.845; D.L. N°2.412, de 1978
EmisorSuperintendencia de Seguridad Social (Chile)

1.- Esa Mutualidad ha recurrido a esta Superintendencia, solicitando un pronunciamiento respecto del plazo en que debe conservar los siguientes documentos: recomendaciones formuladas a empresas adherentes; investigaciones de accidentes; informes de prevención de riesgos; actas de constitución y de reuniones de Comités Paritarios de Higiene y Seguridad; listados de verificación de cumplimiento de medidas preventivas; informes técnicos; carpetas de adhesión y renuncia de entidades empleadoras a esa Mutualidad.

Señala que la conservación de la citada documentación se ha tornado compleja por el espacio físico que deben disponer para su custodia y los costos asociados a ello.

Por lo anterior, propone mantener la referida documentación de manera física por un plazo de 3 años, luego proceder a su respaldo en un sistema de soporte informático y finalmente destruir los formatos físicos.

2.- Sobre el particular, cabe hacer presente que el artículo 2° del D.L. Nº 2.412, de 1978, establece que las Instituciones de Previsión, podrán previa autorización de este Servicio, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Agrega la norma que, con la misma autorización, pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.

Por su parte, el dictamen N° 23.766 de 2008, de la Contraloría General de la República considera la factibilidad de reemplazar el proceso de microfilm utilizado para copiar y archivar documentación de respaldo o derivada de la gestión que le compete desarrollar a las entidades públicas, por un sistema de...

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