Informe Final 309-15 Departamento de Educacion de Recoleta - sobre Auditoria de Adquisicion y Abastecimiento - Agosto 2015 - Doctrina Administrativa - VLEX 682374485

Informe Final 309-15 Departamento de Educacion de Recoleta - sobre Auditoria de Adquisicion y Abastecimiento - Agosto 2015

PonenteDe conformidad con los antecedentes proporcionados por la entidad fiscalizada, entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de juniode 2014, el monto total de los egresos por concepto de adquisiciones de bienes y servicios de consumo, activos no financieros y otros gastos, alcanzó la cantidad de $ 63.181.109.-. En tanto, los desembolsos efectuados, durante
Fecha de Resolución11 de Agosto de 2015
EmisorMunicipalidades
ServicioDepartamento de Educacion de Recoleta
Número de informe309/2015
Tipo de informeInforme Final de Auditoría
NivelCentral
INFORME FINAL
Número de Informe: 309/2015
11 de agosto de 2015
u
wwvv.contraloria.ci
--------
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
ÁREA AUDITORÍA 2
Dirección de Educación de la
Municipalidad de Recoleta
POR ORDEN'
EL CONTRX.01; GENERAL
IDRIA ISABEL CARRIL CASPLLERO
ABOGADO
Divis!5n
RECIBIDO
11 AGO ZOIS
RECEPCION
1
"13
:
,
ADM. MUNICIPAL O.
D A D
r
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
PMET. N°:
16.032/2015
REF.
N°: 199.427/2015
DMSAI. N°: 1.270/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO, HAGO 15
*063706
Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento
y fines pertinentes, Informe Final N° 309, de 2015, debidamente aprobado, sobre
auditoría al macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, en la Dirección de
Educación de la Municipalidad de Recoleta.
Sobre el particular, corresponde que esa
autoridad adopte las medidas pertinentes, e implemente las acciones que en cada
caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Aspectos que
se verificarán en una próxima visita que practique en esa Entidad este Organismo
de Control.
Saluda atentamente a Ud.,
OPALIDAD
AL SEÑOR
ALCALDE DE LA
) MUNICIPALIDAD DE RECOLETA
Ly PRESENTE
RTE
ANTECED
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
PMET. N°: 16.032/2015
REF.
N°: 199.427/2015
DMSAI. N°: 1.270/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO, 1 1. A60 1 5
*
O 6 3 7
o
7
Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento
y fines pertinentes, Informe Final N° 309, de 2015, debidamente aprobado, sobre
auditoría al macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, en la Dirección de
Educación de la Municipalidad de Recoleta.
Saluda atentamente a Ud.,
POR CRS
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C
.
:1,173
1
2R
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11RíA ISABEL CARIL
ABOGADO
ITafe
DiViSiÓn
dr)
AL SEÑOR
DIRECTOR DE CONTROL
MUNICIPALIDAD DE RECOLETA
PRESENTE
RTE
ANTECED
*
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52!:¿•-•
/sí •
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIOI14 DE AUDITORIA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
PMET. N°: 16.032/2015
REF.
N°:199.42712015
DMSAI. N°: 1.270/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO, 1 1.
AH 1 5
*063708
Adjunto, remito a Ud., Informe Final N° 309,
de 2015, debidamente aprobado, con el fin de que, en la primera sesión que celebre
el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en
conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo.
Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta
Contraloría General, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el
cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión.
Saluda atentamente a Ud.,
POR
ORDEN
DEL CONTRAWR GENEPAL
MARI ISABEL CARRIL CABAttERO
ABOGADO
Jefe División de Municirp;;,._
AL SEÑOR
SECRETARIO MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE RECOLETA
PRESENTE
RTE
ANTECED
DIRECGÓN CHILE
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
PMET. N°: 16.032/2015
REF.
N°: 199.427/2015
DMSAI. N°:
1.270/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO,
1. A60 1 5*
O 6 3 7 O 9
Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento
y fines pertinentes, Informe Final N° 309, de 2015, debidamente aprobado, sobre
auditoría al macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, en la Dirección de
Educación de la Municipalidad de Recoleta.
Saluda atentamente a Ud.,
POR ORDEN DEL C017172 GENERAL
';'AARíA ISABEL CARRIL CABALSZO
ABOGADO
lefe Dbilsión
de Ivlunicipalidades
A LA SEÑORA
DIRECTORA DE LA
n
,
DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA
‘. PRESENTE
RTE
ANTECED
REDIEIP EN
UNIDAD DF
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1 2
A
FISCAI
CONTRALOR1A G
DE LA REPUBLIA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
PMET.
N°:
16.032/2015
REF.
N°: 199.427/2015
DMSAI.
N°:
1.270/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO, 11.1015*063710
Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento
y fines pertinentes, Informe Final N° 309, de 2015, debidamente aprobado, con el
resultado de la auditoría practicada en la Dirección de Educación de la
Municipalidad de Recoleta.
Saluda atentamente a Ud.,
POR ORDEN DEI CON7,t07
,
GENERI.
MARIA ISABEL CARRIL OP.1r2r;
7
.0
ABOGADO
Jefe División cie Mbllcipdda
2
w
A LA SEÑORA
JEFE UNIDAD DE SEGUIMIENTO
FISCALIA
PRESENTE
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,
_
ANTE
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
PMET. N°: 16.032/2015
REF.
N°: 199.427/2015
DMSAI. N°: 1.270/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO, 1 1. AGO 15
*0 6 37 11
Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento
y fines pertinentes, Informe Final N° 309, de 2015, debidamente aprobado, con el
resultado de la auditoría practicada en la Dirección de Educación de la
Municipalidad de Recoleta.
Saluda atentamente a Ud.,
7„
2
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9
115
(.4:10
POR ORDEN DEL C011711'OR GENEPAL
DIARIA ISABEL CARRIL CALliT.:10
ABOGADO
Jefe División
Municipalidad:1s
A
LA SEÑORITA
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JEFA DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
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PRESENTE
R
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ANTECED
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
„ÁREA DE AUDITORÍA 2
PMET. N°: 16.032/2015
REF.
N°: 199.427/2015
DMSAI. N°:
1.270/2015
REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.
SANTIAGO, 1 t A 0
I S*0637111
Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento
y fines pertinentes, Informe Final N° 309, de 2015, debidamente aprobado, con el
resultado de la auditoría practicada en la Dirección de Educación de la
Municipalidad de Recoleta.
Saluda atentamente a Ud.,
POR ORDEN, OEL CON1
7
;',:-
R GENERI
ISABEL CARRI 2,
1
2;,`,L5V3
ABOGADO
Jefe
DiViSbn
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Á2.08.
2215
AL SEÑOR
P, JEFE UNIDAD DE SEGUIMIENTO
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
PRESENTE
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORIA 2
PMET.
N°:
16.032/2015
INFORME FINAL N° 309, DE 2015, SOBRE
REF.
N°: 199.427/2015
AUDITORÍA
AL
MACROPROCESO
DE
DMSAI.
N°:
1.270/2015
ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO,
LA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN DE
EN
LA
MUNICIPALIDAD DE RECOLETA.
SANTIAGO,
1 1 A(0, 2015
ANTECEDENTES GENERALES
En cumplimiento del plan anual de fiscalización
de esta Contraloría General para el año 2015, y en conformidad con lo establecido en
los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la
Contraloría General de la República, y el artículo 54 del decreto ley N° 1.263, de 1975,
Orgánico de Administración Financiera del Estado, se efectuó una auditoría al
macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, en la Dirección de Educación de la
Municipalidad de Recoleta. El equipo que ejecutó la fiscalización fue integrado por el
señor Héctor Menanteaux Díaz, y la señora Jacqueline Airaldi Correa, auditor y
supervisora, respectivamente.
La ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de
Municipalidades, en su artículo 4°, letra a), dispone que la educación constituye una de
las funciones no privativas de los municipios, para lo cual, dicha normativa contempla
en la estructura orgánica de las municipalidades, una unidad de servicios incorporados
a la gestión municipal, a la que, según el artículo 23 de la misma, le corresponde
asesorar al Alcalde y al concejo en la formulación de las políticas aplicables a esa área
y, además, cuando las entidades edilicias administren directamente, servicios de
educación —como sucede en la especie—, proponer y ejecutar medidas tendientes a
materializar acciones y programas relacionados con educación, así como administrar
los recursos humanos, materiales y financieros, en coordinación con la unidad de
administración y finanzas.
El municipio de Recoleta cuenta con una
Dirección de Educación, dependiente del Alcalde, según consta en el Título II, artículo
6° del Reglamento Municipal Sobre Organización Interna de ese municipio, aprobado
por decreto municipal exento N° 2.008, de 31 de mayo 2002.
A LA SEÑORITA
PATRICIA ARRIAGADA VILLOUTA
`, CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (S)
`PRESENTE
k,,
Contralor Ger al de la. República
ubrogante
,
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORIA 2
Sobre la materia auditada, cabe recordar que
los contratos que celebra la Administración del Estado, a título oneroso, para el
suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieren para el desarrollo de
sus funciones, se encuentran regulados por la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos
Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, y por el decreto N° 250, de
2004, del Ministerio de Hacienda, que Aprueba Reglamento de la Ley N° 19.886 de
Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios.
Enseguida, de acuerdo con lo dispuesto en el
artículo 18 de la mencionada ley N° 19.886, los organismos públicos deben utilizar los
sistemas electrónicos o digitales establecidos por la Dirección de Compras y
Contratación Pública para desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación
de bienes, servicios y obras a que alude el citado cuerpo legal, con las excepciones y
exclusiones que la misma norma y su reglamento establecen.
Finalmente, corresponde señalar que la
revisión incluyó el análisis de la situación planteada por la Dirección de Compras y
Contratación Pública, relacionada con la eventual infracción a la citada ley N° 19.886, y
su reglamento, respecto de las licitaciones públicas identificadas con los ID NOS 1394-
57-LP13, 1394-58-LP13, 1394-61-LP13 y, 1394-62-LP13, por la presunta restricción
para la participación de proveedores que mantengan juicios pendientes con el
municipio.
Cabe indicar que, con carácter de confidencial,
el 30 de abril de 2015, fue puesto en conocimiento de la autoridad comunal, el
preinforme de observaciones N° 309, de este año, con la finalidad de que formulara los
alcances y precisiones que, a su juicio, procedieran, lo que se concretó por oficio
ordinario N° 1.400/42/2015, de 25 de mayo de la referida anualidad.
OBJETIVO
La fiscalización tuvo por objeto verificar que la
Dirección de Educación efectuó sus adquisiciones según lo previsto en la citada ley
N° 19.886, y su reglamento contenido en el decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de
Hacienda, así como la procedencia de los gastos. Además, comprobar eventuales
incumplimientos a la normativa legal precitada, en relación con las propuestas públicas
identificadas con los ID NOS 1394-57-LP13, 1394-58-LP13, 1394-61-LP13 y, 1394-62-
LP13. Todo ello en la aludida dirección dependiente de la Municipalidad de Recoleta,
en el período comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de junio de 2014.
La finalidad de la revisión fue determinar si las
transacciones cumplen con las disposiciones legales y reglamentarias, se encuentran
(-\\' debidamente documentadas, sus cálculos son exactos y están adecuadamente
kregistradas. Todo lo anterior, en concordancia con la Ley de Organización y
-2-
mr
191
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ÁREA DE AUDITORÍA 2
METODOLOGÍA
El
examen se practicó de acuerdo con la
Metodología de Auditoría de este Organismo Superior de Control y los procedimientos
de control aprobados por éste mediante resolución exenta
1.485 de 1996, de este
origen, considerando los resultados de evaluaciones de control interno respecto de la
materia examinada, determinándose la realización de pruebas de auditoría en la medida
que se estimaron necesarias, tales como, análisis documental, cotejo de información
con el portal Mercado Público. Asimismo, se practicó un examen de las cuentas de
gastos relacionadas con la materia en revisión.
UNIVERSO Y MUESTRA
De conformidad con los antecedentes
proporcionados por la entidad fiscalizada, entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de junio
de 2014, el monto total de los egresos por concepto de adquisiciones de bienes y
servicios de consumo, activos no financieros y otros gastos, alcanzó la cantidad de
$ 63.181.109.-. En tanto, los desembolsos efectuados, durante el período en examen,
en el marco de las licitaciones públicas identificadas en el objetivo, ascendieron a
$ 268.168.568.-.
En relación a las erogaciones por adquisiciones
de bienes y servicios de consumo, activos no financieros y otros gastos, las partidas
sujetas a examen se determinaron mediante muestreo estadístico por unidad
monetaria, con un nivel de confianza del 95% y una tasa de error de 3%, parámetros
aprobados por esta Entidad Fiscalizadora, estableciéndose una muestra de
$ 55.202.697.-, que representa el 87,37%, del universo antes identificado.
Adicionalmente, se revisaron partidas claves
no incluidas en la muestra estadística, por un total de $ 396.730.-, que corresponden a
3 egresos duplicados en la base de datos proporcionada por la Dirección de Educación.
A su turno, los pagos efectuados en el marco
de las licitaciones públicas en estudio, se establecieron analíticamente, revisándose la
totalidad de éstas.
El total examinado, considerando la muestra
estadística, las partidas claves y la muestra analítica, es de $ 323.767.995.-, lo que
representa un 97,71% del total del universo. El detalle se presenta a continuación:
MATERIA
ESPECÍFICA
UNIVERSO
MUESTRA
PARTIDAS
CLAVES
TOTAL
EXAMINADO
$
#
$
#
$
#
$
Adquisiciones y
Abastecimiento
63.181.109
116
55.202.697
32
396.730
3
55.599.427
Licitaciones
públicas
268.168.568
4
268.168.568
4
0
0
268.168.568
Total
._.
331.349.677
.
323.371.265
396.730
323.767.995
d
e in
f
ormation:
Fuente
a oracion propia sobre la base de información proporcionada por el Director de Educación
de la Municipalidad de Recoleta.
-3-
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ÁREA DE AUDITORÍA 2
La información utilizada fue proporcionada por
el Director de Educación, y puesta a disposición de esta Contraloría General, en forma
gradual, entre el 6 de enero y el 31 de marzo de 2015.
RESULTADO DE LA AUDITORÍA
Del examen practicado, y considerando los
argumentos y antecedentes aportados por la autoridad en su respuesta, respecto de las
situaciones observadas en este informe, se determinó lo siguiente:
I.
ASPECTOS DE CONTROL INTERNO
El estudio de la estructura de control interno y
sus factores de riesgo permitió obtener una comprensión del entorno en que se ejecutan
las operaciones, del cual se desprende lo siguiente:
1.-
La Municipalidad de Recoleta cuenta
con un reglamento de organización interna, aprobado por decreto alcaldicio exento
N° 2.008, de 31 de mayo de 2002, de esa misma entidad, que regula tanto la estructura
como las funciones y coordinación de las diferentes unidades, entre las que se
encuentra la Dirección de Educación que, conforme a su artículo 6°, depende del
Alcalde. Dicho instrumento fue modificado por el decreto alcaldicio exento N° 617, de 8
de febrero de 2013, en el sentido de incorporar el Subdepartamento Técnico y
Administrativo y, la Unidad de Aseguramiento de la Calidad de la Educación, a las
Direcciones de Salud y Educación, respectivamente; sin que al efecto se presenten
observaciones que formular.
2.-
Por otra parte, se estableció que la
aludida Dirección de Educación aplica para sus procesos de compra y contrataciones,
el manual de procedimientos de la municipalidad, el que se encuentra formalizado por
el decreto alcaldicio N° 1.948, de 2013. Al respecto, se observó que el citado documento
no ha sido publicado en el portal de compras públicas, exigencia establecida por el
artículo 4°, inciso tercero del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que
reglamenta la ley N° 19.886.
En su oficio de respuesta el Alcalde,
acompaña, copia del ordinario N° 1, de 7 de mayo del 2015, del Administrador del
Sistema de Chile Compra de la dirección citada en el párrafo precedente, mediante el
cual solicita a la Directora de la Dirección de Compras y Contratación Pública,
autorización para publicar en el aludido portal, el manual de procedimiento de que se
trata.
Lo informado por esa autoridad, permite dar por
subsanada la observación planteada, por cuanto las validaciones practicadas al portal
Mercado Público permitieron comprobar que la omisión advertida había sido
regularizada.
-4-
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ÁREA DE AUDITORÍA 2
3.-
Se comprobó que la dirección fiscalizada
no elaboró el plan anual de compras para los años 2013 y 2014, incumpliendo con ello
lo dispuesto en el artículo 12 de la mencionada ley N° 19.886.
En este tenor, es menester recordar que, el
artículo 98 del citado decreto N° 250, de 2004, prevé que cada entidad deberá elaborar
y evaluar un plan anual de compras que contendrá una lista de los bienes y/o servicios
que se contratarán durante cada mes del año, con indicación de su especificación,
número y valor estimado, la naturaleza del proceso por el cual se adquirirán o se
contratarán, y la fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar.
El edil en su oficio de respuesta, adjunta el
ordinario N° 2, de 7 de mayo de 2015, del Administrador del Sistema de Chile Compra
mediante el cual solicita a la Directora de la Dirección de Compras y Contratación
Pública, autorización para publicar el plan de compras 2015, en el Sistema de
Información de Compras y Contrataciones.
Dado que las validaciones efectuadas en el
portal Mercado Público, comprobaron que lo informado por esa jefatura aún no se
concreta, y considerando además que la situación observada se trata de un hecho
consumado, no susceptible de ser regularizado, se mantiene la observación expresada,
debiendo efectuar esa entidad las acciones pertinentes a objeto de evitar su reiteración,
como asimismo, asegurar, en lo sucesivo, la publicación del plan de anual de compras
en el aludido portal, sin perjuicio de la medida que informa en su respuesta, respecto
del año 2015, todo lo cual será verificado en una futura auditoría que realice esta
Contraloría General en esa repartición.
4.-
Sobre el registro contable de los eventos
económicos que se llevan a cabo, se constató que la dirección auditada dispone de un
software, el cual es administrado y mantenido por la empresa Sistemas Modulares de
Computación Ltda., conforme el decreto alcaldicio N° 4.109, de 25 de octubre de 2012,
cuyo contrato fue suscrito el 12 de noviembre de 2012, sancionado por el decreto
alcaldicio N° 4.459, de 20 de ese mismo mes y año, ambos de ese ente edilicio, no
determinándose situaciones que observar.
5.-
En lo relativo a la tarea de confeccionar
la conciliación bancaria, entre otras, de la cuenta corriente N° 10560866, del Banco
Crédito e Inversiones, habilitada por la referida dirección para los efectos de disponer
egresos por concepto de adquisiciones de bienes y servicios de consumo, activos no
financieros y otros gastos, se advirtió que ésta es preparada mensualmente por el
Encargado de Contabilidad.
Enseguida, se observó que dicho análisis
bancario-contable, presenta errores en su elaboración, por cuanto no verifica la
igualdad entre las anotaciones contables y los resúmenes bancarios, limitándose a
cotejar el saldo del libro banco implementado por la Tesorería Municipal con las cartolas
bancarias, hecho que devela incumplimiento de las instrucciones impartidas por esta
Contraloría General sobre la materia, a través del oficio circular N° 11.629, de 1982,
que imparte instrucciones al sector municipal sobre manejo de cuentas corrientes
bancarias.
-5-
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ÁREA DE AUDITORÍA 2
Al respecto, la autoridad edilicia remite oficio
S/N°, de 15 de mayo de 2015, del Jefe de Administración y Finanzas, quien reconoce
lo objetado por esta Contraloría General, señalando que el formato de la mencionada
cuadratura se está rehaciendo. Por ende, se mantiene el aspecto representado, en
tanto el modelo de elaboración de dicho análisis bancario-contable, no se ajuste a lo
instruido por este Ente de Control en el aludido oficio circular, con el fin de resguardar
los recursos financieros municipales, lo que será verificado en futuras auditorías.
6.-
En cuanto a las pólizas de fianza, las
validaciones efectuadas en el Sistema de Información y Control del Personal de la
Administración del Estado de esta Entidad Fiscalizadora, respecto de los giradores de
la cuenta bancaria individualizada en el numeral 5, permitieron advertir que todos
aquellos contaban con dicha garantía, conforme lo establecido en el artículo 68 de la
ley N° 10.336, que indica que todo funcionario que tenga a su cargo la recaudación,
administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquier naturaleza,
deberá rendir caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y
obligaciones, no verificándose al respecto situaciones que observar.
7.-
A su vez, la comprobación del
cumplimiento de la norma legal precitada, respecto de los directores de los
establecimientos educacionales de esa comuna, comprobó que tales garantías se
encuentran debidamente registradas en este Organismo de Control, con excepción de
los cuatro directores que se individualizan a continuación, quienes no cuentan con tal
caución, a saber:
NOMBRE DIRECTOR(A)
ESTABLECIMIENTO EDUCACIONAL
Escuela España D-113
Escuela Marta Colvin F-122
Escuela Anne Eleonor Roosevelt F-129
Escuela Especial Santa Teresa de Ávila F-154
Fuente de información: Elaboración propia sobre la base de información proporcionada por la Dirección de
Educación
.
Dado que el edil, en su oficio de respuesta, no
se manifestó respecto de lo advertido, procede mantener la situación observada, en
tanto esa autoridad no remita a esta Entidad Fiscalizadora las pólizas de fianzas de los
directores que carecen de ella, regularización que será verificada en una visita de
seguimiento.
8.-
La entidad comunal dispone de una
Dirección de Control, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la ley
N° 18.695, la que, durante el período fiscalizado, no realizó programas de control
deliberado sobre el macroproceso de adquisiciones y abastecimiento en la Dirección de
Educación, según lo informó la jefatura de esa dirección mediante certificado N° 1, de
6 de enero de 2015.
Al respecto, procede anotar que la
jurisprudencia administrativa de este Órgano de Control, contenida en el dictamen
N° 46.618, de 2000, ha manifestado que es responsabilidad de los municipios definir la
forma como acometer su proceso de control, obedeciendo esa responsabilidad
-6-
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esencialmente a las necesidades propias de cada entidad y a las características de su
control interno.
Por su parte, los dictámenes Nc's 25.737, de
1995, y 25.515, de 1997, indican que entre las principales tareas de las contralorías
internas, se encuentran la evaluación sistemática y permanente del sistema de control
interno de la entidad, además, de la revisión periódica y selectiva de las operaciones
económico-financieras del municipio, todo esto, con el fin de determinar el cumplimiento
de las normas legales y reglamentarias, y la aplicación sistemática de controles
específicos.
El Alcalde no se pronunció en su oficio de
respuesta sobre el particular, no obstante, cabe precisar que lo expuesto corresponde
solo a una constatación de hechos y no propiamente a una observación, sin embargo,
se hace presente que resulta del todo recomendable que esa entidad disponga que se
efectúen fiscalizaciones a la materia objeto de esta auditoría, considerando las
situaciones detectadas.
II.
EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA
1.-
Licitaciones públicas.
Cabe precisar que el examen de los gastos
relacionados con los contratos suscritos en virtud de las licitaciones adjudicadas por
esa entidad, se contiene en el capítulo III, examen de cuentas, del presente informe.
1.1.-
Universidad de Chile, Facultad de Filosofía y Humanidades, Programa de
Educación Continua para el Magisterio.
Mediante el decreto alcaldicio N° 2.151, de 4 de
julio de 2013, esa municipalidad adjudicó a la citada universidad la propuesta pública,
ID N° 1394-57-LP13, para la ejecución del proyecto "programa de convivencia de las
comunidades educativas de los establecimientos educacionales de la comuna".
Luego, a través del decreto alcaldicio N° 3.207,
de 14 de noviembre de 2013, fue aprobado el convenio respectivo, el cual se celebró el
12 de julio de ese mismo año, con una duración de siete meses, contados desde el día
siguiente de la fecha del decreto que lo sanciona, plazo a partir del que se verificó el
inicio de la prestación de los servicios.
De lo anterior se desprende que la
formalización del contrato en estudio presentó una demora de 4 meses, situación que
no se ajusta a lo establecido en el artículo 8° de la ley N° 18.575, Orgánica
Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, que impone a los
organismos públicos el deber de actuar por propia iniciativa en el cumplimiento de sus
r funciones, procurando la simplificación y rapidez de los trámites, y también a lo previsto
en el artículo 7° de la ley N° 19.880, que Establece Bases de los Procedimientos
4\ Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado,
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ÁREA DE AUDITORÍA 2
relativo al principio de celeridad (aplica criterio contenido en el dictamen N° 6.058, de
2015, de este origen).
En atención a que el edil no se manifestó sobre
lo objetado y, considerando que se trata de un hecho consumado, no susceptible de ser
regularizado, se mantiene la situación representada, por lo que, la autoridad deberá
disponer las medidas necesarias para que en lo sucesivo, no se repita la situación
objetada, dictando los actos administrativos que sancionan los convenios que suscribe,
en la debida oportunidad, lo que será verificado en futuras auditorías.
Del análisis efectuado a las bases de la
licitación, decretos y contrato, se determinó lo siguiente:
a)
Requisito exigido a los oferentes que no se ajusta a lo dispuesto en los artículos
4° y 6° de la ley N° 19.886.
El pliego de condiciones de la licitación en
revisión, en su numeral 1.4.3, señala que "podrán participar en esta propuesta solo
aquellas personas naturales o jurídicas que cuenten con certificado vigente de
pertenencia al registro ATE emitido por el MINEDUC, y que además se encuentren
inscritas y participen en el rubro como proveedores en el sitio www.mercadopublico.cl
,
que no mantengan juicios pendientes con la municipalidad y cumplan con los requisitos
exigidos en las bases de licitación.".
Así, el artículo 4° de la citada ley N° 19.886,
prescribe que se encuentran habilitados para contratar con la Administración las
personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras, que cumplan los requisitos que
allí se señalan, por su parte, el artículo 6° del mismo texto normativo, cautela la igualdad
de los participantes al prohibir que los pliegos de condiciones dispongan diferencias
arbitrarias entre los proponentes.
Al respecto, este Organismo de Control,
mediante el dictamen N° 68.650, de 2013, entre otros, ha precisado que el legislador
reguló de manera minuciosa las inhabilidades para contratar con la Administración, sin
incluir entre ellas, la existencia de litigios pendientes con la entidad contratante,
impedimento que sólo podría establecerse por vía legislativa, por lo que, a falta de ésta,
no existe impedimento jurídico para que los órganos de la Administración celebren
contratos con una empresa que se halle en tal supuesto.
Asimismo, sobre la exigencia prevista en las
bases de que se trata, relacionada con la inscripción de los participantes en el registro
de contratistas y proveedores a cargo de la Dirección de Compras y Contratación
Pública, el dictamen N° 50.873, de 2013, de este origen, ha señalado que no constituye
un requisito legal ni reglamentario para participar en licitaciones convocadas por la
Administración, y solo se le podrá exigir a los proveedores su inscripción en dicho
registro para poder suscribir los convenios definitivos.
Referente a esta materia, el Alcalde adjuntó el
memorándum N° 2, de 8 de mayo de 2015, del Jefe de la Unidad de Calidad, quien
i
nforma que a partir de noviembre del año 2013, las bases administrativas indican
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que: "podrán participar todas las instituciones de Asistencia Técnica Educativa que
tengan certificado de vigencia de ATE, otorgado por el Ministerio de Educación. No se
podrá subcontratar ninguno de los componentes del proyecto".
Respecto de lo informado, procede señalar que
dado que, por una parte, el edil se refiere en su respuesta únicamente sobre la exigencia
formulada a los oferentes, relativa a la circunstancia de no presentar juicios pendientes
con la entidad comunal, omitiendo pronunciarse sobre el requerimiento de inscripción
de los participantes como proveedores en el sitio www.mercadopublico.cl
, y por otra
parte, que las faltas determinadas se tratan de situaciones consolidadas, que no son
posibles de regularizar, debe mantenerse lo observado; por lo cual y, sin perjuicio de
considerar pertinente la medida realizada, deberá arbitrar las medidas que resulten
necesarias para que en lo sucesivo, se abstenga de incluir en las bases que rigen las
licitaciones, los requisitos objetados, como condición para que un oferente pueda
participar en una propuesta, lo que será verificado en futuras auditorías.
b)
Boleta de garantía por fiel cumplimiento del contrato.
b.1)
Monto y vigencia.
Conforme lo previsto en el numeral 7.2, de las
bases administrativas generales, el contratista debía presentar al momento de suscribir
el acuerdo una garantía por fiel cumplimiento, por un monto equivalente al 5% del valor
total contratado, con una duración de, a lo menos, el plazo del contrato aumentado en
90 días.
Sobre el particular, y en cumplimiento del
citado punto, en la cláusula cuarta del contrato en comento, se dejó constancia que el
contratista entregó la boleta de garantía N° 0279338, de 9 de julio de 2013, del Banco
Santander Chile, tomada a favor del Tesorero del Departamento de Educación de la
Municipalidad de Recoleta, por un monto de $ 5.922.500.-, con vencimiento el 30 de
abril del 2014.
Ahora bien, atendido que la formalización del
aludido convenio se efectuó con una dilación de 4 meses, el precitado instrumento no
se ajustó al plazo establecido en las bases que rigieron' la licitación, toda vez que, de
acuerdo con ésta, debía extenderse hasta el 12 de septiembre del 2014,
evidenciándose, por una parte, un incumplimiento a la normativa que rigió la
contratación de que se trata y, por otra, al principio de estricta sujeción a las bases.
En este mismo sentido, no consta que esa
entidad hubiese exigido a la referida universidad el documento que cubriera
completamente la vigencia exigida en el pliego de peticiones que rigieron el proceso en
comento (aplica criterios contenidos en los dictámenes NOS 55.738, de 2013 y 32.593,
de 2015, ambos de este origen).
Dado que la autoridad municipal no se
'\ pronunció sobre el aspecto representado y, que se trata de una situación consolidada
'que no es susceptible de ser regularizada, debe mantenerse la objeción, debiendo esa
entidad implementar las medidas necesarias con el fin de evitar, en el futuro, la
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reiteración del hecho advertido, verificándose en auditorías posteriores la correcta
emisión de las boletas que caucionan las licitaciones.
Sin perjuicio de lo señalado, cabe precisar que
acorde a los antecedentes que conforman la respuesta a la auditoria, la caución de que
se trata debió emitirse con una validez hasta el 3 de junio de 2014, habida cuenta que
con fecha 5 de agosto de 2013, se verificó en el Libro de Control del Servicio el inicio
de los trabajos contratados.
En este sentido, corresponde que el Alcalde
ordene la instrucción de un proceso sumarial, a fin de determinar las eventuales
responsabilidades administrativas de los funcionarios que, con su actuar u omisión,
permitieron que la garantía del contrato examinado fuese extendida por un plazo inferior
al exigido en el pliego de condiciones; debiendo, aderfiás, remitir a esta Contraloría
General una copia del acto administrativo que así lo disponga, en el término de 15 días
hábiles, contados desde el día siguiente de la recepción del presente documento.
b.2)
Contabilización.
El examen en esta materia estableció que la
Dirección de Educación no aplicó la normativa contable contenida en el oficio circular
N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, por cuanto, al 30 de junio de 2014, no
se evidencia en el libro mayor de la cuenta 921-03, denominada debe-garantías
recibidas de fiel cumplimiento del contrato, que el instrumento de caución señalado
precedentemente, haya sido contabilizado en cuentas de orden o de registros
especiales.
Acompaña el Alcalde en su respuesta, el oficio
S/N°, de 18 de mayo de 2015, del Jefe de Administración y Finanzas, el cual, informa
que en el mes de mayo del presente año, se realizaría la contabilización de las boletas
de garantías emitidas desde el año 2013 a la fecha; regularización que, a la data de
emisión de este informe no había sido concretada.
Sin perjuicio de lo informado por esa jefatura,
corresponde mantener la observación formulada, considerando que se trata de un
hecho consumado, toda vez que la vigencia de la garantía se encuentra referida a un
plazo ya vencido, debiendo entonces esa dirección, implementar las medidas
necesarias para que, en lo sucesivo, se evite repetir la omisión contable y se
contabilicen las garantías recibidas por el fiel cumplimiento del contrato, en la cuenta
921-03, conforme la precitada norma contable, cuyo cumplimiento se verificará en
futuras auditorías.
c)
Falta de publicación del contrato en el sistema de información de compras y
contratación pública.
n
Acerca de la contratación analizada, se verificó
el incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 57, letra b), N° 6, del reglamento de la
U
ley N° 19.886, ya que no se publicó el texto del contrato en comento.
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11,
‘E:
R.A
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Atendido que el edil, en su oficio de respuesta,
no se refiere sobre lo objetado, y que las validaciones practicadas en el portal Mercado
Público, el día 26 de mayo de 2015, comprobaron que la omisión advertida aún no ha
sido regularizada, no es posible dar por subsanada la observación planteada, debiendo
el municipio publicar el convenio examinado, constatándose su regularización en una
próxima visita de seguimiento.
1.2.-
Universidad Católica Cardenal Raúl Silva Henríquez.
Por el decreto alcaldicio N° 1.528, de 15 de
mayo de 2013, la Municipalidad de Recoleta aprobó las bases y el llamado a licitación
pública denominada "plan de apoyo docente para establecimientos educacionales".
El proceso fue identificado con el
ID N° 1394-58-LP13, y adjudicado mediante el decreto alcaldicio N° 2.152, de 4 de julio
de 2013, a la Universidad Católica Cardenal Raúl Silva Henríquez, suscribiéndose el
contrato el día 23 de agosto del mismo año, con una vigencia de siete meses, contados
desde el día siguiente a la fecha de aprobación del mismo, mediante el respectivo acto
administrativo, situación que aconteció 80 días después, por el decreto alcaldicio
N° 3.189, de 11 de noviembre de 2013, lo que deja de manifiesto que en la formalización
de dicho acuerdo de voluntades no se atendió el principio de celeridad, por lo que al
igual que en el punto 1.1, del presente acápite, debe objetarse la infracción del artículo
7° de la ley N° 19.880, y el artículo 8° de la ley N° 18.575.
Considerando que el Alcalde no se pronuncia
respecto de lo observado, y que se trata de un hecho consolidado, procede mantener
la situación representada, razón por la cual esa entidad deberá impartir las instrucciones
que resulten necesarias con el objeto de evitar la reiteración en el retraso de sus
actuaciones, permitiendo la oportuna sanción de los convenios suscritos por esa
entidad, lo que será motivo de una futura fiscalización.
Del análisis del contrato celebrado con la
mencionada universidad, se determinó las siguientes situaciones:
a)
Requisito exigido a los oferentes que no se ajusta a lo dispuesto en los artículos
4° y 6° de la ley N° 19.886.
En relación con la materia, se advirtió que las
bases administrativas generales de la licitación en comento, presentan idéntica
situación a la advertida en el numeral 1.1, letra a), de este capítulo, por cuanto se exigió
a los participantes no mantener juicios pendientes con la municipalidad y encontrarse
inscrito en el registro de contratistas y proveedores a cargo de la Dirección de Compras
y Contratación Pública, transgrediendo lo dispuesto en la normativa legal anotada.
Respecto a este acápite, esa autoridad edilicia
reitera lo señalado para el numeral 1.1 letra a), del presente apartado, en cuanto a que
a partir de noviembre del año 2013, las bases administrativas preceptúan la condición
que en esta oportunidad informa, a cuyo respecto debe entenderse reproducida la
conclusión allí comunicada.
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Lo anterior, en el sentido de reconocer la
medida implementada como asimismo de confirmar la situación objetada, por
corresponder ambas a hechos consolidados que no son posibles de regularizar,
debiendo el edil disponer las acciones pertinentes para que no se incorporen los
requisitos observados en las bases que rijan las próximas licitaciones, situación que
será verificada en futuras auditorías.
b)
Boleta de garantía por fiel cumplimiento del contrato.
b.1)
Monto y vigencia.
El punto 7.2, de las bases administrativas
generales establece que el contratista debía presentar al momento de suscribir el
contrato una garantía por fiel cumplimiento del mismo, por un valor correspondiente al
5% del monto total contratado, con una vigencia de, a lo menos, el plazo del convenio
aumentado en 90 días.
De acuerdo a lo señalado en la cláusula cuarta
del contrato celebrado con la Universidad Católica Cardenal Raúl Silva Henríquez, ésta
entregó —a la fecha de su suscripción— la boleta de garantía N° 0130206, de 1 de
agosto de 2013, del Banco Scotiabank, a nombre del Tesorero del Departamento de
Educación de la Municipalidad de Recoleta, por un monto de $ 5.903.826.-, con validez
al 30 de abril de 2014.
Idéntica situación a la expuesta en el literal b.1)
del numeral 1.1, de este acápite, se advirtió respecto del referido documento bancario,
por cuanto éste no cumplió con el requisito previsto en el señalado punto 7.2, de las
bases que rigen la contratación en estudio, que consigna una vigencia por el período
del convenio, aumentada en 90 días, esto es, al 9 de septiembre del 2014, por lo que
se entiende reproducido el análisis contenido en el mencionado literal.
Considerando que en su oficio de respuesta, el
edil no se manifiesta sobre la observación, y dada la circunstancia de que no es posible
de regularizar, la deficiencia determinada se mantiene, debiendo esa entidad, tal como
se señaló para esta situación anteriormente, implementar las medidas necesarias con
el fin de evitar en lo sucesivo, la reiteración del hecho objetado, verificándose en futuras
auditorías la correcta emisión de las boletas con estricta sujeción a las bases.
De igual forma cabe precisar, que acorde a los
antecedentes que conforman la respuesta a la auditoría, la caución de que se trata
debió emitirse con una validez hasta el 21 de junio de 2014, habida cuenta que con
fecha 23 de agosto de 2013, se da inicio al contrato, conforme el Libro de Control del
Servicio.
Lo anterior, sin perjuicio de que el municipio
debe incorporar este hecho en el procedimiento disciplinario que deberá instruir acorde
a lo ordenado en el numeral 1.1, letra b.1, de este acápite, con el objeto de determinar
eventuales responsabilidades administrativas que pudieran derivarse respecto de los
hechos observados.
-12-
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b.2)
Contabilización.
Similar hecho al observado en la letra b.2), del
numeral 1.1, del presente capítulo, arrojó la revisión del registro contable de la caución
de que se trata, pues se estableció que la misma no fue contabilizada, incumpliendo lo
instruido por esta Entidad Fiscalizadora, mediante el oficio circular N° 60.820, de 2005,
de este origen.
Sobre este punto, el Alcalde reitera lo
manifestado para el numeral 1.1, letra b.2), del acápite II, en orden a que la Dirección
de Educación, en el mes de mayo de este año, registrará contablemente los
instrumentos de caución objetados por esta Contraloría General, por lo que se confirma
lo allí concluido, manteniéndose la omisión advertida, debido a que se trata de un hecho
consumado, siendo verificado el procedimiento que aplica para la contabilización de las
garantías recibidas por el fiel cumplimiento del contrato, en la cuenta 921-03, en futuras
auditorías que este Organismo de Control efectúe en esa dirección.
c)
Falta de publicación en el sistema de información de compras y contratación
pública.
Igual situación a la representada en la letra c),
del numeral 1.1, de este acápite, ocurre respecto del contrato en comento, toda vez que
se constató que dicho instrumento no fue publicado en el señalado sistema de
información, tal como lo exige el artículo 57, letra b), N° 6, del reglamento de la ley
Atendido que esa autoridad edilicia, en su oficio
de respuesta, no se pronunció, y que la validación realizada el día 26 de mayo de 2015,
al portal Mercado Público, determinó que la omisión advertida por este Organismo de
Control aún permanece sin regularizar, la observación
.
formulada debe mantenerse,
hasta que ese municipio no acredite la publicación del referido convenio en el aludido
portal, hecho que será verificado en un próxima visita de seguimiento.
1.3.-
Sociedad Educacional Depunet Limitada.
De los antecedentes tenidos a la vista, consta
que ese municipio mediante el decreto alcaldicio N° 1.596, de 27 de mayo de 2013,
aprobó las bases y el llamado a licitación pública denominada "talleres de
argumentación y debate para los establecimientos educacionales municipales", la que
fue publicada en la misma data, en el portal Mercado Público, con el ID N° 1394-61-
LP13.
El citado proceso fue adjudicado a la Sociedad
Educacional Depunet Limitada, según decreto alcaldicio N° 2.188, de 10 de julio de
2013, suscribiéndose el convenio respectivo en el mes de agosto de esa anualidad, no
especificando el día, con vigencia de siete meses, a partir del día siguiente de su
formalización, lo que aconteció el 25 de septiembre del 2013, a través del decreto
1
alcaldicio N° 2.875.
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De la verificación al cumplimiento de las
disposiciones contenidas en las bases de la licitación y en el contrato suscrito, se
determinó las siguientes situaciones:
a)
Requisito exigido a los oferentes que no se ajusta a lo dispuesto en los artículos
4° y 6° de la ley N° 19.886.
Sobre el particular, se constató que dos de las
exigencias contempladas en el punto 1.4.3, de las bases administrativas generales,
referida a las personas naturales o jurídicas que pueden participar de la licitación,
resultan improcedentes, toda vez que se requirió a los participantes no mantener juicios
pendientes con la municipalidad y, encontrarse inscrito én el registro de contratistas y
proveedores a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, exigencias
que no se ciñen a lo dispuesto en los citados artículos del cuerpo legal transcrito, en
virtud de lo cual, debe entenderse reiterado el análisis formulado en el numeral 1.1, letra
a), de este acápite.
Al tenor de la observación formulada, la
autoridad comunal emite similar respuesta a la contenida en el numeral 1.1, letra a), del
presente apartado, en orden a que a partir de noviembre del año 2013, las bases
administrativas que rigen las respectivas licitaciones, preceptúan la exigencia que en
esta oportunidad informa, por lo que procede confirmar lo allí concluido.
Lo expuesto, en orden a que se mantiene la
situación representada, por la circunstancia de que éstas se tratan de hechos
consolidados, no susceptibles de ser regularizados, debiendo ese municipio abstenerse
de incluir los requisitos objetados en los pliegos de condiciones de los futuros procesos
licitatorios que lleve a cabo, lo que será validado en próximas auditorías.
b)
Boleta de garantía por fiel cumplimiento del contrato.
b.1)
Monto y vigencia.
De acuerdo al punto 7.2, de las bases de la
licitación pública, el adjudicatario debía entregar una garantía de fiel cumplimiento del
contrato, por un período de vigencia de a lo menos el plazo del contrato, aumentado en
noventa días, por un monto equivalente a un 5% del valor total contratado.
Conforme lo anterior, en la cláusula cuarta del
contrato, se dejó constancia que la empresa entregó un depósito a la vista nominativo
del Banco Santander Chile N° 0030153, de 6 de agosto del 2013, a nombre de la
Municipalidad de Recoleta, por un monto de $ 2.250.000.-, sin fecha de vencimiento.
En este sentido, cumple con hacer presente
que, de acuerdo con los antecedentes tenidos a la vista, el precitado depósito
corresponde al N° 0090153, y no al que se consigna en el convenio de que se trata.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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Al respecto, se determinó que la empresa
adjudicataria retiró el aludido documento bancario, el 12 de marzo del 2014,
incumpliendo lo indicado en las bases que rigieron la licitación, según la cual, la vigencia
de la garantía de que se trata se debía extender hasta el 24 de julio de 2014.
Dado que en su oficio de respuesta, el Alcalde
no se pronunció sobre el aspecto cuestionado y, que se trata de una situación
consolidada, debe mantenerse el hecho objetado, debiendo esa entidad, tal como ya
se ha indicado para esta misma situación, implementar las medidas necesarias con el
fin de evitar en lo sucesivo, la reiteración de la irregularidad advertida, verificándose en
futuras auditorías que la vigencia de los instrumentos de caución en comento, se ajuste
en forma estricta a lo establecido en las bases administrativas de la propuesta
respectiva.
Cabe precisar que acorde a los antecedentes
que conforman la respuesta a la auditoría, la caución de que se trata debió haberse
mantenido en custodia en ese municipio hasta el 5 de junio de 2014, habida cuenta que
con fecha 7 de agosto de 2013 se verificó el inicio de los servicios contratados en el
Libro de Control del Servicio.
No obstante lo señalado precedentemente, esa
autoridad deberá, al igual que en los casos anteriores, incluir la situación revelada, en
el procedimiento disciplinario que deberá instruir conforme se indica en los acápites
pertinentes de este informe, tendiente a determinar las eventuales responsabilidades
administrativas originadas por el hecho descrito.
b.2)
Contabilización.
Igual falta a la representada en la letra b.2), del
numeral 1.1, de este capítulo, se detectó respecto del precitado instrumento de caución,
por cuanto, éste no fue contabilizado en la cuenta 921-03, situación que se contrapone
con lo instruido por esta Contraloría General mediante el oficio circular N° 60.820, de
2005.
Sobre la materia, el edil se refiere en los
mismos términos mencionados en el numeral 1.1, letra b.2), del presente acápite, en
cuanto a que, en el mes de mayo de este año, la DirecCión de Educación realizará la
contabilización de la boleta de garantía de que se trata, a cuyo respecto debe
entenderse reproducida la conclusión allí informada, en orden a que la observación
formulada debe entenderse mantenida, toda vez que se trata de un hecho consolidado,
constatándose en futuras auditorías el registro contable de las garantías recibidas por
el fiel cumplimiento del contrato, en la cuenta 921-03.
c)
Libro del control del servicio.
En el punto 9 de las bases administrativas
generales, relacionado con la cláusula sexta del contrato, se indica que "en la unidad
técnica se mantendrá un libro foliado en triplicado, que será proporcionado por el
contratista, denominado en adelante Libro de Control del Servicio, LCS, que será el
medio de comunicación oficial entre el ITS y el contratista".
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A su vez, establece que en dicho documento se
deberá dejar constancia de todo hecho relevante tales como: fecha de inicio del
contrato; las observaciones, instrucciones y resoluciones que realice la Unidad Técnica;
las observaciones, respuestas y descargos que plantee el contratista, entre otros.
Al efecto, solicitado el aludido registro a la Jefa
de la Unidad Técnica y Pedagógica dependiente de la Dirección de Educación, ésta no
lo proporcionó, lo que impidió validar tanto su existencia como su contenido.
En su oficio de respuesta, la autoridad comunal
acompaña el aludido libro de control, de cuya revisión se constató que dicho instrumento
consigna las situaciones relevantes identificadas en el referido punto 9 de las bases que
rigieron la licitación de que se trata, lo que permite dar por levantada la observación
formulada inicialmente.
d)
Falta de publicación en el sistema de información de compras y contratación
pública.
Análoga situación a la planteada en la letra c),
del numeral 1.1, del presente apartado, se constató para el texto del contrato en estudio,
por cuanto se verificó que el citado instrumento no fue publicado en el portal Mercado
Público, incumpliendo lo dispuesto en el artículo 57, letra b), N° 6, del reglamento de la
Dado que el edil, no se manifestó sobre lo
objetado, y que de la validación realizada el día 26 de mayo de 2015, al Sistema de
Información de Compras Públicas, se verificó que la falta advertida aún no ha sido
corregida, corresponde mantener el aspecto cuestionado, comprobándose la
publicación del convenio examinado en visita de seguimiento.
1.4.-
Corporación Programa Interdisciplinario de Investigaciones en Educación PIJE.
La Municipalidad de Recoleta, a través del
decreto alcaldicio N° 1.595, de 27 de mayo de 2013, aprobó las bases y el llamado a
licitación pública denominada "proyectos educativos institucionales", la que fue
publicada en el portal Mercado Público, con el ID N° 1394-62-LP13, proceso que fue
adjudicado a la Corporación Programa Interdisciplihario de Investigaciones en
Educación PITE, por el decreto alcaldicio N° 2.189, de 10 de julio de ese mismo año.
El contrato entre la entidad comunal y la
corporación aludida fue suscrito en el mes de agosto de 2013, no especificando el día,
siendo sancionado por decreto alcaldicio N° 2.965, de 10 de octubre de igual anualidad,
con una duración de siete meses, contados desde el día siguiente de su formalización.
De la situación descrita es posible advertir que
la aprobación del aludido acuerdo de voluntades se concretó dos meses después de su
suscripción, motivo por el cual se debe reproducir el análisis expuesto en el punto 1.1,
del presente capítulo, en relación a la falta de acatamiento del principio de celeridad,
establecido en el artículo 7° de la ley N° 19.880, y el artículo 8° de la ley N° 18.575.
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Atendido que el Alcalde no se refirió a la
señalada observación y, dada la circunstancia de constituir una situación consolidada
que no es posible de regularizar, se mantiene la objeción planteada, debiendo la
autoridad edilicia adoptar las providencias para que, en lo sucesivo, las decisiones que
adopte sean sancionadas oportunamente, situación que será comprobada en próximas
auditorías.
La verificación del cumplimiento de las
obligaciones pertinentes por parte de la empresa, en conformidad con las bases
administrativas generales, técnicas y otros documentos considerados parte integrante
del contrato, determinó las siguientes situaciones:
a)
Requisito exigido a los oferentes que no se ajusta a lo dispuesto en los artículos
4° y 6° de la ley N° 19.886.
En las bases administrativas generales de la
licitación en comento, se constató una situación similar a la advertida en la letra a), del
numeral 1.1, toda vez que se exigió a los participantes no mantener juicios pendientes
con la municipalidad y encontrarse inscrito en el registro de contratistas y proveedores
a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, situación que contraviene
lo dispuesto en la citada norma legal.
Sobre el particular, esa jefatura comunal emitió
idéntica respuesta que para el numeral 1.1, letra a), del presente apartado, en torno a
que las bases administrativas que rigieron las propuestas públicas convocadas a partir
de noviembre del año 2013, establecen la obligación que en su oficio de respuesta
informa, relativa a que "podrán participar todas las instituciones de Asistencia Técnica
Educativa que tengan certificado de vigencia de ATE, otorgado por el Ministerio de
Educación. No se podrá subcontratar ninguno de los componentes del proyecto", por lo
que procede reiterar lo allí concluido, en el sentido de entenderse mantenida la
observación, considerando que se trata de un hecho consolidado, no susceptible de ser
regularizado, por lo que, el edil deberá disponer las acciones conducentes a evitar que
los pliegos de condiciones generales no incluyan los requisitos observados en los
próximos procesos licitatorios, lo que será verificado en futuras auditorías.
b)
Boleta de garantía por fiel cumplimiento del contrato.
b.1)
Monto y vigencia.
El punto 7.2 de las bases administrativas
generales indica que el adjudicatario debía entregar una garantía por fiel cumplimiento
del contrato, por un monto equivalente a un 5% del valor contratado, por un período de
vigencia de a lo menos el plazo convenido, aumentado en noventa días.
Al respecto, se estableció que en la cláusula
cuarta del contrato, se dejó constancia que la entidad ejecutora entregó la boleta de
garantía N° 503343-0, del Banco de Chile, tomada en favor de la Municipalidad de
Recoleta, por un monto de $ 2.880.000.-, con vigencia hasta el 26 de mayo del 2014.
De acuerdo a la validación efectuada, se
advirtió que la Tesorería, de la Dirección de Educación de ese municipio, mantiene en
custodia el referido documento bancario, el que no cumplió con el plazo definido en el
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SUBDIVISIÓN DE AUDITORIA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
punto 7.2 de las bases administrativas generales, por cuanto, según las condiciones
establecidas en éstas, su vigencia debía extenderse hasta el 8 de agosto de 2014.
Considerando que el jefe comunal en su
respuesta no se refirió sobre la situación advertida y, que corresponde a un hecho
consumado, el cual no es susceptible de regularizar, se mantiene la observación,
debiendo la autoridad arbitrar las medidas pertinentes para evitar la ocurrencia de esta
irregularidad, y asegurar que el plazo de garantía de los contratos, guarden relación con
las reglas contenidas en las respectivas bases de licitación, lo cual será verificado por
esta Contraloría General, en futuras visitas de auditoría.
Sin perjuicio de lo indicado, cabe precisar que
acorde a los antecedentes que conforman la respuesta a la auditoría, la caución de que
se trata debió emitirse con una validez hasta el 31 de mayo de 2014, habida cuenta que
con fecha 2 de agosto de 2013, se inició el contrato, conforme lo consignado en el Libro
de Control del Servicio.
Ahora bien, al igual que en los casos
anteriores, esta materia deberá ser incluida en el procedimiento disciplinario que se le
ha ordenado instruir, con el objeto de determinar las eventuales responsabilidades
administrativas derivadas de la falta observada.
b.2)
Contabilización.
Similar situación a la objetada en la letra b.2),
del numeral 1.1, de este apartado, se constató en el libro mayor de la cuenta 921-03,
al 30 de junio de 2014, al verificarse que la citada boleta de garantía no fue reconocida
contablemente, hecho que devela incumplimiento de las instrucciones impartidas por
esta Contraloría General, a través del oficio circular N° 60.820, de 2005.
En torno a este acápite, la autoridad edilicia
reitera lo informado para el numeral 1.1, letra b.2), del presente capítulo, en el sentido
de que la Dirección de Educación registrará la caución del contrato examinado, en el
mes de mayo del presente año, por lo que procede reiterar lo allí concluido, en cuanto
a que la falta detectada se mantiene, debido a que se trata de una situación consolidada,
debiendo el edil arbitrar las medidas pertinentes para que no se omita su registro
contable y se contabilicen oportunamente las garantías recibidas por el fiel cumplimiento
del contrato, en la cuenta contable 921-03, lo que será verificado en futuras auditorías.
c)
Falta de publicación en el sistema de información de compras y contratación
pública.
Al respecto, se comprobó que el contrato
suscrito por esa municipalidad con la Corporación Programa Interdisciplinario de
Investigaciones en Educación PITE, en virtud de la licitación en estudio, no fue publicado
n
en el sistema de información de la ley N° 19.886, infringiendo lo previsto en el artículo
57, letra b), N° 6, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.
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AUDITORÍA
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Atendido que el Alcalde no se pronunció acerca
de la observación formulada, y que de la validación efectuada el día 26 de mayo de
2015, al portal Mercado Público, se determinó que la omisión representada aún persiste,
ésta debe ser mantenida, por lo que, procede que ese municipio publique en el aludido
sistema de información, el texto del convenio examinado, lo que será verificado en una
futura visita de seguimiento que este Organismo de Control lleve a cabo en ese
municipio.
2.-
Tratos directos.
Sobre el particular, cumple con indicar, en
primer término, que el examen practicado a los desembolsos cursados con motivo de
adquisiciones y contrataciones dispuestas por la dirección fiscalizada, bajo la modalidad
de trato directo, se aborda en el capítulo III, examen de cuentas del presente informe.
Enseguida, la revisión de las adjudicaciones
autorizadas por esa dirección mediante el aludido procedimiento permitió advertir las
situaciones que se indican a continuación:
2.1.-
Omisión de proceso de cotización previo.
Referente a esta materia, se constató que esa
Dirección de Educación a través del decreto alcaldicio N° 970, de 17 de mayo de 2013,
ordenó el pago de $ 120.000.-, a la empresa Bastidas Hermanos Limitada, por la
adquisición de 5 tortas para el día del alumno —celebración reconocida por el Ministerio
de Educación mediante decreto afecto N° 147, de 1992—, servicio que fue contratado
mediante trato directo, fundado en el artículo 8°, letra h), de la ley N° 19.886, esto es,
cuando el monto de la adquisición es inferior al límite qué fija el reglamento; omitiendo
efectuar el proceso de requerir 3 cotizaciones previas, exigencia establecida tanto en el
inciso final de ese mismo articulado como en el artículo 51, del decreto N° 250, de 2004,
del Ministerio de Hacienda.
Se comprobó además, la falta de emisión de la
correspondiente resolución fundada y su publicación, lo cual infringe los artículos 49,
50, y 57, letra d), número 1, del aludido decreto N° 250, de 2004.
En su oficio de respuesta, el edil reconoce la
falta advertida y acompaña copia del decreto alcaldicio N° 1.398, de 8 de mayo de 2015,
mediante el cual imparte instrucciones en orden a que a partir del 1 de mayo de este
mismo año, todas las compras de productos y/o contratación de servicios menores a 3
U.T.M., se realizarán a través del portal Mercado Público, y que por tanto, deberán
ajustarse al procedimiento existente para las adquisiciones superiores al monto
señalado.
Sin perjuicio de lo informado por esa autoridad,
la omisión detectada debe mantenerse por cuanto ésta no es posible de regularizar, por
corresponder a una situación consolidada, por lo que deberá dar cumplimiento a lo
\ instruido mediante el citado decreto alcaldicio, con el fin de evitar en el futuro hechos
como el objetado, de manera que las compras de suministros a que se refiere este
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punto, se realicen de conformidad a la norma legal antes descrita, lo que será verificado
en una próxima auditoría.
2.2.-
Contratación fuera del sistema de información de Mercado Público.
De los antecedentes tenidos a la vista, consta
que la dirección auditada, a través del decreto alcaldicio N° 1.458, de 8 de agosto de
2013, autorizó el pago de $ 246.068.-, a la empresa Maricel Margarita Cruz Castro, por
la compra directa de 50 CD-DVD pack de 10 unidades cada uno y, de 10 pack sobres
para CD de 50 unidades cada uno, no dando cumplimiento a lo establecido en el artículo
54 del reglamento de la ley de compras públicas, que indica que las entidades deberán
desarrollar todos sus procesos de compra en el sistema de información de Mercado
Público.
La mencionada compra no se asimila a alguna
de las causales de exclusión del aludido sistema de información, previstas en el artículo
53 del citado reglamento, respecto de aquellas contrataciones cuyo monto sea inferior
a 3 U.T.M., menores a 100 U.T.M., con cargo a caja chica o contrataciones financiadas
con gastos de representación.
Considerando que el Alcalde en su oficio de
respuesta, solo ratificó el hecho advertido, el cual no es posible de regularizar por
corresponder a una situación consolidada, se mantiene la omisión advertida, debiendo
la autoridad, por una parte, adoptar las medidas para que, en lo sucesivo, ese municipio
efectúe sus contrataciones a través de dicho sistema, lo que será comprobado en
futuras auditorías; y, por otra, incluir la falta determinada en el procedimiento
disciplinario que se indica que el numeral 1.1, letra b.1, de este acápite, para determinar
las eventuales responsabilidades administrativas originadas por el hecho descrito.
3.-
Órdenes de compra no identifican el convenio marco al que se adscribió la
Dirección de Educación.
Como cuestión previa, cumple indicar que, la
revisión de los gastos derivados de convenios marcos suscritos por la Municipalidad de
Recoleta, se trata en el capítulo III, examen de cuentas del presente informe.
Enseguida, cabe hacer presente que para las
entidades municipales, esta modalidad de adquisición no es de carácter obligatorio, sin
perjuicio de que se adhieran voluntariamente a ella, en virtud de lo indicado en el artículo
30, letra d), inciso tercero de la ley N° 19.886.
Ahora bien, del examen practicado a las
adquisiciones realizadas por esa Dirección de Educación vía convenio marco, se
determinó que si bien éstas se encuentran respaldadas con la orden de compra
correspondiente, no individualizan el contrato marco al que se adscribió dicha dirección,
lo que contraviene lo establecido en el artículo 57, letra a), del mencionado decreto
N° 250, de 2004. El detalle consta en el Anexo N° 1.
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Atendido a que el jefe comunal no se pronunció
sobre la señalada observación, y dado que se trata de un hecho consumado, no
susceptible de regularizar, procede mantener la falta objetada, debiendo ese municipio,
arbitrar las medidas que estime necesarias a objeto de que en lo sucesivo, las órdenes
de compra identifiquen el contrato marco al que se adscriba, lo que será verificado en
futuras auditorías.
4.-
Órdenes de compra no publicadas en el sistema de información.
Se advirtió que las órdenes de compra que se
indican en el nominado Anexo N° 1, no fueron publicadas en el portal Mercado Público,
infringiendo lo señalado en el artículo 57, letra d), número 4, del decreto N° 250, de
2004, del Ministerio de Hacienda.
Dado que el edil, en su oficio de respuesta, no
se manifestó respecto de lo advertido y, que las validaciones practicadas el día 27 de
mayo de 2015, en el aludido portal, establecieron que la omisión detectada no ha sido
regularizada, la situación representada debe mantenerse, por lo que, la publicación de
los referidos documentos, será constatada en la visita de seguimiento que efectúe esta
Contraloría General en esa Dirección de Educación.
5.-
Claves de acceso al portal Mercado Público.
En torno a este aspecto, se observó que la
asignación de clave de acceso para operar en el indicado portal, no se efectuó a través
de la dictación de un acto administrativo, según lo informó el Director de Educación a
través del oficio MM N° 3, de 4 de febrero de 2015.
Al respecto, es menester recordar, según lo ha
reconocido la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida en
el dictamen N° 79.234, de 2014, en armonía con el principio de escrituración que rige a
los actos de la Administración del Estado, consagrado en el artículo 5° de la ley
N° 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los
Actos de los Órganos de la Administración del Estado, las decisiones que adopten las
municipalidades deben materializarse en un documento escrito y aprobarse mediante
decreto alcaldicio, por lo que la expresión formal de la voluntad de la entidad edilicia,
solo puede perfeccionarse con la expedición del respectivo acto administrativo, siendo
éste el que produce el efecto de obligar al municipio conforme a la ley.
Acerca de lo observado, la autoridad comunal
no se pronuncia, por lo cual, la omisión advertida se mantiene, debiendo esa dirección
realizar la asignación de las claves de acceso al portal mercado público, mediante el
respectivo decreto alcaldicio, conforme a lo establecido en la normativa antes citada, lo
que será verificado en una próxima visita de seguimiento.
6.-
Inventario de los bienes.
, \
Sobre el control administrativo de los bienes
susceptibles de inventariarse, las validaciones practicadas el día 25 de marzo del 2015,
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a la Unidad de Inventario dependiente de la dirección auditada, determinaron que ella
cuenta con un registro actualizado de las Altas, Bajas y Traslados de los bienes.
Por otra parte, con fecha 2 de abril de 2015, se
realizó visita inspectiva a la Unidad de Administración y Finanzas de la Dirección de
Educación, estableciéndose la inexistencia de un inventario sobre los bienes
susceptibles de registrarse.
En este sentido, debe manifestarse que
conforme lo ha expresado la jurisprudencia administrativa de este Organismo Contralor,
mediante el dictamen N° 32.181, de 1978, corresponde a los mismos servicios y
oficinas, la responsabilidad de llevar los inventarios administrativos o físicos de sus
bienes muebles, con indicación de las alteraciones que éstos experimenten.
Remite en esta oportunidad el Alcalde, copia
del inventario de bienes corporales de uso de la Dirección de Educación, que data del
8 de mayo de 2015, el cual, previamente analizado, permite subsanar lo observado
inicialmente.
7.-
Bodega y custodia.
Al respecto, se advirtió que esa dirección
cuenta con un recinto para el resguardo de sus bienes.
Como parte de las actividades de fiscalización,
el día 25 de marzo de 2015, se efectuó visita inspectiva a la citada bodega,
detectándose las siguientes situaciones:
a)
Inexistencia de un encargado de dicha
dependencia municipal.
b)
Ausencia de control administrativo de los
formularios de entrada y salida de bienes y mercaderías, motivo por el cual no fue
posible realizar un inventario físico de los bienes custodiados en ese recinto.
c)
Se comprobó que para el control de los
bienes almacenados en esa unidad, no se utiliza el "módulo bodega" contratado a la
empresa Sistemas Modulares de Computación Ltda., según convenio celebrado el 12
de noviembre de 2012, formalizado por el decreto alcaldicio N° 4.459, de 20 de
noviembre de la misma anualidad.
Cabe hacer presente que las observaciones
contenidas en los aludidos literales, no dan cumplimiento a lo dispuesto en el artículo
3° de la ley N° 18.575, respecto de los principios de eficiencia, eficacia y control.
Sobre la letra a), el jefe comunal adjunta copia
del decreto alcaldicio N° 1.844, de 29 de octubre de 2012, que aprueba contrato de
trabajo suscrito con el señor para desempeñar la labor de
encargado de inventario, desde el 16 de octubre hasta el 31 de diciembre de ese mismo
año; luego, acompaña el decreto alcaldicio N° 155, de 28 de enero de 2013, que
modifica la vigencia del contrato original hasta el 30 de junio de esta última anualidad.
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A su vez, referente a la situación expuesta en
el literal c), remite correo electrónico sin fecha del Jefe de Servicios Generales, quien
confirma que el "módulo bodega" no es utilizado.
Los antecedentes proporcionados por el edil,
en esta ocasión, relativos a la letra a), ratificaron la omisión representada, por cuanto
de ellos se advierte que solo hasta el 30 de junio del año 2013, la bodega de la Dirección
de Educación contó con un encargado, motivo por el cual, la objeción planteada debe
ser mantenida, mientras esa entidad no formalice, mediante el acto administrativo
correspondiente, la designación de un funcionario encargado de la dependencia de que
se trata, hecho que será comprobado en una posterior visita de seguimiento.
Asimismo, tratándose de la letra b), atendido
que esa autoridad no se manifestó sobre el aspecto cuestionado y que éste se refiere
a un hecho consolidado que no es susceptible de corregir, se mantiene la deficiencia
determinada, respecto de la cual esa autoridad deberá adoptar las providencias
necesarias para que se implemente un control administrativo de los formularios de
entrada y salida de bienes que permitan evitar la reiteración de la deficiencia
representada, regularización que será verificada en una futura auditoría.
Sobre el literal c) corresponde mantener lo
advertido a su respecto, habida cuenta que, ese municipio solo ratifica lo observado y,
por lo demás, se trata de una situación consumada, razón por la cual el Alcaide deberá
disponer las acciones requeridas tendientes a la operatividad y aplicación del módulo
de bodega, cuya efectividad será comprobada en una próxima auditoría.
Asimismo, considerando que por el aludido
módulo de bodega esa entidad efectúa erogaciones mensuales, en virtud del convenio
suscrito con la empresa Sistemas Modulares de Computación Ltda., deberá incorporar
esta materia en el procedimiento administrativo que debe instruir acorde a lo ordenado
en el numeral 1.1, letra b.1, de este acápite, con el fin de determinar las eventuales
responsabilidades que pudieran derivarse.
111.
EXAMEN
DE
CUENTAS
En la presente auditoría se revisó el
cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los gastos, la
veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad y pertinencia de la documentación
respectiva, la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, y la
autorización del gasto por funcionario competente, en conformidad con lo establecido
en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336.
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1.-
Licitaciones públicas.
1.1.-
Universidad de Chile, Facultad de Filosofía y Humanidades, Programa de
Educación Continua para el Magisterio.
La Municipalidad de Recoleta mediante el
decreto alcaldicio N° 2.151, de 4 de julio de 2013, adjudicó la propuesta pública,
ID N° 1394-57-LP13, relativa a la contratación del "programa de convivencia de las
comunidades educativas de los establecimientos educacionales de la comuna", a la
Universidad de Chile, Facultad de Filosofía y Humanidades, Programa de Educación
Continua para el Magisterio, suscribiéndose el correspondiente contrato el 12 de julio
de ese mismo año.
En el marco del citado contrato, la dirección
fiscalizada pagó a la universidad en comento, la cantidad de $ 118.450.000.-, de la cual
se examinó la suma de $ 82.915.000.-, no estableciéndose situaciones que representar.
1.2.-
Universidad Católica Cardenal Raúl Silva Henríquez.
Con ocasión del proceso licitatorio identificado
con el ID N° 1394-58-LP13, la Municipalidad de Recoleta suscribió un contrato con la
indicada casa de estudios, del cual se verificó que la Dirección de Educación le pagó la
suma de $ 82.653.568.-, cuya revisión determinó que el decreto de pago N° 2.080, de
9 de diciembre del 2013, por $ 35.422.958.-, no contaba con la documentación de
respaldo exigida en el numeral 10, letra d), de las bases administrativas generales, que
dispone que para proceder al pago de los estados respectivos, se deberá presentar,
entre otros, el "certificado de cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales
(Ley de Subcontratación), emitido por la Inspección del Trabajo, del último mes de
prestado el servicio".
Considerando que el Alcalde no se pronunció
sobre la materia observada, la cual no es posible de regularizar por corresponder a una
situación consolidada, debe ser mantenida, debiendo esa municipalidad, por una parte,
adoptar las gestiones que procedan para evitar la ocurrencia de la falta representada,
lo que será verificado en futuras auditorías, y por otra, incorporarla en el procedimiento
disciplinario ordenado en el numeral 1.1, letra b) del apartado II, para determinar las
eventuales responsabilidades administrativas de los funcionarios que permitieron dicho
pago sin verificar la totalidad de los requisitos que lo hacían admisible.
1.3.-
Sociedad Educacional Depunet Limitada.
En el curso de la fiscalización se comprobó que
la Dirección de Educación, en virtud del contrato suscrito entre la Municipalidad de
Recoleta y la señalada sociedad, le pagó a ésta última un monto de $ 45.000.000.-,
según consta de los decretos de pago NOS 1.675, de 17 de septiembre; 1.917, de 28 de
octubre; y, 2.295, de 31 de diciembre, todos de 2013, observándose que tales decretos
de autorización, no adjuntaban el certificado de cumplimiento de obligaciones laborales
i
'
\ y previsionales emitido por la Inspección del Trabajo, el que, según el numeral 10, letra
d), de las bases administrativas generales del proceso licitatorio ID N° 1394-61-LP13,
' entre otras, era condición para dar curso a los estados de pago.
-N,
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Además, se constató que el mencionado
decreto de pago N° 2.295, de 2013, no acompañaba el informe final exigido en el
precitado numeral 10, de las aludida bases, como también en la cláusula segunda del
contrato celebrado entre las partes.
Atendido que sobre la falta del certificado de
cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales, verificada en los decretos
Nos 1.675; 1.917; y, 2.295, todos de 2013, el jefe comunal no se pronunció y,
considerando que se trata de una situación consolidada, la omisión objetada debe ser
mantenida, debiendo ese municipio, por una parte, arbitrar las providencias que estime
necesarias para evitar en lo sucesivo lo observado, lo que será comprobado en futuras
auditorías, y por otra, incorporar la irregularidad descrita en el procedimiento
disciplinario a que se alude en el numeral precedente con el fin de determinar las
eventuales responsabilidades administrativas.
Acerca del informe final no adjunto al decreto
de pago N° 2.295, de 2013, el Alcalde acompaña, en esta oportunidad, un CD que
contiene el precitado reporte con su respaldo fotográfico, antecedentes que, una vez
examinados, permiten levantar la observación formulada al respecto.
1.4.-
Corporación Programa Interdisciplinario de Investigaciones en Educación PI IE.
La propuesta pública ID N° 1394-62-LP13,
denominada "Proyectos Educativos Institucionales", fue adjudicada a la Corporación
Programa Interdisciplinario de Investigaciones en Educación PIIE, conforme el decreto
exento N° 2.189, de 10 de julio de 2013, cuyo contrato fue aprobado el 10 de octubre
de ese mismo año, a través del decreto alcaldicio N° 2.965, de la misma anualidad.
En el marco del referido contrato, la Dirección
de Educación pagó a la citada corporación, la cantidad de $ 57.600.000.-, respecto de
la cual, se estableció que el decreto alcaldicio N° 1.860, de 15 de octubre del 2013, por
$'17.280.000.-, no contaba con el certificado de cumplimiento de obligaciones laborales
y previsionales, emitido por la Inspección del Trabajo, el que, según numeral 10, letra
d), de las bases administrativas generales, y cláusula segunda del contrato de que se
trata, era requisito para ello.
Asimismo, se constató que el decreto N° 2.077,
de 9 de diciembre del 2013, por $ 23.040.000.-, que ordenó el pago del estado N° 2, no
adjuntaba el informe de resultados, conforme lo exige el numeral 10, de las bases que
rigieron la licitación.
Por ende, se observa la suma de
$ 40.320.000.-, por falta de antecedentes fundantes.
Dado que el edil, en su oficio de respuesta, no
se manifestó respecto de la falta de respaldo del decreto N° 1.860, de 2013 y, que lo
observado corresponde a un hecho consumado, la omisión planteada debe ser
mantenida, por lo que, procede que esa municipalidad de instrucciones a objeto de
evitar que se efectúen pagos sin contar con los debidos respaldos, lo que será verificado
en posterior auditoría. Además, corresponde que la materia de que se trata sea incluida
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en el proceso sumarial a que se alude en el numeral 1.1., letra b.1 del capítulo referido
al examen de la materia auditada, a fin de determinar las eventuales responsabilidades
administrativas que pudieran derivarse de la situación representada.
Sobre el decreto N° 2.077, de 2013, esa
autoridad municipal adjunta un CD con los informes finales de todos los
establecimientos educacionales incluidos en el proyecto, como también un reporte
consolidado del mismo, documentos que validados conforme, permiten levantar la
observación formulada sobre el particular.
2.-
Tratos directos y convenios marcos.
La revisión practicada determinó que, en
general, los desembolsos efectuados con motivo de adquisiciones y contrataciones
dispuestas por la dirección auditada, bajo la modalidad de trato directo y convenio
marco, se ajustan a la normativa vigente y, cuentan con la documentación de respaldo,
a excepción de lo que se indica a continuación:
2.1.-
Inconsistencia de documentos respaldatorios
Del análisis de los antecedentes aportados por
esa entidad, se detectó una inconsistencia entre el comprobante de egreso N° 61-559,
de 21 de marzo de 2013, el decreto de pago N° 451, de 28 de febrero de igual año; y,
la factura electrónica N° 244, extendida por la empresa ASB Ingenieros Asociados
Limitada, por cuanto, los dos primeros instrumentos edilicios informan un monto pagado
por $ 6.593.641.-, en tanto, el documento tributario fue emitido por la suma de
$ 7.384.866.-, situación que infringe el principio de legalidad del gasto consagrado en
los artículos 5° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la
Administración del Estado, y 56 de la ley N° 10.336, así como en el decreto ley N° 1.263,
de 1975, en virtud del cual los organismos públicos deben actuar con estricta sujeción
a las atribuciones que les confiere la ley y, en el orden financiero, atenerse a las
disposiciones que al efecto regulan el egreso.
Con motivo del requerimiento de respuesta, el
jefe comunal adjunta informe S/N°, de 18 de mayo de 2015, del Jefe de Administración
y Finanzas, quien comunica que ese municipio se encuentra realizando gestiones para
que el proveedor emita la nota de crédito correspondiente. Por ende, se mantiene la
situación advertida, en tanto la medida dispuesta no se concrete, lo que será constatado
en la visita de seguimiento que efectúe este Organismo de Control.
2.2.-
Decreto de pago no proporcionado.
A pesar de haber sido requerido, la dirección
fiscalizada no proporcionó el decreto de pago N° 683, de 8 de abril de 2013, por un
monto de $ 82.578.-, cifra que se observa, conforme lo previsto en el artículo 95 y
siguientes de la ley N° 10.336.
En su oficio de respuesta, el Alcalde acompaña
copia del decreto de pago cuestionado, con su respaldo documental, antecedentes que,
previamente examinados, permiten subsanar lo advertido inicialmente.
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IV.
OTRAS OBSERVACIONES
El examen practicado determinó otra objeción
relacionada con la conciliación de la cuenta corriente N° 10560866, del Banco Crédito
e Inversiones, utilizada por la Dirección de Educación, por cuanto de la revisión
practicada para el mes de junio de 2014, se estableció una diferencia de
$ 216.314.334.-, según consta en el Anexo N° 2, la que contempló el cotejo de los
movimientos de la citada cuenta bancaria con el libro mayor analítico, listado de
cheques girados y no cobrados y la cartola bancaria respectiva.
Referente a esta materia, el edil adjunta un
nuevo listado de cheques girados y no cobrados de la citada cuenta bancaria, que
totaliza la cantidad de $ 223.862.680.- e, informa y acredita un depósito no registrado
por el banco, en el mes de junio de 2014, por $ 1.578.474.-.
Del análisis realizado a los antecedentes
proporcionados por esa autoridad, los que fueron validados con el libro mayor de la
cuenta contable 111.03.01, denominada Fondos Generales Banco BCI 1056, se
determinó una nueva diferencia ascendente a $ 5.969.872.-, monto que se detalla en el
Anexo N° 2.1, por lo que se mantiene la desigualdad observada, ajustada a dicha cifra,
hasta que ella no sea aclarada, cuyo resultado deberá ser comunicado
documentadamente a este Organismo Fiscalizador, en el plazo de 30 días hábiles
contados desde el día siguiente de la recepción del presente informe.
CONCLUSIONES
Atendidas las consideraciones expuestas
durante el desarrollo del presente trabajo, la Dirección de Educación de la Municipalidad
de Recoleta ha aportado antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar
algunas de las situaciones planteadas en el Preinforme de Observaciones N° 309, de
2015.
En efecto, las observaciones señaladas en el
capítulo I, aspectos de control interno, numeral 2, sobre publicación del manual de
procedimientos de compras y contrataciones en el portal de compras públicas; capítulo
II, examen de la materia auditada, 1.3, letra c), libro del control del servicio; numeral 6,
inventario de los bienes; capítulo III, examen de cuentas, numerales 1.3, Sociedad
Educacional Depunet Limitada, acerca del informe final no adjunto al decreto N° 2.295,
de 2013; 1.4, Corporación Programa Interdisciplinario de Investigaciones en Educación
PITE, respecto del decreto N° 2.077, de 2013, relacionado con la falta del informe de
resultados; 2.2, decreto de pago no proporcionado, se dan por levantadas o
subsanadas, considerando las explicaciones y antecedentes aportados por la citada
Dirección de Educación.
P
\
Luego, acerca de lo mencionado en el capítulo
I, aspectos de control interno, numeral 8, sobre la falta de fiscalización de parte de la
`a Dirección de Control al macroproceso de adquisiciones y abastecimiento, se estima
-27-
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
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ÁREA DE AUDITORÍA 2
oportuno recomendar a esa municipalidad ejecutar las medidas correspondientes, a
objeto de implementar los controles atingentes a ello.
Respecto de aquellas observaciones que se
mantienen, se deberán adoptar acciones con el objeto de dar estricto cumplimiento a
las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las cuales, se estima necesario
considerar, a lo menos, las siguientes:
1.-
Sobre lo observado en el capítulo II,
examen de la materia auditada, numerales 1.1, 1.2, 1.3 y, 1.4, letra b.1), todos
relacionados con el monto y vigencia de la boleta de garantía por fiel cumplimiento del
contrato; 2.2, contratación fuera del sistema de información de Mercado Público; y 7,
letra c) bodega y custodia; capítulo III, examen de cuentas, numerales 1.2, Universidad
Católica Cardenal Raúl Silva Henríquez; 1.3, Sociedad Educacional Depunet Limitada;
1.4, Corporación Programa Interdisciplinario de Investigaciones en Educación PIE,
últimos tres, relativos a la falta de documentación de respaldo de los pagos cursados
en virtud de los contratos respectivos y de los pliegos de condiciones, el Alcalde deberá
instruir un sumario administrativo para determinar las eventuales responsabilidades
administrativas de los funcionarios que pudieran derivar de los hechos observados,
remitiendo a esta Contraloría General copia del decreto que lo instruya, en el plazo de
15 días hábiles, contados desde el día siguiente de la recepción del presente informe.
Asimismo, acerca de lo indicado en el apartado
IV, otras observaciones, referido a la determinación de una diferencia de
$ 5.969.872.-, en la reconciliación de la cuenta bancaria N° 10560866, del Banco
Crédito e Inversiones, del mes de junio de 2014, esa entidad comunal deberá efectuar,
a la brevedad, el análisis de la desigualdad informada por esta Entidad de Control y,
realizar los ajustes contables que procedan al efecto, situación que deberá ser
acreditada a este Ente Fiscalizador, en el término de 30 días hábiles, contados desde
el día siguiente de la recepción del presente informe.
2.-
Respecto de lo mencionado en el capítulo
I, aspectos de control interno, numeral 3, relativo al plan anual de compras, procede
que la autoridad ordene que se publique en el portal www.mercadopublico.cl
, el plan
anual de compras, lo que será corroborado en una futura auditoría.
3.-
Referido a lo expuesto en el numeral 5, de
ese mismo acápite, atingente a la confección de la conciliación bancaria, corresponde
que el edil adopte las medidas para que el formato de elaboración de dicho análisis
bancario-contable, verifique la igualdad entre las anotaciones contables y los
resúmenes bancarios, con el fin de resguardar los recursos financieros municipales,
situación que será comprobada en próximas auditorías que se ejecuten en esa
municipalidad.
4.-
Acerca del numeral 7, del indicado
apartado, esa municipalidad deberá remitir a esta Entidad Fiscalizadora las pólizas de
fianza de los directores que carecen de ellas, hecho que será verificado en una posterior
visita de seguimiento.
-28-
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ÁREA DE AUDITORÍA 2
5.-
En cuanto a lo advertido en el capítulo II,
examen de la materia auditada, numerales 1.1, 1.2 y 1.4, atingente a la inobservancia
del principio de celeridad, la entidad deberá dictar los actos administrativos que
sancionan los contratos que suscribe, en la debida oportunidad, conforme a lo
establecido en los artículos 7° y 8° de las leyes Nc's 19.880 y 18.575, respectivamente,
lo que será validado en futuras auditorías.
6.-
Asimismo, en relación con lo consignado
en los numerales 1.1, 1.2, 1.3 y 1.4, letra a), del precitado capítulo, concerniente al
requisito exigido a los oferentes que no se ajusta a lo dispuesto en los artículos 4° y 6°
de la ley N° 19.886, la Municipalidad de Recoleta deberá abstenerse de exigir a los
proponentes requerimientos que no se ajusten a lo previsto en la citada ley,
asegurándose de que las bases administrativas no incluyan como condiciones para
participar en los procesos licitatorios, que los participantes se encuentren inscritos en el
rubro como proveedores en el sitio www.mercadopublico.cl
y, que no presenten juicios
pendientes con la municipalidad, lo que será verificado en una próxima auditor
-
La.
7.-
A su turno, en lo relativo a los numerales
1.1, 1.2, 1.3 y 1.4, letra b.1), del anotado acápite, todos relacionados con boletas de
garantía por fiel cumplimiento del contrato, extendidas por plazos inferiores a los
definidos en el pliego de condiciones, en lo sucesivo, el edil deberá establecer un
mecanismo de control sobre los instrumentos de caución, para que éstos guarden
relación con las reglas contenidas en las respectivas bases de licitación y cumplan con
las estipulaciones de las convenciones suscritas al efecto, lo cual será constatado en
una siguiente auditoría que se realice en dicha entidad.
8.-
Sobre la contabilización de las boletas de
garantía de los contratos, hecho observado en los numerales 1.1, 1.2, 1.3 y 1.4, letra
b.2), de ese apartado, esa dirección municipal deberá, en lo sucesivo, dar estricto
cumplimiento a lo establecido en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Entidad
de Control, en orden a registrar los instrumentos de caución de que se trata en la cuenta
921-03, denominada debe-garantías recibidas de fiel cumplimiento de contrato, lo cual
será validado en una posterior auditoría.
9.-
Respecto a la falta de publicación del
respectivo contrato en el sistema de información de compras y contratación pública,
situación representada en los numerales 1.1, 1.2, 1.4, letra c), y 1.3, letra d), del
precitado capítulo, procede que la municipalidad publique en el portal de compras
públicas, tales convenios, conforme lo prevé el artículo 57, letra b), N° 6 del reglamento
de la ley N 19.886, aspecto que será objeto de constatado en visita de seguimiento.
10. Luego, en lo referido al numeral 2.1 del
apartado II, omisión de proceso de cotización previo, el edil deberá dar cumplimiento a
lo instruido mediante el decreto alcaldicio N° 1.398, de 8 de mayo de 2015, el cual,
imparte instrucciones en orden a que a partir del 1 de mayo de este mismo año, todas
las compras de productos y/o contratación de servicios menores a 3 U.T.M., se
realizarán a través del portal Mercado Público, lo que será corroborado en una próxima
auditoría.
-29-
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11.-
Sobre el numeral 2.2, contratación fuera
del sistema de información de Mercado Público, de ese mismo acápite, la entidad
visitada deberá adoptar las medidas para que, en lo sucesivo, se efectúen sus
contrataciones a través de dicho sistema, materia que será comprobada en futuras
auditorías.
12.-
A su turno, en cuanto al numeral 3, de las
órdenes de compra que no identifican el convenio marco al que se adscribió la Dirección
de Educación, del precedentemente indicado apartado, el edil deberá instruir a los
funcionarios encargados de las adquisiciones de la Dirección de Educación, a fin de
que individualice en las órdenes de compra, el contrato marco al que se adscribe esa
dirección, lo cual será verificado en próximas auditorías.
13.-- Tratándose del numeral 4, del referido
capítulo, esa entidad deberá publicar en el portal www.mercadopublico.cl
, las órdenes
de compra que se detallan en el Anexo N° 1, hecho que será objeto de una posterior
acción de seguimiento.
14.-
Acerca del numeral 5, claves de acceso al
portal Mercado Público, del señalado acápite, corresponde que el Alcalde remita a este
Organismo de Control, copia del acto administrativo que sanciona formalmente la
asignación de las claves de acceso al sistema de información de la ley N° 19.886, de
los funcionarios dependientes de la Dirección de Educación, atendiendo al efecto, la
naturaleza de sus labores, situación que será revisado en una futura visita de
seguimiento.
15.-
Seguidamente, en lo concerniente al
numeral 7, relacionado con la bodega y custodia, letra a), del mencionado apartado,
ese municipio deberá dictar el acto administrativo que formalice la designación de un
encargado de la bodega de la Dirección de Educación, lo cual será verificado en una
próxima visita de seguimiento que se realice en dicha dirección.
16.-
En cuanto a lo observado en el mismo
numeral, letra b), del antedicho numeral, del capítulo anteriormente indicado, procede
que esa Dirección de Educación implemente un control administrativo de los formularios
de entrada y salida de bienes y mercaderías de la bodega de educación, lo que será
comprobado en posteriores auditorías que este Organismo de Control efectúe en esa
dirección.
17.-
De igual modo, en torno a lo planteado en
la letra c), del mismo numeral y acápite, el Alcalde deberá instruir a quien corresponda,
para que la bodega de la Dirección de Educación, disponga de la operatividad y
aplicación del "módulo bodega", implementado por la empresa Sistemas Modulares de
Computación Ltda., lo que será validado en futuras auditorías.
18.-
Referente a lo planteado en el capítulo III,
examen de cuentas, numerales 1.2, 1.3 y, 1.4, todos referidos a la falta de
documentación de respaldo de los decretos de pago allí individualizados, procede que
el edil instruya para que tales actos administrativos adjunten los antecedentes exigidos
-30-
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en las bases que rigieron la licitación y el contrato respectivo, materia que será validada
en posterior auditoria.
19.- En cuanto al numeral 2.1, inconsistencia
entre los documentos respaldatorios del pago respectivo, del aludido acápite, esa
entidad conforme lo informado, deberá adoptar las medidas tendientes a obtener de
parte del proveedor respectivo, la nota de crédito correspondiente, situación que será
verificada en una próxima visita de seguimiento.
Finalmente, para aquellas observaciones que
se mantienen, se deberá remitir el "Informe de Estado de Observaciones" de acuerdo
al formato adjunto en Anexo N° 3, en un plazo máximo de 60 días hábiles, o el que se
haya establecido en cada caso, a partir del día siguiente de la recepción del presente
informe, comunicando las medidas adoptadas y acompañando los antecedentes de
respaldo pertinentes, sobre las situaciones advertidas en las conclusiones de los
numerales 1, 4, 9, 13, 14, 15 y 19.
Transcríbase al Alcalde, a la Dirección de
Control y al Concejo Municipal de Recoleta, a la Dirección de Compras y Contratación
Pública, a la Unidad de Seguimiento de Fiscalía, y a las Unidades Técnica de Control
Externo y de Seguimiento, ambas de la División de Municipalidades, todas de esta
Contraloría General.
Saluda atentamente a Ud.,
POR ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL
MARÍA ISABEL CARRIL CABALLERO
ABOGADO
Jefe División de Municipalidnejec
,
-31-
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ANEXO N° 1
ÓRDENES DE COMPRA QUE NO INDIVIDUALIZAN EL CONTRATO MARCO AL QUE
SE ADSCRIBIÓ LA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN Y QUE NO FUERON PUBLICADAS
EN EL PORTAL MERCADO PÚBLICO.
COMPROBANTE DE EGRESO
FECHA
MONTO($)
ORDEN DE COMPRA
61-559
21-03-2013
6.593.641
1394-61-CM13
61-596
28-03-2013
354.615
1394-44-CM13
61-621
04-04-2013
253.698
1394-42-CM13
61-745
26-04-2013
405.565
1394-99-CM13
61-775
30-04-2013
1.476.979
1394-126-CM13
61-831
10-05-2013
2.081.694
1394-139-CM13
61-873
14-05-2013
351.469
1394-142-CM13
61-884
14-05-2013
997.590
1394-113-CM13
61-885
14-05-2013
993.430
.
1394-114-CM13
61-886
14-05-2013
479.511
1394-103-CM13
61-887
14-05-2013
807.052
1394-164-CM13
61-982
27-05-2013
313.536
1394-153-CM13
61-1001
28-05-2013
460.948
1394-184-CM13
61-1005
28-05-2013
3.947.010
1394-193-CM13
61-1032
29-05-2013
1.295.419
1394-105-CM13
61-1034
29-05-2013
1.155.985
1394-204-CM13
61-1036
29-05-2013
700.751
1394-148-CM13
61-1039
30-05-2013
659.970
1394-143-CM13
61-1051
31-05-2013
2.008.446
1394-161-CM 13
61-1582
27-09-2013
119.296
1394-253-CM13
61-1626
04-10-2013
7.223.300
1394-329-CM13
61-1867
12-11-2013
555.528
1394-283-CM13
61-1868
12-11-2013
1.546.593
1394-393-CM13
61-1876
12-11-2013
4.443.459
1394-394-CM13
61-1877
13-11-2013
10.854.355
1394-391-CM13
61-560
.
..
30-04-2014
. .
_.
.
5.982.600
1394-128-CM14
F
proporcionados por la Dirección de Educación.
-32-
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E
.
INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
ANEXO N° 2
CONCILIACIÓN BANCARIA AL 30 DE JUNIO DE 2014
Cuenta Corriente N° 10560866, del Banco de Crédito e Inversiones.
$
$
Saldo Anterior s/ libro mayor
128.450.760
(+) Depósitos
1.160.888.035
Subtotal
1.289.338.795
(-) Giros
1.059.651.193
Saldo Real Contable
229.687.602
Conciliación Bancaria
Saldo Real Contable
229.687.602
(+) Cheques girados y no cobrados
7.532.128
Saldo Cartola Bancaria
453.534.064
Sumas
237.219.730
453.534.064
Diferencia $
216.314.334
O
Fuente de Información: Elaboración propia en base al libro mayor analítico, listado de cheques girados y no
(-\\
cobrados
y, la cartola bancaria respectiva, todos proporcionados por la Dirección de Educación de la Municipalidad
de Recoleta.
-33-
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
70
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
1927
,./
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
ANEXO N° 2.1
CONCILIACIÓN BANCARIA AL 30 DE JUNIO DE 2014
Cuenta Corriente N° 10560866, del Banco de Crédito e Inversiones.
$
Saldo Anterior s/ libro mayor
128.450.760
(+) Depósitos
1.160.888.035
Subtotal
1.289.338.795
(-) Giros
1.059.651.193
Saldo Real Contable
229.687.602
Conciliación Bancaria
Saldo Real Contable
229.687.602
(+) Cheques girados y no cobrados
231.394.808
Saldo Cartola Bancaria
453.534.064
(-) Depósito no registrado por el
banco
1.578.474
Sumas
459.503.936
453.534.064
Diferencia $
5.969.872
Fuente de Información: Elaboración propia en base al libro mayor analítico, listado de cheques girados y no
(«\
cobrados y, la cartola bancaria respectiva, todos proporcionados por la Dirección de Educación de la Municipalidad
,, de Recoleta.
-34-
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
ANEXO N° 3
Estado de Observaciones de Informe Final N° 309, de 2015.
DE OBSERVACIÓN
MATERIA DE LA
OBSERVACIÓN
REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA
OBSERVACIÓN SOLICITADA POR CONTRALORÍA
GENERAL EN INFORME FINAL
MEDIDA
IMPLEMENTADA Y
SU
DOCUMENTACIÓN
DE RESPALDO
FOLIO O
NUMERACIÓN
DOCUMENTO
DE
RESPALDO
OBSERVACIONES
Y/0
COMENTARIOS
DE LA ENTIDAD
Capítulo I,
Aspectos de control interno
Numeral 7.
Omisión
de
pólizas
de
fianza.
Esa municipalidad deberá remitir a esta Entidad Fiscalizadora las
pólizas de fianza de los directores que carecen de ellas, en el
término de 60 días hábiles, contados desde el día siguiente de la
recepción del presente informe.
Capítulo II,
Examen de la materia
auditada
Numerales 1.1, 1.2, 1.3 y
1.4, letra b.1), monto y
vigencia; y, 2.2, contratación
fuera del sistema de
información de Mercado
Público.
En
lo
atingente
a
las
boletas de garantía que
no
se
ajustan
a
lo
dispuesto en las bases de
licitación
ni
a
los
respectivos contratos y,
contratación
efectuada
fuera
del
sistema
de
información
de
la
El
Alcalde
deberá
instruir
un
sumario
administrativo
para
determinar las eventuales responsabilidades administrativas de
los funcionarios que pudieran derivar de los hechos observados.,
remitiendo a esta Contraloría General copia del decreto que lo
instruya, en el plazo de 15 días hábiles, contados desde el día
siguiente de la recepción del presente informe.
Capítulo III,
Examen de cuentas
Numerales 1.2, 1.3, 1.4,
relacionados con los
antecedentes que sustentan
los desembolsos.
Falta de documentación
de respaldo de los pagos
cursados.
-35-
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
N° DE OBSERVACIÓN
MATERIADE LA
OBSERVACIÓN
REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA
OBSERVACIÓN SOLICITADA POR CONTRALORÍA
GENERAL EN INFORME FINAL
MEDIDA
IMPLEMENTADA Y
SU
DOCUMENTACIÓN
DE RESPALDO
FOLIO O
NUMERACIÓN
DOCUMENTO
DE
RESPALDO
OBSERVACIONES
Y/0
COMENTARIOS
DE LA ENTIDAD
Capítulo II,
Examen de la materia
auditada
Numerales 1.1, 1.2 y 1.4,
letra c) y, 1.3, letra d),
referidos con la falta de
publicación de los
respectivos contratos.
Omisión
de
publicación
de los contratos.
Procede que la municipalidad publique en el portal de compras
públicas, tales convenios, conforme lo prevé el artículo 57, letra
b), N° 6 del reglamento de la ley N° 19.886, lo que deberá ser
acreditado documentadamente a esta Contraloría General, al
término de 60 días contados desde el día siguiente de la recepción
de este informe.
Capítulo II,
Examen de la materia
auditada
Numeral 4, órdenes de
compra no publicadas en el
sistema de información.
Incumplimiento
a
lo
señalado
en
el
artículo
letra
57,
d),
4,
del
número
del
Ministerio
de
Hacienda.
Esa entidad deberá publicar en el portal www.mercadopublico.c1
las órdenes de compra que se detallan en el Anexo N° 1,
regularización que deberá acreditar en un plazo de 60 días
contados desde el día siguiente a la recepción del presente
informe.
Capítulo II,
Examen de la materia
auditada
Numeral 5, claves de
acceso al portal Mercado
Público.
Falta de formalización de
la asignación de clave de
acceso al portal mercado
público.
Corresponde que el Alcalde remita a este Organismo de Control,
copia
del
acto
administrativo
que
sanciona
formalmente
la
asignación de las claves de acceso al sistema de información de
la ley N° 19.886, de los funcionarios dependientes de la Dirección
de Educación, atendiendo al efecto, la naturaleza de sus labores,
en un plazo de 60 días hábiles, contados desde el día siguiente
de la recepción del presente informe.
CHILE
-36-
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES
SUBDIVISIÓN DE AUDITORÍA E INSPECCIÓN
ÁREA DE AUDITORÍA 2
N° DE OBSERVACIÓN
MATERIA DE LA
OBSERVACIÓN
REQUERIMIENTO PARA SUBSANAR LA
OBSERVACIÓN SOLICITADA POR CONTRALORÍA
GENERAL EN INFORME FINAL
MEDIDA
IMPLEMENTADA Y
SU
DOCUMENTACIÓN
DE RESPALDO
FOLIO O
NUMERACIÓN
DOCUMENTO
DE
RESPALDO
OBSERVACIONES
Y/0
COMENTARIOS
DE LA ENTIDAD
Capítulo II,
Examen de la materia
auditada
Numeral 7, letra a)
relacionado con la bodega y
custodia.
Inexistencia
de
un
encargado de la bodega
de
la
Dirección
de
Educación.
Ese municipio deberá dictar el acto administrativo que formalice la
designación de un encargado de la bodega de la Dirección de
Educación,
situación
que
deberá
ser
acreditada
documentadamente, a este Organismo Fiscalizador, en el plazo
de 60 días hábiles, contados desde el día siguiente de la recepción
del presente informe.
Capítulo III,
Examen de cuentas
Numeral 2.1, inconsistencia
entre los documentos
respaldatorios del pago
respectivo.
Desigualdad
entre
el
comprobante de egreso y
decreto de pago con la
factura
electrónica
res
p
ectiva.
Esa entidad conforme lo informado, deberá adoptar las medidas
tendientes a obtener de parte del proveedor respectivo, la nota de
crédito correspondiente, hecho que deberá ser acreditado en un
plazo de 60 días hábiles, contados desde el día siguiente de la
recepcíón del presente informe.
Capítulo IV,
Otras observaciones,
relacionado con la
conciliación bancaria de la
cuenta corriente N°
10560866, del Banco
p• edito e Inversiones.
Determinación
de
diferencia
en
la
reconciliación
de
la
cuenta
bancaria
10560866,
del
Banco
Crédito e Inversiones, del
mes de junio de 2014.
Esa entidad comunal deberá efectuar, a la brevedad, el análisis
de la desigualdad informada por esta Contraloría General y,
realizar los ajustes contables que procedan al efecto, situación
que deberá ser acreditada a este Ente Fiscalizador, en el término
de 30 días hábiles, contados desde el día siguiente de la recepción
del presente informe.
-37-
www.contraloria.c1

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