INFORME FINAL 22-12 DIRECCION GENERAL DE RELACIONES ECONOMICAS INTERNACIONALES AUDITORIA INTEGRAL ALEATORIA - OCTUBRE 2013 - Doctrina Administrativa - VLEX 565138202

INFORME FINAL 22-12 DIRECCION GENERAL DE RELACIONES ECONOMICAS INTERNACIONALES AUDITORIA INTEGRAL ALEATORIA - OCTUBRE 2013

Fecha de Resolución 1 de Octubre de 2013
EmisorAuditoría Administrativa
ServicioDIRECCION GENERAL DE RELACIONES ECONOMICAS INTERNACIONALES (DIRECON)
Número de informe22/2012
Tipo de informeInforme Final de Auditoría
NivelCentral

La Dirección General de Relaciones Económicas Internacionales ha aportado antecedentes e iniciado acciones correctivas, las cuales han permitido subsanar algunas de las observaciones planteadas en los Preinformes de Observaciones Nos 22 — 1 y 22 — 2, de 2012, este último, referido a las materias de Personal y Remuneraciones. No obstante lo anterior, el servicio deberá instruir los procedimientos administrativos respectivos, a fin de determinar las eventuales responsabilidades administrativas de los funcionarios, en las situaciones indicadas en los siguientes puntos, cuyo actos administrativos que los sancionan y designan al fiscal correspondiente, deberán ser remitidos a este Organismo de Control, dentro del plazo de 15 días hábiles contados desde la recepción de presente informe: - Acápite II, numerales 1.2 y 2.6, sobre Inconsistencias en el número de cuentas corrientes informadas y en la determinación del saldo inicial de caja, respectivamente. - Acápite IV, numeral 2, letra f), "Utilización de otros ingresos sin la debida autorización de la DIPRES". - Acápite IV, numeral 2.1 "Administración de las oficinas de agregadurías agrícolas", letras a) a f). - Acápite IV, numeral 2.2 "Concurso de Promoción de Exportaciones", letras a) a h). - Acápite IV, numeral 6.3 "Contratos a honorarios improcedentes". - Acápite V, numeral 2.4, "Rendiciones de cuentas del Departamento Económico en Washington". Asimismo, la DIRECON deberá remitir a esta Contraloría General los resultados de los sumarios incoados por esa entidad, en referencia a los siguientes puntos: - Acápite II, numeral 2.1, "Gastos del año 2010 ejecutados en el año 2011". - Acápite II, numeral 2.4, "Operaciones del año 2012 financiadas con recursos presupuestarios de 2011". - Acápite II, numeral 3.1, "Cierre de fondos fijos". - Acápite IV, numeral 1. "Certificación de Origen, desde el 1.1 a 1.6 - Acápite IV, letra b) "Arriendo de oficinas” - Acápite VIII, numeral 1, "Horas Extraordinarias". Además, en relación con los robos individualizados en el acápite II, numeral 3.1 "Cierre de fondos fijos", la institución deberá hacer la denuncia correspondiente al Ministerio Público, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 61, letra k, de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo. Adicionalmente, el servicio deberá adoptar medidas con el objeto de dar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, cautelando debidamente la utilización de los recursos asignados, las que deberán considerar, a lo menos, las siguientes acciones: Respecto del Departamento de Auditoría Interna::

Formalizar los planes anuales de auditoría mediante los actos administrativos correspondientes. Asimismo, implementar las medidas de control comprometidas y evaluar los principales procesos administrativos, especialmente aquellos en que se observan debilidades de control interno (Acápite I). En materia de Finanzas:

  1. Cumplir con lo dispuesto en los artículos 54 y 68 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, y en los dictámenes N os 45.237 y 57.189 ambos de 1974, y 5.072, de 1975, relacionados con la autorización de apertura de las cuentas corrientes y de sus respectivos giradores (Acápite II, numeral 1.1). Adicionalmente, asegurar que los funcionarios que tengan la administración y custodia de los fondos o bienes rindan las correspondientes fianzas, de tal manera que permitan asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones (Acápite II, numeral 1.3).

  2. Sancionar, mediante la dictación del debido acto administrativo, el Manual de Apertura y Cierre de las Cuentas corrientes en el Exterior (Acápite II, numeral 1.1).

  3. Esclarecer de forma definitiva la pertenencia de las 11 cuentas corrientes que, de acuerdo a lo informado por la DIRECON, son administradas por embajadas o consulados, no obstante, la Subsecretaría de Relaciones Exteriores desconoce su propiedad (Acápite II, numeral 1.2). De igual manera, deberá actualizar periódicamente la información referente a las distintas cuentas corrientes mantenidas por la entidad (Acápite II, numeral 1.2).

  4. Formalizar mediante la suscripción de un convenio, el manejo de fondos de la DIRECON, por funcionarios de la Subsecretaria de Relaciones Exteriores (Acápite II, numeral 1.3).

  5. Disponer que la utilización de las cuentas corrientes bancarias se efectúe de acuerdo a su finalidad, permitiendo un mejor control de las operaciones que se administran en cada una de ellas (Acápite II, numeral 1.4).

  6. Autorizar debidamente las imputaciones presupuestarias y el monto de los recursos comprometidos mediante el acto administrativo correspondiente, de conformidad a lo consignado en el artículo N° 56, de la ley N° 10.336, antes citada (Acápite II, numeral 1.5).

  7. Concretar la solución informática que permita efectuar automáticamente el proceso de conciliaciones bancarias (Acápite II, numeral 1.6).

  8. Evaluar la conveniencia de mantener cuentas corrientes separadas, tanto para el subtítulo 21 como para el resto de los subtítulos presupuestarios (Acápite II, numeral 1.7).

  9. Ceñirse a lo dispuesto en el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que determina las clasificaciones presupuestarias y en el decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, en cuanto a la ejecución presupuestaria de los ingresos y gastos del servicio (Acápite II, numeral 2.1).

  10. Efectuar la regularización de las diferencias presentadas en los saldos de las cuentas en moneda dólar registrados en los sistemas CEGE y SIGFE. Además, deberán contrastarse periódicamente tales saldos, a fin de realizar oportunamente las correcciones que procedan (Acápite II, numeral 2.2).

  11. Cumplir con lo consignado en el oficio N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, especialmente al tratamiento aplicable a los fondos entregados en calidad de anticipos (Acápite II, numeral 2.3).

  12. Exigir la oportuna rendición de cuentas a las entidades privadas y a los funcionarios del servicio, de los recursos transferidos para la ejecución de proyectos y/o actividades propias de la DIRECON y además, revisar las rendiciones de cuentas que rebajan los saldos observados (Acápite II, numeral 2.5). También, informar sobre las medidas dispuestas y los motivos que afectan a los recursos "congelados", de la oficina comercial en Madrid (Acápite II, numeral 2.5).

  13. Realizar los análisis de cuentas que permitan la verificación de los respectivos saldos de las cuentas, especialmente de aquellas referidas a las disponibilidades de fondos, facilitando entre otros aspectos, la determinación del saldo inicial de caja (Acápite II, numeral 2.6).

  14. Ajustarse a lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda en los decretos que autorizan fondos globales en efectivo para operaciones menores y viáticos, fundamentalmente, en el plazo para realizar las rendiciones de cuentas y no efectuar gastos con cargo a un...

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