INFORME FINAL 71-2012 MUNICIPALIDAD DE MACUL AUDITORIA INTEGRAL ALEATORIA FEBRERO 2014 - Doctrina Administrativa - VLEX 565132702

INFORME FINAL 71-2012 MUNICIPALIDAD DE MACUL AUDITORIA INTEGRAL ALEATORIA FEBRERO 2014

Fecha de Resolución:27 de Febrero de 2014
Emisor:Municipalidades
Servicio:MUNICIPALIDAD DE MACUL 
Número de informe:71/2012
Destinatarios:ALCALDE, MUNICIPALIDAD DE MACUL , ALCALDE
Tipo de informe:Informe Final de Auditoría
Nivel:Central
RESUMEN

Objetivos La auditoría tuvo por finalidad verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan los procesos más significativos relacionados con el quehacer municipal, comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, de acuerdo con la normativa contable emitida por esta Contraloría General y la autenticidad de la documentación de respaldo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N° 10.336, en el artículo 55 del decreto ley N° 1.263 de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, decreto ley N° 3.063, de 1979, de Rentas Municipales y en la resolución N° 759 de 2003, de esta Entidad Superior de Control. Por otra parte, se incorporó a la investigación de la presentación efectuada ante este Organismo de Control por don Eusebio Rivera... (ver resumen completo)

 
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CAPITULO 1, EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 1.- Las observaciones señaladas en los numerales 1, actualización del reglamento de organización interna; 2, aprobación del organigrama general y especifico del municipio; 3, referida a la actualización y aprobación de los manuales de procedimientos municipales; 4, falta de aprobación de los manuales de descripción de cargos; 6, en cuanto a incorporar arqueos periódicos de caja en el plan de auditoría municipal 2013; 7, letra a), actualización de la información sobre personal en el sitio web de transparencia municipal, conforme lo que establece la ley N° 20.285; 9, referido a la publicación del plan anual de compras: 10, acreditación en el portal mercado público de los funcionarios Karen Vásquez Cofré, Manuel Becerra Manríquez y Juan Lara Carrasco; 11, ausencia de• funcionarios con perfil de auditor en el uso del sistema de compras y contratación pública; 13, perfil de acceso al sistema contable por el tesorero municipal; 14, referido al registro contable de los bienes de uso o fungibles, se dan por subsanadas, considerando las explicaciones y antecedentes aportados por la entidad.

  1. - Respecto al numeral 3, sobre la falta de formalización del manual de procedimientos de adquisiciones, ese municipio deberá aprobar por decreto el señalado manual, para dar cumplimiento al artículo 3° de la ley N° 19.880, lo cual deberá ser acreditado a esta Contraloría General, en el plazo de 60 días hábiles.

  2. - En relación a Lo observado en el numeral 4, sobre los manuales de descripción de cargos pendientes de confeccionar, correspondientes a la dirección de administración y finanzas, dirección de proyectos, dirección de desarrollo comunitario, dirección de asesoría jurídica, secretaría comunal de planificación, dirección de aseo y ornato, juzgado de policía local, dirección de informática y tecnologías de las comunicaciones, esa entidad comunal deberá proceder a su confección y aprobación, lo cual será verificado en futuras auditorías de seguimiento.

  3. - En lo que concierne al numeral 6, ausencia de seguimiento a las observaciones emanadas de los informes de auditoría y fiscalización de la dirección de control, el municipio deberá, en lo sucesivo, requerir a las unidades fiscalizadas la corrección de todas las observaciones advertidas en los procesos de fiscalización, lo cual será verificado en futuras auditarlas de seguimiento. Respecto al numeral 7, letra b), publicación de los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestario 2011, esa entidad edilicia deberá proceder en los términos señalados por la ley N° 20.285, en su artículo 7°, letra I), y el artículo 51, letra 1), del respectivo reglamento, lo cual deberá ser acreditado a esta Entidad Fiscalizadora, en el plazo de 60 días hábiles. En cuanto a la letra c), del mismo numeral, sobre los montos erróneamente informados por concepto de horas extraordinarias publicadas en el sitio web institucional, el municipio deberá corregirlos e informar documentadamente a esta Contraloría General, en el plazo de 60 días hábiles. En relación a lo observado en el numeral 8, en cuanto el manual de adquisiciones municipal presenta discordancia con el reglamento de compras y, además, no contempla un procedimiento de control que permita verificar los eventuales vincules de parentesco de los oferentes con personal municipal, el municipio deberá actualizar dicho manual, lo cual deberá ser acreditado a esta Entidad Fiscalizadora, en el plazo de 60 días hábiles. En relación al numeral 12, ausencia del envío mensual del Informe de Ejecución Financiera de Fondos por tesorería municipal al director de administración y finanzas, dicha sección deberá, en lo sucesivo, remitir el reporte señalado con la periodicidad definida en el manual de procedimientos de finanzas, lo cual será verificado por esta Entidad de Control en futuras auditorías de seguimiento. CAPITULO II, MACROPROCESO DE FINANZAS 1.- Las observaciones señaladas en el numeral 3, análisis contables, puntos 3.5, letras a), inexistencia de registro auxiliar; c), respecto a los errores en el cálculo de la corrección monetaria; d), bienes en comodato, relacionada con la falta de acuerdo de concelo municipal y los traspasos de los bienes de uso depreciable a bienes en comodato; e), falta de regularización de los Roles de Avalúos Fiscales; f), subvaluación de los terrenos registrados por el municipio; h), error en el registro contable de activo fijo; j), respecto a la corrección monetaria del rol N° 6685-401, por $19.145.933.- y letra k), computador faltante; punto 3.6, duplicados de licencias de conducir; numeral 4, puntos 4.1, conciliaciones bancarias preparadas por funcionario de tesorería; 4.3, conciliación bancaria con saldo contable negativo; 4.4, recursos empozados desde el año 2010; 4.5, saldos de cajas incluidos en las conciliaciones bancarias; numeral 6, envío de informes contables; y, numeral 8, entrega de fondos para giros globales que exceden el monto autorizado de 15 UTM, se dan por subsanadas, considerando las explicaciones y antecedentes aportados por la entidad.

  4. - Sobre la observación señalada en el numeral 3, análisis contable, punto 3.1, oportunidad en el registro de las operaciones, el municipio deberá, en lo sucesivo, reconocer los compromisos pendientes como deuda exigible, de conformidad con lo establecido en el oficio circular N° 60.820, de 2005, y las instrucciones impartidas por esta Contraloría General por oficio circular N° 79.693, de 2011, con el fin de registrar el devengamiento de los compromisos pendientes y reconocerlos como deuda flotante, situación que será verificada en futuras auditarlas de seguimiento.

  5. - En cuanto a lo observado en el punto 3.2, sobre registro de deudores morosos, esa autoridad deberá disponer las medidas conducentes a obtener los pagos correspondientes o en su defecto, declararlos incobrables, castigándolos de la contabilidad en conformidad al artículo 66 del decreto ley N° 3.063, de 1979, lo que será verificado en futuras auditorías de seguimiento. En lo atingente al punto 3.3, operación de leaseback, se derivarán los antecedentes correspondientes a la División de Análisis Contable de este Organismo Superior de Control, con el objeto de que en conjunto con ese municipio se revise el procedimiento de registro que corresponda y se efectúen los ajustes pertinentes, en el caso que procedan, lo cual será verificado en futuras auditorías de seguimiento. En relación a lo observado en el punto 3.4, productos terminados para la venta, cuenta 131-05-01, esa entidad comunal deberá realizar los ajustes correspondientes, conforme al dictamen N° 5.763, de 2013, de esta Contraloría General, debiendo acreditarlo documentadamente, en el término de 60 días hábiles.

  6. - Sobre el punto 3.5, relacionado con el activo fijo, letra b), falta de registro de bienes de uso, corresponde que esa entidad comunal registre contablemente la totalidad de los bienes de uso indicados en el sistema de control y registro de bienes, lo que deberá acreditar documentadamente a esta Contraloría General, en el mismo plazo. A su turno, en cuanto a la letra c), diferencia en los saldos iniciales de tos bienes de uso depreciable, ese municipio deberá efectuar un análisis del activo fijo, determinando el origen de las diferencias, y efectuar los ajustes contables correspondientes, en el caso que procedan, lo que será verificado en futuras auditarlas de seguimiento. En lo que concierne a la letra d), bienes en comodato, rol N° 9304-21, esa entidad comunal deberá realizar gestiones con el Ministerio de Bienes Nacionales, con el fin de traspasar dicho inmueble a dominio municipal. Asimismo, deberá mantener un registro actualizado de tos bienes en comodato, con el propósito de tener un mayor control sobre ellos, lo cual será verificado en futuras auditorías de seguimiento. Por otra parte, en cuanto al correcto registro contable de tos bienes en comodato, ese municipio deberá efectuar las regularizaciones acorde a lo establecido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen, relacionado con la depreciación acumulada de las edificaciones; el registro de los terrenos, vehículos y el bien raíz rol N° 9409-02, cedidos en comodato, lo que será verificado en futuras auditorías de seguimiento. En cuanto a la letra g), bienes dados de baja que permanece en el inventario, esa entidad comunal deberá, en lo sucesivo, registrar estos bienes acorde •at procedimiento B-01, establecido en el manual de procedimientos contables para el sector municipal, lo que será verificado en futuras auditorías de seguimiento. Respecto a la letra i), relacionada con las mejoras de activos, ese municipio deberá efectuar el análisis de todos aquellos bienes del activo fijo, que cuentan con mejoras y registrarlos como erogaciones capitalizables, de acuerdo a lo señalado en el ofic1o circular N° 60.820, de 2005, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, lo que será verificado en futuras auditorias de seguimiento. Sobre la letra j), referida a la falta de registro contable de la actualización y depreciación de algunos bienes adquiridos en el primer semestre de 2011, corresponde que esa entidad comunal efectúe el ajuste contable pertinente, según lo establecido en las letras J-03 y J-06, del oficio circular N° 36.640, ya citado, lo que deberá ser informado documentadamente a esta Contraloría General, en el plazo de 30 días hábiles. En relación a la letra k), del punto 3.5, sobre la falta de un computador marca lntel Dual Core, N° de inventario 01874-B, corresponde que esa entidad comunal lo dé de baja, por encontrarse obsoleto y en desuso, lo que deberá acreditar documentadamente a esta Entidad Fiscalizadora, en el plazo de 30 días hábiles. Asimismo, es necesario que el municipio adopte las medidas para llevar un adecuado control de la ubicación física de sus bienes.

  7. - Respecto a lo observado en el numeral 4, cuentas corrientes bancarias, punto 4.1, conciliaciones...

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