INFORME FINAL N° 237-2012 UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACION AUDITORÍA INTEGRAL ALEATORIA - MARZO 2014 - Doctrina Administrativa - VLEX 565132814

INFORME FINAL N° 237-2012 UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACION AUDITORÍA INTEGRAL ALEATORIA - MARZO 2014

Fecha de Resolución 7 de Marzo de 2014
EmisorAuditoría Administrativa
ServicioUNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACION
Número de informe237/2012
Tipo de informeInforme Final de Auditoría
NivelCentral

Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar algunas de las situaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones N° de 237, de 2012. Respecto de aquellas observaciones que se mantienen, se deberán adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las cuales, se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes: I. INGRESOS A.:

INGRESOS POR ARANCELES 1. Efectuar las correcciones pertinentes al Sistema de Recaudación de Aranceles U+, e implementar los controles necesarios a fin de contar con una aplicación que permita gestionar las cuentas corrientes de los alumnos, con información fidedigna, oportuna y actualizada.:

  1. Elaborar el manual de procedimientos y la descripción de funciones para avalar el proceso de los ingresos por aranceles, sancionándolo mediante el acto administrativo correspondiente, de conformidad a lo estipulado en el artículo 5° de la ley N° 19.880.

  2. Conciliar los saldos de las cuentas de deudores de aranceles, entre la unidad de cobranza y el su departamento de contabilidad, para eliminar las diferencias existentes respecto a las letras en cartera, cheques en cartera, letras y cheques protestados.

  3. Efectuar los ajustes a la cuenta de activo, efectivo banco (arancel), para regularizar la presentación de los saldos reales de las cuentas de deudores por aranceles, conforme a los principios contables de exposición y devengamiento, entre otros.

  4. Eliminar los registros contables de ingresos duplicados de matrícula y arancel de los alumnos de pre y post grado, a fin de emitir estados financieros con información veraz y actualizada.:

  5. Mantener a disposición de esta Contraloría General, la documentación de respaldo pertinente que certifique el pago de las matriculas de los alumnos pendientes, citados en el punto 2.3.a, del acápite I, titulo 1, Ingresos por Aranceles y Aportes. De igual modo, los antecedentes que acrediten la inclusión, en los registros de recaudaciones, de los pagos efectuados por los alumnos mencionados en el punto 2.3.b y 2.3.c, del acápite I, titulo 1, Ingresos por Aranceles y Aportes.

  6. Corregir la información de pago al alumno que se le consigno el pago según las letras mencionadas en el punto 2.3.e, del acápite I, titulo 1, Ingresos por Aranceles y Aportes.

  7. Implementar los controles necesarios a las planillas que contienen las becas asignadas, emitidas por el sistema de recaudación U+, con el propósito de evitar la duplicidad en los registros y fortalecer la confiabilidad en la información emanada de dicho sistema.:

  8. Ceñirse al principio de coordinación entre los organismos del Estado, establecido en el artículo 3°, de la ley N° 18.575, manteniendo una adecuada y permanente comunicación con el Ministerio de Educación, en pro del manejo eficiente de los recursos de las becas de educación superior que recibe la UMCE. En este sentido, se deberán conciliar los montos de las becas asignadas según los registros de la universidad y lo informado por el Ministerio de Educación, respecto de la diferencia ascendente a M$ 60.839.

  9. Asignar las becas de arancel conforme lo estipulado en el artículo 27, del decreto N° 39, de 2011, del Ministerio de Educación.

  10. Solicitar al Ministerio de Educación los saldos finales de las becas de arancel no utilizadas por la universidad durante el año auditado, y conciliar esta información con los saldos presentados por el subdepartamento de finanzas y la dirección de asuntos estudiantiles. En este contexto, dar cumplimiento a lo estipulado en el dictamen N° 65.454, de 2011, de esta Contraloría General, en el cual se señala que deberán restituirse los saldos finales de los beneficios no utilizados al término de cada anualidad, a ese Ministerio de Educación.

  11. Explicar el origen de la diferencia determinada entre la colocación FSCU presentada en el balance general de la entidad y el listado de pagares firmados en el año 2011, según la información entregada por la unidad de cobranzas de la UMCE. B. OTROS INGRESOS 1. Instruir un sumario administrativo tendiente a determinar las eventuales responsabilidades administrativas, en relación a lo objetado en el acápite 2, Examen de Cuentas, punto 2.1.1 letra b), por falta de rendición, numerales 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3, 2.2.4, 2.2.5, 2.2.6, 2.2.7 y 2.2.8, sobre irretroactividad en suscripción de contratos, atraso en la facturación, omisión de gestiones de cobro e ingresos sin registrar, por concepto de arriendo de los recintos deportivos, punto 2.3.1, sobre ingresos por "Curso de sexualidad para docentes", que no fueron cobrados por problemas administrativos y, 2.3.4, sobre retraso en la facturación y gestión de cobro relacionado con el convenio con el Centro Interactivo de Ciencia y Tecnología, debiendo remitir a esta Contraloría General en el plazo de 15 días hábiles contados desde la fecha de recepción del presente documento, la resolución exenta que instruya el referido proceso sumarial y designe al respectivo Fiscal, sin perjuicio de que una vez afinado, deba ser enviado para su correspondiente tramite de toma de razón, conforme lo dispuesto en la resolución N° 1.600, de 2008, que Fija Normas sobre Exención del Tramite de Toma de Razón, de este Organismo de Control.

  12. Formalizar los parámetros sobre la suscripción de los contratos y la emisión de los actos administrativos que los aprueban, acatando lo establecido en el artículo 3°, de la ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

  13. Segregar las funciones relacionadas con la emisión de boletas y la recepción de los ingresos, incorporando en el respectivo manual de procedimientos los controles pertinentes, como una medida de sana administración, en pro del resguardo de los recursos de la entidad.

  14. Implementar en los registros contables los controles que permitan identificar las boletas emitidas y su respectivo cobro, con el objeto de mitigar el riesgo de que los ingresos no sean contabilizados, teniendo presente el artículo 3° de la ley N° 18.575.

  15. Agilizar la cobranza, especialmente de los documentos impagos al 31 de diciembre de 2011, así como, incorporar dentro de sus procedimientos circularizaciones periódicas, que permitan mantener información actualizada de los clientes morosos y obtener la recuperación de las sumas adeudadas, considerando los...

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