Circular N° 63, Departamento de Gestión de Fiscalización, de 12 de Octubre de 2000
CIRCULAR N°63 DEL 12 DE OCTUBRE DEL 2000 MATERIA : INSTRUYE SOBRE FORMULARIOS A UTILIZAR Y ESTABLECE PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS PARA AUDITORÍAS TRIBUTARIAS. REEMPLAZA OFICIO CIRCULAR Nº 488 DE FECHA 04 DE MARZO DE 1997.
La presente circular contempla los diferentes formularios que deben utilizarse en las auditorías tributarias, con el objetivo de uniformar la documentación y procedimientos a utilizar, tanto en las actuaciones con el contribuyente, como en el proceso interno de las revisiones, permitir instancias de seguimiento y control a los niveles de supervisión y ser un elemento de autocontrol y ayuda para el funcionario fiscalizador.
Este Oficio busca mejorar la documentación generada en las áreas de fiscalización (Departamentos de Fiscalización, Resoluciones y Unidades), de tal forma que la información que ésta contenga sea más clara para el contribuyente y de mayor calidad jurídica.
E1 inicio de una auditoria, implica la apertura de una carpeta que contiene el expediente con toda la documentación que genera un caso. La documentación de esta carpeta debe foliarse en forma correlativa a medida que se incorporen los antecedentes pertinentes, y una vez terminado el caso, debe ser remitida por el Jefe de Grupo, para su archivo, ordenado por RUT, al Departamento Regional de Fiscalización, de Resoluciones o Jefe de Unidad según corresponda.
Los Formularios que se describen a continuación y que se adjuntan en anexo, consideran todos los contenidos en el Oficio Circular Nº 488 de 1997 y sus modificaciones, las que son producto de revisiones a dicho oficio por parte de Jefes de Grupo de Fiscalización y de Resoluciones de nuestro Servicio, y han sido validadas en talleres con funcionarios fiscalizadores y técnicos a nivel del país.
Además entrega instrucciones precisas que deben seguirse en las auditorías, y los formularios que en ellas se utilizan, sin embargo, en casos de auditorías de Inversiones prevalecen las instrucciones contenidas en Circular Nº 8 del 07 de febrero del 2000.
ASIGNACION DE CASOS.
Todo caso de auditoría, proveniente de Programas Nacionales, Programas Regionales, Denuncias, Casos Conexos, Casos generados por un grupo de fiscalización determinado, etc., son puestos en conocimiento del Jefe de Depto. Regional de Fiscalización, Resoluciones o Unidad, según proceda.
El Encargado del Sistema de Control de Casos registrará en el Sistema de apoyo a la Gestión la información del caso y generará una Hoja Control de Auditoría, en la cual se asigna al Grupo que le corresponda la revisión.
Aquellas unidades que no cuenten con el Sistema de Control de Casos, podrán utilizar para la asignación de los casos, las Hojas de Control de Auditorías pre - impresas que existen para ese efecto.
FORMULARIOS.
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HOJA CONTROL DE AUDITORIA.
Documento generado por el Jefe de Grupo Regional de Fiscalización, Jefe de Departamento Regional o Jefe de Unidad según proceda, el cual da inicio a toda auditoría y se constituye en la carátula del expediente del caso, pues contiene todos los hitos relevantes de una auditoría. Los elementos constitutivos de esta Hoja de Control de Auditoría (HCA) serán llenados por cada funcionario en la medida que vayan aconteciendo los hechos, pues además, esta Hoja se utilizará como el documento que permitirá al Jefe de Grupo, Unidad o Departamento evaluar el avance de la auditoría.
La Hoja de Control de Auditoría en su anverso contiene tres secciones:
JEFE DE GRUPO (Jefe de Departamento o de Unidad, en el que caso que no exista de Grupo): En esta sección se debe identificar al contribuyente a auditar, el programa al que pertenece el caso (de acuerdo a sigla que identificará al programa), el Tipo de Oficio, Nº y Origen (Subdirección o Jefe de Departamento) que da origen al programa y todos los antecedentes de identificación disponibles del contribuyente. Debe indicarse también: Objetivo General de la Auditoría, Directrices del Programa o Caso.
También se debe registrar la identificación del fiscalizador, la fecha en que el caso es asignado para iniciar la auditoría y el plazo dado para finalizar la revisión, así como para registrar prórroga a este plazo. Contiene además, un espacio (observaciones), destinado a la supervisión del Jefe de Grupo, donde se registrarán las sugerencias, se precisen las acciones y/o directrices que el funcionario deberá considerar en la auditoría, o le soliciten durante el desarrollo de la misma.
FUNCIONARIO REVISOR: Será llenada por el Fiscalizador, cronológicamente a medida que se desarrolla la auditoría. Debe contener:
Notificación: Número, fechas e impuestos y períodos notificados.
Resultado de la Auditoría: Indicar si el caso es productivo o improductivo
Inversiones o Circ. 78: Indicar sí el caso esta en proceso de Inversiones o de Delito y fecha de inicio de este proceso.
Citación: Número y fechas.
Acta de Conciliación: Número y Fecha de Conciliación Total.
Liquidaciones: Números y Fechas.
Rectificatorias: Como lo indica el Oficio Circular Nº 3360 de fecha 09 de diciembre de 1998, debe señalar al reverso de la HCA un cuadro resumen de las rectificatorias indicando el folio de la rectificatoria, fecha en que rectificó, tipo de impuesto, período del impuesto, diferencia a girar y/o disminución de remanente y/o disminución de devolución y/o el 15% de la disminución de la pérdida.
Rendimiento en miles de $: con relación al resultado de la revisión que debe informar el fiscalizador, éste comprende, diferenciado por impuestos (IVA, Renta u Otros), los siguientes rubros:
Columna Liquidación: Se indicará el Monto Neto de los Impuestos Liquidados.
Columna Rectificatoria: Se indicará el Monto de los Impuestos Netos girados con motivo de declaraciones rectificatorias.
Columna Pag.Vol/Giros: Se registrará en esta columna el monto de los Impuestos Netos pagados voluntariamente por el contribuyente, a través de presentar y pagar declaraciones no presentadas, así como también, los giros de Impuestos notificados por el funcionario correspondiente a declaración de impuestos de retención no presentadas.
Columna Dismin. Remte: Corresponde registrar en ésta, el monto de los rendimientos que no se transforman en una Liquidación o Giro de Impuestos, ya sea producto de liquidaciones notificadas al contribuyente, como también, de declaraciones rectificatorias o modificatorias presentadas. Estas son aquellas en que disminuye el remanente de crédito fiscal o se tiene una menor devolución de Impuesto.
No se considera rendimiento los rechazos o disminución de devolución solicitada conforme al Art. 27 Bis, en la medida que no existan declaraciones de F-29 rectificadas por el contribuyente o liquidaciones practicadas.
Columna Dismin. Pérdida: En ésta se registrará cuando proceda el 15% del monto de la disminución de la Pérdida que se determinó en el proceso de fiscalización, pudiendo esta provenir de una liquidación, o bien, de una declaración rectificatoria.
Columna Total: Procede registrar la sumatoria del rendimiento por los rubros anteriores.
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- Anexo: Informe de Auditoría.
Este anexo a la Hoja de Control de Auditoría, es una guía o ayuda memoria para la auditoría que contiene los principales conceptos en que comúnmente se detectan diferencias de impuestos, tanto en IVA como en Renta, debiéndose indicar en ella (en caso de ser productivo) los conceptos verificados en los cuales se determinaron diferencias. En el caso de auditoría de Impuesto a la Renta, deberán marcarse además las cuentas que fueron analizadas, independiente del hecho si se determinaron o no diferencias.
Esta hoja de trabajo, que contendrá en forma esquemática y resumida las inconsistencias detectadas, las cuentas auditadas y los procedimientos seguidos, también cumple la función de informe final, por lo tanto, se deben señalar además los antecedentes complementarios y en el espacio de Informe de Auditoría lo que se estime pertinente dejar constancia, para el cierre de la auditoria.
La Hoja Control de Auditoría, se emitirá en dos ejemplares, que tendrán la siguiente distribución, una vez finiquitada la auditoria:
Original : Jefe de Departamento o Unidad (registro cierre de auditoría y archivo).
COPIA : Carpeta (Será la carátula que encabezará el expediente del caso).
I.1 Registro de Atención al Contribuyente
En este documento se registrán las visitas que efectúa el contribuyente, con motivo de la auditoría de la cual está siendo objeto.
Consta de 2 partes: primero, una carátula con la identificación de la auditoría y del contribuyente, generada automáticamente por el Sistema de Control de Gestión junto con la Hoja de Control de Auditoría (HCA); y segundo, hojas de Registro de Atención al Contribuyente, en las cuales va quedando constancia de cada una de las visitas que efectúa el contribuyente, el motivo y resultado de ésta.
Al finalizar el caso, la Carátula y los Registros de Atención al Contribuyente (originales) deberán archivarse en la carpeta, ordenadas ascendentemente de acuerdo a la fecha de las visitas del Contribuyente.
El procedimiento para su utilización se...
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