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Resolución núm. 8177 EXENTA, publicada el 18 de Enero de 2016. ESTABLECE MARCO REGULATORIO DE CARPETAS DE DESPACHO ELECTRÓNICAS

Publicado enDiario Oficial
EmisorMINISTERIO DE HACIENDA
Rango de LeyResolución

ESTABLECE MARCO REGULATORIO DE CARPETAS DE DESPACHO ELECTRÓNICAS

Núm. 8.177 exenta.- Valparaíso, 31 de diciembre de 2015.

Vistos:

Lo dispuesto en los artículos 7, inciso 2º, 72, 73, 77, 78, 195, inciso 5º y 201 Nº 3, todos de la Ordenanza de Aduanas.

La ley 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

La ley 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado.

El decreto supremo Nº 181/2002, del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción que aprueba el Reglamento de la ley 19.799, decreto supremo 83/2004, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, que aprueba norma técnica para los órganos de la Administración del Estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos y decreto supremo Nº 14/2014, del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, que modifica decreto Nº 181, de 2002, que aprueba reglamento de la ley 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma.

La resolución Nº 4.928, de 28.12.01, del Director Nacional de Aduanas, que dicta las normas sobre el uso de la firma electrónica en la documentación y tramitación que se realice ante y desde el Servicio Nacional de Aduanas, mediante transmisión electrónica de datos a través de las Redes Públicas de Internet.

La resolución Nº 8.331, de 23.10.2012, del Director Nacional de Aduanas, que establece el nuevo texto de la Política General de Seguridad de la Información del Servicio Nacional de Aduanas.

La resolución Nº 7.305, del 30.12.2014, del Director Nacional de Aduanas, que establece el procedimiento de solicitud de presentación de antecedentes y documentos por medios electrónicos.

La resolución Nº 1.300/06, del Director Nacional de Aduanas, que establece el Compendio de Normas Aduaneras.

Considerando:

Que, constituyen obligaciones de los despachadores de aduana, entre otras, confeccionar la declaración de destinación aduanera conforme con los documentos de base que se requieran, de acuerdo con lo establecido por el Director Nacional de Aduanas; formar con los instrumentos relativos a cada uno de ellas un legajo especial, en adelante carpeta de despacho, que mantendrán correlacionados con el registro que se debe hacer en el libro circunstanciado; y, conservar los documentos relativos a la operación aduanera por un plazo de 5 años.

Que, el Director Nacional de Aduanas, en ejercicio de su facultad para autorizar que la formalización de las destinaciones aduaneras se efectúe por medio de la utilización, por los despachadores, de un sistema de transmisión electrónica de datos, dictó la mencionada resolución Nº 4.928-01, en estos casos el registro final incorporado al archivo del Servicio tiene la calidad de matriz y se tienen por auténticas las copias obtenidas a partir de éste. Los documentos que se tramiten por este sistema, tienen la calidad de documentos electrónicos.

Que, el artículo 7, inciso 2, de la Ordenanza de Aduanas faculta al Director Nacional para autorizar "a quienes realicen operaciones aduaneras a nombre de terceros y a los que se encuentren sujetos a su jurisdicción disciplinaria conforme al artículo 202 de la presente ley, para que efectúen la presentación de antecedentes, documentos y su conservación, así como, en general, el cumplimiento de cualquier trámite ante el Servicio, a través de medios electrónicos".

Que, dentro de los sujetos a que se refiere el citado artículo 7, inciso 2, se encuentran los agentes de aduana.

Que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 195 de la Ordenanza de Aduanas, los agentes de aduana tienen la calidad de ministros de fe, lo que les permite entregar copias auténticas, es decir, conforme con el valor de los documentos que se reproducen, de cualquiera de las actuaciones que comprende el despacho en que han intervenido o de los documentos que se requieren para éste.

Que, el inciso final del mencionado artículo 7, reafirma el efecto de la actuación del agente de aduana, señalando que "se tendrán por auténticas, las copias de los documentos que sirvieron de base para la confección de las declaraciones aduaneras presentadas por los agentes de aduana, en su calidad de ministros de fe".

Que, de las normas analizadas se concluye que, previa autorización del Director Nacional, los agentes de aduana podrán efectuar la conservación de los documentos de base del despacho por medios electrónicos, con las copias otorgadas por ellos en calidad de ministros de fe, ya que tienen el mismo valor que los documentos originales. Por lo anterior, la obligación de conservación por cinco años, podrá cumplirse conservando las copias digitalizadas.

Que, de los nuevos incisos del artículo 7 de la Ordenanza de Aduanas en relación con lo dispuesto en el artículo 195, inciso 5, se desprende que la actuación del agente de aduana, en calidad de ministro de fe, respecto de las copias que autoriza, produce efectos generales; en consecuencia, la calidad de auténticas de las copias otorgadas con las formalidades legales, no podría ser desconocida por ninguna autoridad. Lo anterior es sin perjuicio que la ley o la regulación administrativa exija la presentación del documento original para la realización de cualquier trámite. A lo que se agrega que la actuación del agente de aduanas, en su calidad de ministro de fe, está sujeta al régimen de responsabilidad civil, penal y administrativa que regula el ejercicio de su actividad, a lo que se agrega el régimen de responsabilidad en calidad de ministro de fe.

Que, además, los artículos y de la ley 19.799, establecen como principio fundante de la ley, la equivalencia de los soportes. De esta manera, los actos suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel.

Que, se debe tener presente que, de acuerdo con el artículo 7 inciso primero de la Ordenanza de Aduanas, la conservación -por un periodo de cinco años- de los documentos relativos a las operaciones aduaneras es de carácter obligatorio para los interesados y podrá hacerse en formato papel o electrónico según la forma en que hayan servido de antecedente en su oportunidad. Por tanto, de acuerdo al tenor literal del inciso analizado, deben conservarse en el mismo soporte material en que sirvieron de antecedente. Sin embargo, el inciso segundo de la mencionada disposición, establece que el Director Nacional de Aduanas podrá autorizar a los agentes de aduana, los despachadores, los apoderados especiales y a los auxiliares debidamente registrados, para conservar los documentos a través de medios electrónicos. Así, de ser autorizados los sujetos en cuestión, podrán conservar los documentos que sirvan de base para la confección de las declaraciones presentadas, en soporte electrónico, con independencia del soporte material de origen.

Que, en todo caso para que los documentos originales que consten en soporte papel sean reproducidos en copias electrónicas válidas, deberán adecuarse a la normativa de la ley 19.799, y por tal, deberán ser digitalizados y luego autenticados por los agentes de aduana -en calidad de ministros de fe- por medio de firma electrónica avanzada. Cumpliendo tales requisitos tendrán el mismo valor que los documentos originales y por...

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