Circular N° 668
| Fecha | 01 Abril 1991 |
| Emisor | Superintendencia de Pensiones |
Superintendencia de Administradoras
de Fondos de Pensiones
C I R C U L A R N° 668
VISTOS: Las facultades que confiere la Ley a esta Superintendencia, se imparten las siguientes instrucciones
de cumplimiento obligatorio para todas las administradoras de fondos de pensiones.
REF.: Contabilidad del fondo de pensiones: establece secuencia de asientos para el registro contable
de la recaudación de cotizaciones y depósitos de ahorro. Deroga Circular N° 508, modifica
Circulares números 466 y 562 y deja sin efecto Circular N° 644.
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de Fondos de Pensiones
Circular N
°
668
CONTABILIZACION DE LA RECAUDACION.
[1] Diariamente debe contabilizarse en la cuenta Recaudación del mes el movimiento de ingresos informado en
las cartolas de las cuentas bancarias tipos 1 y 2 o en los comprobantes de depósito bancario, según cual sea la
información que primero se disponga, y aquellos ingresos recibidos en agencias u oficinas de la
administradora que corresponda contabilizar en la cuenta Valores por depositar, y los movimientos del canje
de traspasos que no tengan contrapartida financiera. Se excluyen los ingresos por rescate y rentabilidad de las
inversiones.
[2] Se define como documentación de respaldo de la recaudación de cotizaciones previsionales y depósitos de
ahorro voluntario, a las planillas de pago que cuenten con el resumen y sus hojas de detalle, correspondientes a
los depósitos registrados en las cartolas de las cuentas bancarias tipo 1. Para relacionar las planillas de pago de
cotizaciones previsionales con un determinado registro en la cartola bancaria, es indispensable que se
disponga materialmente del respectivo comprobante de depósito.
[3] La definición anterior no significa que cada abono bancario debe disponer necesariamente de la totalidad de
sus planillas de pago, ya que al contarse con el comprobante de depósito bancario basta que una parte de éste
se encuentre debidamente respaldada por planillas de pago con su resumen y hojas de detalle, para que esa
documentación disponible constituya respaldo de la fracción del depósito.
[4] Dentro del plazo de siete días contado desde la fecha de recepción de las respectivas planillas de pago en el
nivel central de la administradora, debe traspasarse desde la cuenta Recaudación del mes hacia la cuenta
Recaudación clasificada, la recaudación que tenga documentación de respaldo. Las planillas recaudadas por
las agencias propias de las administradoras, deberán encontrarse en el nivel central en un plazo de 3 días
hábiles contado desde la fecha de pago de las cotizaciones, y en el caso de las planillas recibidas por agentes
recaudadores externos, deberán encontrarse en el nivel central de las administradoras en un plazo de 5 días
hábiles, contado también desde la fecha de pago de las cotizaciones.
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de Fondos de Pensiones
Circular N
°
668
[5] A la fecha de vigencia de la presente circular, las administradoras deben disponer de procedimientos
destinados a dejar constancia en el nivel central de su organización, de la fecha de recepción de la
documentación relacionada con la recaudación que envíen sus restantes agencias y oficinas, y los agentes
recaudadores externos. Para tal efecto, debe crearse un registro de control mensual por agente recaudador
denominado Control de recepción de planillas, en el que diariamente deberá registrarse, a medida que se
vaya recibiendo la documentación, al menos la siguiente información por cada lote de planillas: el día en que
efectivamente fue recibida la documentación en el nivel central, el número total de planillas y comprobantes
de depósito bancario que conforman el lote, total en pesos pagado al fondo de pensiones, total en pesos
pagado a la administradora y el número total de planillas declaradas y no pagadas ( en este último caso se
omitirán los datos sobre lo pagado al fondo y administradora y el número de comprobantes de depósito).
[6] Cada agencia de la administradora que recaude se entiende que constituye un agente recaudador, para los
efectos de habilitar el registro de control definido en el número precedente.
[7] Queda prohibido que las administradoras devuelvan a los agentes recaudadores aquella documentación que
esté incompleta, debiendo por el contrario realizar las gestiones necesarias para recuperar los antecedentes
faltantes en el plazo de cinco días hábiles establecido en las Instrucciones Especiales de las cuentas
"Recaudación por aclarar de meses anteriores sin documentación" y "Recaudación por aclarar de meses
anteriores con documentación incompleta" del Anexo N° 1 de la Circular N° 466.
[8] A medida que se vaya recibiendo la documentación de la recaudación de cotizaciones en el nivel central, ya
sea que provenga de las agencias propias de la administradora o de los agentes externos, debe verificarse que
cada depósito bancario esté registrado en las cartolas de las cuentas bancarias tipo 1 y disponga de las
respectivas planillas de pago con el resumen y sus hojas de detalle. En esta etapa no será necesario realizar una
cuadratura entre resúmenes y hojas de detalle, pero sí desarrollar los procedimientos de control suficientes
para detectar hojas de detalle, resúmenes o comprobantes de depósitos bancarios faltantes, o alguna
combinación de éstos.
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