INFORME FINAL 14-2013 MUNICIPALIDAD DE CAMARONES AUDITORÍA INTEGRAL ALEATORIA-DICIEMBRE 2013
| Fecha de Resolución | 16 de Diciembre de 2013 |
| Emisor | Regional Arica y Parinacota |
| Servicio | MUNICIPALIDAD DE CAMARONES |
| Número de informe | 14/2013 |
| Sector | Municipios y Corporaciones de la Región |
| Tipo de informe | Informe Final de Auditoría |
| Nivel | Regional |
MACROPROCESO FINANZAS 1. Respecto del numeral 1.4 del acápite de control interno, sobre el activo fijo, el municipio deberá acreditar que posee un inventario de activo fijo debidamente aprobado por la autoridad comunal, con los correspondientes números de inventario, características de los bienes, responsables de su custodia, y la dependencia a la que fueron destinados, además de identificar cada activo con el número correspondiente.
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Sobre lo observado en la letra d), del punto 2.1, del ítem de examen de cuentas, ese municipio deberá aclarar las diferencias detectadas entre el saldo acreedor de la cuenta contable 111-02 "Banco Estado" por $19.364.202 y el saldo acreedor según libro de las conciliaciones bancarias por el monto de $2.708.882.
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Respecto de la letra e) del 2.1, del acápite 11, ese municipio deberá aclarar el saldo negativo que presentaron las cuentas de activo 111-02-01 "Banco Estado fondos ordinarios educación" y 111-02-02 "Banco Estado fondos en administración externos".
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Respecto de lo observado en la letra h) del punto 2.1 de examen de cuentas, el municipio deberá acreditar el efectivo cumplimiento de lo establecido en el procedimiento contable K-03, del oficio No 36.640, de 2007, de este Órgano Superior de Control, además de formalizar las medidas de control y supervisión que permitan evitar situaciones como las observadas.
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Referente a lo observado en el numeral 2.1, sobre conciliaciones bancarias, del ítem de examen de cuentas, esa autoridad comunal deberá instruir el correspondiente proceso disciplinario, a modo de determinar las responsabilidades en los incumplimientos sobre el manejo de las cuentas corrientes bancarias.
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En cuanto a lo señalado, sobre el registro de decretos alcaldicios, el Edil deberá arbitrar las medidas de control y supervisión para contar con un registro actualizado, además de evitar registros incompletos o falta de ellos, de modo que no se reiteren las situaciones advertidas. MACROPROCESO INGRESOS 1. Sobre el punto 2.1.3, de anulación de documentos, esa autoridad deberá formalizar el procedimiento de anulación de los formularios de permisos de circulación, lo que será verificado en el correspondiente programa de seguimiento que se realice en ese municipio, además deberá arbitrar las medidas que estime necesarias para evitar que se reiteren este tipo de observaciones.
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Referente al punto ii), del numeral 2.1.4, de las deficiencias detectadas en libro auxiliar de permisos de circulación, se deberán aclarar los folios del anexo No 4, del presente informe, cuya numeración no guarda relación con el correlativo del mes de marzo de 2011.
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En cuanto a los puntos iii) y iv), del 2.1.4, sobre deficiencias en el libro auxiliar de permisos de circulación, esa autoridad comunal deberá materializar las instrucciones informadas a esta Contraloría Regional, difundiéndolas entre los funcionarios que participan del proceso.
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Relativo al punto 2.1.6, sobre la concesión de los servicios higiénicos, de la localidad de Cuya, se deberá informar sobre las capacitaciones que se realicen sobre imputaciones presupuestarias, lo que será analizado en la respectiva auditoría de seguimiento que efectué esta Contraloría Regional en esa municipalidad. MACROPROCESO RECURSOS HUMANOS 1 . Sobre el acá pite referido a control interno, específicamente lo señalado en las letras e) y d), la autoridad deberá arbitrar las medidas que permitan un adecuado control respecto a la emisión de las resoluciones exentas, además de procedimientos de control que le permitan detectar incongruencias en el contenido de esas.
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Referente a lo expuesto en el numeral 2.1.1 , de examen de cuentas, sobre el registro de contratos a honorarios en Contraloría General de la República, persiste la obligación por parte de dicha repartición de remitir a esta Sede Regional aquellos actos administrativos que sancionaron honorarios durante el año 2011.
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En cuanto al punto 2.1.2, del examen de cuentas, respecto de los antecedentes de respaldo sobre los contratos a honorarios, esa municipalidad deberá adjuntar a los actos administrativos correspondientes al período inspeccionado, los antecedentes que permitan el registro de éstos sin observaciones, de conformidad al oficio circular No 32.148, de 1997, de este origen, aplicable a los documentos observados.
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Respecto de la letra a) del punto 2.1.3,del ítem 11, acreditar la formalización del procedimiento de trabajo sobre los informes del personal contratado a honorarios, además de reiterar que se podrá contratar personal a honorarios a profesionales y técnicos de educación superior o expertos en determinadas materias, cuando deban realizarse labores accidentales y que no sean habituales de la municipalidad.
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Referente a la letra d), del 2.1 .3, del acápite 11, la autoridad deberá adoptar las medidas que eviten que el personal a honorarios realice labores distintas a aquellas para las cuales fueron contratados, las que deberán ser acreditadas en el programa de seguimiento que realice este Ente de Control en ese municipio.
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Sobre lo expuesto en la letra e) del punto 2.1.3, del acápite 11, sobre los antecedentes que acrediten la contratación del señor Cesar Álvarez Ore el municipio deberá remitir los antecedentes que así lo demuestren, respecto a los meses observados en el cuerpo del presente informe.
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En cuanto al punto 2.2, del examen de cuentas, la autoridad municipal deberá adoptar las medidas correctivas necesarias para ejercer un control efectivo del cumplimiento de la jornada laboral y registro de asistencia de los funcionarios, además de evitar la reiteración de situaciones como la observada.:
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Respecto del numeral 2.3.1, del acápite 11, sobre asignación de movilización y por pérdida de caja, ese municipio deberá acreditar las acciones de cobro y de reintegro de los recursos mal pagados.
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Sobre el numeral 2.4.2, del examen de cuentas, respecto del cumplimiento de horas extraordinarias, el Alcalde deberá arbitrar las medidas que permitan el correcto registro de las horas trabajadas, adjuntando en cada decreto de pago toda la documentación que fundamente el acto, lo que será verificado en un programa de seguimiento que efectúe esta Contraloría Regional en ese municipio.
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En atención a lo manifestado en el ítem2.4.3, del examen de cuentas, sobre el pago de horas extraordinarias, el municipio deberá arbitrar las medidas de control que permitan asegurar que los pagos realizados por horas extraordinarias corresponden a las realmente efectuadas, lo cual deberá ser acreditado respecto de los casos señalados en el anexo N° 11, del presente informe, y en lo sucesivo evitar la ocurrencia de éstos.
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Referente al numeral 2.4.4, del examen de cuentas, sobre descanso compensatorio, la municipalidad deberá adoptar las medidas de supervisión que impliquen la efectiva autorización para la ejecución de horas extraordinarias, además de controlar la ejecución de la jornada laboral.
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En cuanto al numeral 2.6, del ítem 11, sobre subsidios por incapacidad laboral, el Alcalde deberá acreditar un control efectivo sobre esos subsidios, considerando como mínimo el respaldo que permita verificar su correspondencia y exactitud; además, que el pago de los respectivos subsidios se realice dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a la fecha de su cobro; por último, que la entidad requiera el pago de las cotizaciones previsionales y de salud, por aquellas licencias médicas por períodos iguales o menores a tres días. MACROPROCESO ABASTECIMIENTO 1. Sobre lo expuesto en la letra e), del punto 2.1.2, sobre actos administrativos que indican un tipo de financiamiento distinto al presupuestado, la entidad edilicia deberá adoptar las medidas que permitan exponer información clara y que no permita interpretaciones en los documentos que emita esa repartición.
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Respecto de la letra g) del numeral 2.1.2. sobre el pago de boletas a honorario por un monto mayor al establecido en el contrato, debido a que se consideró un monto sin IVA en este último documento, esa autoridad deberá acreditar tal diferencia, además de adoptar las medidas de control y supervisión que impidan la reiteración de esas situaciones.
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Referente a la letra h) del punto 2.1.2, sobre la firma del Alcalde en los contratos y sus aprobaciones, esa autoridad deberá adoptar las medidas que permitan consignar en los actos administrativos la firma de éste, en su calidad de máxima autoridad de la municipalidad, reconocida en los artículos 118 de la Constitución Política de la República y 56 de la ley No 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, puesto que su firma resulta esencial en los actos administrativos de la entidad edilicia, por cuanto aquella representa la declaración de voluntad contenida en las decisiones formales del municipio, en el ejercicio de una potestad pública, en conformidad con los términos del artículo 3° de la ley No 19.880, que establece las Bases del Procedimiento Administrativo que rige los actos de los órganos de la Administración del Estado.
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En cuanto a lo descrito en la letra i) del numeral 2.1 .2, esa municipalidad deberá informar a esta Contraloría Regional sobre los contratos y los decretos que los aprueban, por los períodos de los meses de mayo y julio, ambos de 2011. Además, respecto de esta misma observación, referente a que el Secretario Municipal firmó como ministró de fe su propio decreto de pago, en lo sucesivo, ese funcionario, o quien lo subrogue, deberá abstenerse de firmar actos administrativos referidos a sí mismos, ya que lo anterior constituye un asunto de interés personal, prohibición funcionaria a que se encuentran afectos los servidores municipales, según lo estipulado en el artículo 82, letra b), de la ley No 18.883, en concordancia con la conducta lesiva a la probidad administrativa, descrita en el artículo 62, No 6, de la ley No...
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