Normativa Contable Nº E187301, Junaeb puede mantener en formato digital los respaldos de las transacciones registradas en la contabilidad, no siendo necesario imprimir documentación electrónica original, pero, para el caso de documentos digitalizados, se debe conservar el antecedente original en papel, 22-02-2022
| Fecha | 22 Febrero 2022 |
| Número de oficio | E187301 |
| Tipo de documento | Normativa contable |
Solicita autorización para mantener en formato digital los respaldos de las transacciones registradas en la contabilidad, en consideración de la agenda de modernización del Estado y de observación efectuada por esta Entidad de Control en el informe final N° 416/2020.
Al respecto, el mencionado informe final, en su numeral 1.1.1 señala que JUNAEB no entregó la totalidad de los antecedentes requeridos por este Organismo de Control, situación que impidió a los auditores realizar la revisión mediante la ejecución de la totalidad de las pruebas y procedimientos alternativos planteados, lo que constituye una limitación al alcance de la auditoría.
Sobre la materia, el recurrente señala que la no entrega de los antecedentes solicitados se produjo debido a que gran parte de los expedientes contables se custodian en formato físico y en distintas bodegas, lo cual dificultó la recopilación y posterior presentación de la documentación a los auditores.
En vista de lo anterior, el aludido reporte consignó que corresponde que la entidad implemente procedimientos formales de control, que permita, entre otros aspectos, mantener disponible la documentación necesaria para respaldar la integridad de las transacciones registradas contablemente y que son la base y sustento para la elaboración y presentación de los estados financieros.
Por su parte, en la respuesta de la administración, JUNAEB se compromete, entre otras materias, a solicitar a esta Entidad Fiscalizadora la autorización para mantener la información contable en archivos digitales.
Ahora bien, la ley N°21.180 sobre Transformación Digital del Estado, establece el principio de fidelidad, consistente en que todas las actuaciones del procedimiento administrativo se registrarán y conservarán íntegramente y en orden sucesivo en el expediente electrónico, el que garantizará su fidelidad, preservación y la reproducción de su contenido.
Por otra parte, el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, del Ministerio de Hacienda, señala que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones y que acredite el cumplimiento de las leyes tributarias, de ejecución presupuestaria y de cualquier otro requisito que exijan los reglamentos o leyes especiales sobre la materia y agrega que, no obstante, en casos calificados, podrán aceptarse en subsidio de la documentación original, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el...
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