Resolución núm. 102 EXENTA, publicada el 31 de Mayo de 2019. ESTABLECE INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS ASOCIACIONES DE CONSUMIDORES
| Publicado en | Diario Oficial |
| Emisor | MINISTERIO DE ECONOMÍA, FOMENTO Y TURISMO |
| Rango de Ley | Resolución |
ESTABLECE INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS ASOCIACIONES DE CONSUMIDORES
Núm. 102 exenta.- Santiago, 27 de mayo de 2019.
Visto:
Lo dispuesto en el número 2 del artículo 2 de la ley Nº 21.081, que modifica la ley Nº 19.496 sobre protección de los derechos de los consumidores; en el decreto ley Nº 2.757, de 1979, que establece normas sobre asociaciones gremiales; y en la resolución Nº 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República.
Considerando:
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Que, la obligación de las asociaciones de consumidores de informar al Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, a lo menos semestralmente, sus balances y demás estados financieros.
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Que, la necesidad de establecer formularios y estándares de transparencia, con el objeto que las asociaciones de consumidores, remitan al citado Ministerio, los antecedentes indicados en el numeral anterior.
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Que, la exigencia de que dichas entidades informen sus fuentes de financiamiento, a través de los canales de difusión de que dispongan, en conformidad a la normativa vigente.
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Que, las facultades de fiscalización e inspección con las que cuenta el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo para efectuar revisiones sobre dichas fuentes de financiamiento, la que se extiende a las provenientes por montos percibidos en las causas colectivas en las que participen, incluyendo las costas procesales y personales percibidas.
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Que, la conveniencia de establecer procedimientos que faciliten los flujos de información, tanto al interior de las asociaciones de consumidores, como en su relación con instituciones externas.
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Que, la utilidad de establecer la información básica que deben contener los registros obligatorios establecidos en la legislación que regula al sector.
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Que, el interés del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo de regular, mediante instrucciones de general aplicación, el funcionamiento de las entidades sujetas a su fiscalización.
Resuelvo:
Establézcanse las siguientes instrucciones generales sobre formularios y estándares para la confección y revisión de los balances y estados financieros de las asociaciones de consumidores, de conformidad a lo dispuesto por el número 2 del inciso cuarto del artículo 16 del decreto ley Nº 2.757, que establece normas sobre asociaciones gremiales.
Dicta instrucciones generales sobre estándares y formularios para la confección y revisión de los balances y estados financieros de las asociaciones de consumidores
Objeto: El presente capítulo tiene por objeto establecer los estándares de transparencia y presentación comunes que las asociaciones de consumidores (en adelante la "asociación") deberán cumplir para informar sus fuentes de financiamiento, balances y demás estados financieros al Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, de conformidad a lo dispuesto por el número 2, del artículo 16 del DL Nº 2.757, que establece normas sobre asociaciones gremiales.
Custodia de antecedentes: Es responsabilidad del directorio, de la comisión revisora de cuentas, y del gerente, si fuera procedente, la mantención en la sede de la asociación de todos los libros, balances, anexos, registros contables y documentación de la entidad, los que deberán permanecer siempre a disposición del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo para que, en virtud de su facultad inspectiva, pueda revisarlos durante las fiscalizaciones que realice.
En caso que la asociación carezca de una sede, los libros y demás antecedentes deberán permanecer en poder del secretario del directorio, quien deberá así informarlo al Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, con indicación expresa de su domicilio.
Registros: Los registros básicos que deben mantener las entidades objeto de la presente resolución son:
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Libro de registro de socios.
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Libro de actas de asambleas de socios.
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Libro de actas del directorio.
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Libro de registro de dirigentes, gerentes y apoderados.
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Registros contables los que comprenden libros diario, mayor e inventarios y balances.
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Dictamen de auditores externos, cuando corresponda.
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Certificado de registro de auditores externos, cuando corresponda.
Forma de presentación de los registros: Los registros señalados en el artículo anterior, deberán encontrarse foliados, impresos y empastados, a lo menos, por periodos anuales y su actualización no podrá exceder de 30 días, contados desde ocurrido el hecho de su registro.
Es admisible la utilización de documentos electrónicos, de conformidad a las exigencias que establece la Ley Nº 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma, y sus reglamentos.
Validación de los registros: Todos los registros de las asociaciones de consumidores deberán ser validados por la comisión revisora de cuentas vigente a la fecha de su apertura, mediante el timbre de esta y firma de sus integrantes en el primer y último folio. Exceptúense de esta obligación aquellos registros que, por su naturaleza, y de conformidad con las disposiciones legales vigentes, deben ser timbrados o validados por organismos estatales.
Registro de socios: El Registro de socios deberá incluir los siguientes antecedentes:
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Número de orden correlativo otorgado a cada socio.
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Nombres, apellidos o razón social en caso de personas jurídicas.
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Número de cédula de identidad y/o rol único tributario del socio.
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Domicilio.
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Fecha de ingreso.
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Firma del socio.
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Fecha de pérdida de calidad de socio.
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Estado del pago de cuotas, donde se indique al menos la fecha y monto de cuotas pagadas.
Firma del registro de socios: La firma en el registro de socios sólo podrá ser omitida, en aquellos casos en que se encuentre estampada en la solicitud de ingreso a la asociación y se acompañe al registro.
Es admisible la utilización de documentos electrónicos, de conformidad a las exigencias que establece la Ley Nº 19.799, y sus reglamentos, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma, y su normativa complementaria.
Numeración en el registro de socios: En el caso de aquellas personas que ingresen en calidad de socios a una asociación ya constituida, se les deberá asignar un nuevo número en el respectivo registro.
Individualización de directivos, gerentes y apoderados: En el plazo de siete días, contados desde su designación por la asamblea de socios, o por el directorio en su caso, se deberá actualizar el libro de registro de directivos, gerentes y apoderados, incorporando los nombres, apellidos, domicilio, número de cédula nacional de identidad, profesión u ocupación, fechas de inicio y término de funciones de los integrantes del directorio con sus respectivos cargos, así como, de los apoderados y gerentes.
Prohibiciones: Los registros societarios, contables y auxiliares que las asociaciones de consumidores empleen para registrar sus operaciones, de acuerdo a necesidades propias de su actividad, estarán sujetos a las siguientes prohibiciones:
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Alterar en los asientos contables el orden y fecha de las operaciones;
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Dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asientos contables y a continuación de ellos;
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Hacer interlineaciones, raspaduras y enmiendas en los registros;
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Borrar asientos contables o parte de ellos;
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Eliminar hojas, alterar la encuadernación, folios y mutilar todo o parte de los libros.
Aquellas asociaciones de consumidores que registren sus operaciones mediante medios computacionales, deberán utilizar equipos y programas que permitan garantizar la seguridad, confiabilidad y fidelidad de los registros.
Contenido de los libros de actas: Los libros de actas utilizados por las asociaciones de consumidores, deberán indicar lugar, fecha, hora y la individualización de los asistentes a cada acto que deba constar en el libro.
Las actas de las asambleas serán un extracto de lo ocurrido en la reunión y contendrán, a lo menos, el día, lugar y hora de celebración, la lista de los asistentes, una relación sucinta de las proposiciones sometidas a discusión, de las observaciones que se formulen y del resultado de las votaciones, debiéndose indicar especialmente el número de votos obtenido por cada una de las proposiciones que sean votadas.
Las actas de las sesiones del directorio contendrán la nómina de asistentes y las calidades en que concurren, un extracto de lo ocurrido en la reunión y el texto íntegro de los acuerdos adoptados, así como el resultado de las votaciones, debiendo individualizarse a los directores que votaron a favor o en contra de cualquier proposición, o si se abstuvieron. Los directores que lo desearen, podrán solicitar al secretario se deje constancia en actas acerca de los fundamentos de su voto disidente, quien deberá insertarlos en el extracto.
Informes de fiscalización: En el libro de actas e informes de la comisión revisora de cuentas, además de las actas de sus reuniones, deberán adjuntarse los informes de fiscalización que el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo emita, indicando la fecha en que fueron notificados al directorio y a la asamblea de socios, en los casos que proceda.
Conservación de registros y libros: Los registros y libros de la asociación deberán mantenerse a lo menos hasta 6 años después de su disolución, y deberán estar permanentemente a disposición del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. Lo anterior, sin perjuicio de las disposiciones especiales emanadas del Servicio de Impuestos Internos en materia de información contable y documentación sustentatoria.
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