Capítulo 5
| Páginas | 293-321 |
| Autor | Ignacio Vidal Domínguez |
Editorial El Jurista
293
Derecho Notarial aplicaDo
CAPÍTULO 5
I. RECONSTITUCIÓN DE LOS REGISTROS NOTARIALES
El artículo 436 del Código Orgánico de Tribunales señala
que en los casos de pérdida, robo o inutilización de los pro-
tocolos o documentos pertenecientes a la notaría, el Notario
debe dar cuenta de inmediato a la autoridad judicial de que
depende para que inicie el correspondiente proceso.
El sentido de la disposición citada es amplio y no se remite
solamente a las escrituras públicas o documentos protocoli-
zados y que son los que se contienen en los Protocolos. El tex-
to legal comprende cualquier otro documento que pertenezca
a la notaría. En esta especie de documentos debe señalarse
que ello abarca además, por citar algunos, los siguientes: el
libro Repertorio, los Indices, los documentos guardados en
custodia como testamentos cerrados,(no obstante que en este
caso hay que concluir que es imposible su reconstitución por
razones obvias), las instrucciones que entreguen las partes,
documentos que formen parte del archivo de contratos sobre
vehículos, documentos previsionales, laborales, libros de con-
tabilidad, etc.
Siendo, de este modo, bastante amplio el tipo de documen-
tación de la que se debe dar cuenta en caso de ocurrir alguna
de las situaciones que contempla el artículo citado, es sin
embargo evidente que la mayor obligación de cuidado pesa
respecto de los protocolos que contienen las escrituras públi-
Editorial El Jurista
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cas o documentos protocolizados. Así el artículo 432 impone
al notario responsabilidad por las faltas, defectos o deterioros
de los protocolos mientras estos se encuentren en su poder.
Con el objeto de asegurar su debida guarda el artículo 434
señala que ellos sean guardados en cajas de seguridad o bó-
vedas contra incendio.
Hacia la misma debida protección y cuidado se dirige la
norma del artículo 435 cuando dispone que los protocolos y
demás documentos entregados al notario bajo custodia, solo
podrán sacarse del ocio por decreto judicial, o en casos de
fuerza mayor. Si el motivo es la resolución judicial solo podrá
sacarlos el notario personalmente.
La ley en este sentido es sucientemente clara y como se
indica nadie más que el notario está facultado para retirar los
documentos bajo su custodia. Evidentemente que ello no solo
se reere al titular del ocio sino al suplente, reemplazante o
adjunto.
Sin embargo de las precauciones que indica la ley, es po-
sible que se produzca alguna pérdida, robo o inutilización de
los protocolos o documentos del ocio. En estos casos se obli-
ga al funcionario a dar la cuenta correspondiente.
El tribunal iniciará de inmediato la correspondiente inves-
tigación que determinará si hay responsables.
Sin perjuicio de buscarse las responsabilidades que pue-
dan derivar del hecho, es necesario reponer los documentos
perdidos, robados o inutilizados. Ello, de acuerdo al artículo
438, deberá hacerse “en cuanto sea posible” con las copias
autorizadas expedidas por el notario, declaraciones de testi-
gos y demás pruebas que sean estimadas convenientes.
Quienes tengan en su poder copias autorizadas estarán
obligadas a presentarlas al tribunal, pudiendo aplicarse en
caso de negativa el procedimiento de apremio del artículo 276
del Código de Procedimiento Civil, esto es multa o arresto
hasta por dos meses y aún allanamiento del lugar en donde
se encuentren dichas copias.
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