Resolución núm. 254 EXENTA, publicada el 24 de Febrero de 2022. APRUEBA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO
| Publicado en | Diario Oficial |
| Emisor | MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL |
| Rango de Ley | Resolución |
APRUEBA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO
Núm. 2000-254 exenta.- Santiago, 31 de enero de 2022.
Vistos:
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Lo dispuesto en el artículo 5º, letra f), del DFL Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social;
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El decreto supremo Nº 32, de fecha 28 de agosto de 2020, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social;
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La resolución Nº 7 de 2019, de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre exención de Trámite de Toma de Razón;
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La resolución Nº 16 de 2020, de la Contraloría General de la República, que determina los montos en Unidades Tributarias Mensuales, a partir de los cuales los actos que se individualizan quedarán sujetos a toma de razón y a controles de reemplazo cuando corresponda;
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Lo dispuesto en Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración Pública, aprobada por el artículo primero de la ley Nº 20.285 de 2008;
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Las disposiciones del Título III de la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el DFL Nº 1, de 2001, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia;
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La ley Nº 19.880, de 2003, que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado;
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La Ley Nº 19.799, de 2002, sobre Documentos Electrónicos, firma electrónica, y servicios de certificación de dicha firma;
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La Ley Nº 18.845, de 1989, que Establece Sistema de Microcopia o Micrograbación de documentos;
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La ley 19.628 sobre la protección de datos personales, la circular Nº 51 de 2009, de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos;
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El oficio circular Nº 28.704, de 27 de agosto de 1981, de la Contraloría General de la República, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos;
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Lo dispuesto en el Art. 14 del DFL Nº 5.200, de 1929, del Ministerio de Educación Pública, sobre instituciones nacionales patrimoniales dependientes del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural; y las facultades que otorga el Art. Nº 5, letra f), del DFL Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que dispone la reestructuración y fija funciones de la Dirección del Trabajo.
Considerando:
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Que, en ejercicio de sus facultades legales, la Dirección del Trabajo emite una serie de documentación administrativa, la que forma parte de la memoria institucional de la organización y del sistema de relaciones laborales del país;
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Que, la Dirección del Trabajo estima imprescindible mantener -desde la perspectiva de la gestión documental-, estándares de trazabilidad, fiabilidad, integridad, autenticidad y seguridad de los documentos que produce, almacena o custodia;
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Que, la Dirección del Trabajo estima que un adecuado manejo de la información contenida en sus documentos, la estandarización de los tipos documentales y el control del ciclo vital de los mismos, desde su creación hasta su disposición final, permitirá incrementar la eficiencia institucional; reduciendo los costos de reproducción y almacenamiento, los tiempos de búsqueda y la proliferación de documentos que no son relevantes para la institución;
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Que, en consecuencia, la Dirección del Trabajo reconoce la utilidad de implementar documentos electrónicos como instrumentos públicos u oficiales, en virtud de la validación que de los mismos efectúan los artículos 6 y 7 de la ley Nº 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma y el Artículo 19 de la Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de la Administración del Estado;
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Que, conforme a la misión institucional, visión y funciones de la Dirección del Trabajo, resulta relevante como estrategia institucional la instauración de un Sistema de Gestión Documental;
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Que, de acuerdo al Artículo 5, letra f), del DFL Nº 2 de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, al Director/a le corresponderá especialmente "Dirigir, controlar y coordinar todas las actividades del Servicio, pudiendo en el ejercicio de esta facultad dictar todas las resoluciones, circulares, órdenes de servicio e instrucciones que estime necesarias para su mejor administración".
Resuelvo:
Aprúebese la Política de Gestión Documental de la Dirección del Trabajo, cuyo texto forma parte integrante de la presente resolución exenta;
Ordénase a las respectivas jefaturas de los diversos niveles jerárquicos del Servicio, difundir, entre el personal de su dependencia, la Política de Gestión Documental de la Dirección del Trabajo, que por este acto se aprueba;
Publíquese la presente resolución exenta en el Diario Oficial, en conformidad a lo dispuesto en el artículo 48 de la ley Nº 19.880.
Anótese, comuníquese y publíquese.- Lilia María Jerez Arévalo, Directora Nacional del Trabajo.
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIRECCIÓN DEL TRABAJO 2022
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ANTECEDENTES.
La Dirección del Trabajo es un Servicio Público descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio que está sometido a la supervigilancia del Presidente de la República a través del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y se rige por su Ley Orgánica (DFL N° 2, del 30 de mayo de 1967) y el DL Nº 3.501, de 1981.
Misión
Promover y velar por el cumplimiento eficiente de la legislación laboral, previsional y de seguridad y salud en el trabajo; el ejercicio pleno de la libertad sindical, y el diálogo social, favoreciendo relaciones laborales justas, equitativas y modernas.
Objetivos Estratégicos.
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Facilitar el cumplimiento de la normativa laboral, mediante una fiscalización inteligente, una orientación clara de la interpretación de la normativa, la revisión de criterios legales, la defensa de los derechos laborales, la inclusión y la libertad sindical.
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Mejorar el acceso a los servicios y productos entregados por la Dirección del Trabajo, a través de su digitalización y disposición a las personas, empresas y organizaciones sindicales de forma clara y oportuna.
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Mejorar los servicios y productos entregados a través de la modernización institucional, por medio de una fiscalización proactiva, una solución preventiva y alternativa de conflictos y atención al usuario con mayor oportunidad, gestionada por funcionarias y funcionarios altamente motivados promoviendo un servicio de calidad.
La Dirección del Trabajo reconoce la importancia de promover la transparencia y el acceso a la información generada en cada uno de sus procesos, de forma que puedan estar a disposición de la ciudadanía los actos, las resoluciones y toda aquella documentación que aporta a la transparencia de las actividades que le corresponde realizar.
Debido a lo anterior, la documentación producida en la realización de las diversas actividades que le son propias, conforme a sus facultades legales, son de conocida relevancia para el sistema de relaciones laborales del país, constituyen un activo de información y contribuyen a resguardar la memoria, la identidad y el conocimiento institucional en beneficio propio y de toda la comunidad nacional.
En este contexto, los documentos de la organización se pueden distinguir de otros activos de información por su naturaleza operacional y por su dependencia de los metadatos. Los metadatos se usan para indicar y conservar el contexto y para aplicar las reglas adecuadas para la gestión de los documentos. Por otro lado...
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